ビジネス文章を書くためのTips 椥辻夕子の文章塾(6)

社会人になってビジネス文書を書くようになると、正確な日本語や文章の書き方に悩むようになる。ビジネス文書にふさわしい文体とはどういうものだろうか?
報告書やビジネスメールなどを書く際に役立つTipsを集めた

Tip6-1 言葉のTPOを使い分ける

ビジネス文書が書けない人には、話し言葉をそのまま書いてしまう人が多い。言葉にもTPOがある。時・場面・目的に応じて話し言葉と書き言葉を適切に使い分けよう。
・話し言葉(口語)……会話において使われる言語
・書き言葉(文語)……文章を書く時に使われる言語

文書は間接的な情報手段である。読み手に正確な情報を伝えるためには、正確な言葉遣いをしなければならない。ビジネス文書においては、現代の公用語ともいえる書き言葉を用いるのが良い。

Tip6-2 敬体(です・ます)と常体(だ・である)を統一する

文書の冒頭に、敬体で前置きの一文を入れて、以降は常体で箇条書きにするという裏技もある。社内向けか社外向けか、文書の提出先に応じて使い分けよう。

Tip6-3 あいまいな表現や主観的な言葉は使わない

間接的な情報手段である文書の場合は、正確かつ客観的に表現する必要がある。たくさん、わずかに、すごく、やや……といった状態副詞に要注意! 誤解を生まず正確に伝えるためには、具体的な数値・数量で書くとよい。

Tip6-4 報告書には、九割の事実に加えて、一割の未来を盛り込む

事実を客観的に述べ、最後に所感というかたちで自分の意見や提案を盛り込むと、グレードの高い報告書になる。特に、単調になりがちな業務日報では日々気づいたことをこまめに報告しよう。「裏紙をリサイクルするための箱の設置を提案します」など、些細なことでも何でもいい。小さな気づきが、会社をより良くする第一歩になるかもしれない。

Tip6-5 適切な文章量を心がける

報告書なら、多くてもA4で二~三枚が理想的。それより長くなる場合は、要点を一枚にまとめた要約をつけよう。

Tip6-6 論理的文章にはPREP法がおすすめ

ビジネス文書には論理性が求められる。論理的文書を構成する時にはPREP法がおすすめだ。
・P/Point
 … …要点。その文書の核となる、結論の部分を述べるパート
・R/Reason
  ……理由。Pで主張した結論の理由を説明するパート
・E/Example
  ……実例。Rで説明した内容を裏付ける
・P/再びPoint
  ……最後に、結論をもう一度主張してまとめる

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