こんにちは。かけだしWebディレクターの旦那(29)です。

ぼくらはUIデザイナーの妻(31)と同業他社のディレクターの旦那(29)の夫婦なのですが、互いの業務スキル/ノウハウを活かして結婚式をプロジェクト管理的に運営したところ、我ながらいい感じに進行/クローズすることが出来ました。
自分たちの学びを言語化する意図も含めて、つらつら書いていきます。
※個別に解説していくと大量になってしまうので、要望あれば補足記事書きたいと思います

良かったこと(Emo観点含む)

・大きな夫婦ケンカなし。お互い話し合いと合意のもと常に進められた
・しっかり予算管理した。初期見積(想定予算管理)の範囲でクローズした
・スケジュールは前倒しで準備完了。直前は暇でいよいよ感が薄い…
・いろんなひとから良かったとお褒め頂く
・妻から翌日「またやりたいね」と言われる(個人的には一番嬉しい)

結婚式だから「いい記念になったね！」で終わってももちろん良いのですが、プロジェクト的な成功ポイントは、
①適切なスケジュール管理が出来た
②予算内におさめた
③納得いく品質で完遂できた
の、3点をうまく達成したことだと思います。

①適切なスケジュール管理が出来た

まず、今回の結婚式をやっていくとなった時、夫婦で話し合って「せっかくだから仕事くらいの熱量でこだわって行こう！」と方針を決めました。例えばタスク管理はbacklogを使い、細かい会話は夫婦Slackにwedding専用のチャンネルを作りそこに集約しました。ドキュメント管理はすべて夫婦用のgoogle driveに。
※本当はガントチャートもきちんと作りたかったけど、Backlogの無料プランはガントが無いので断念……

ここで大きかったのは、backlogでちゃんとタスクを管理したことだと思います。数々のタスクをずっと覚えておくのって不可能に近いし、日々の業務その他に埋もれて記憶が飛びがち…。
やるべきことの洗い出しは日々の業務でもやってますが、「ちゃんと後で辿れる」ことが今回とても生きました。

※全体のチケット数は79個ほどにのぼりました…

また、これは結婚式に閉じた話かもしれませんが、プランナーさんから渡される標準スケジュールってすべてがデッドラインなんですよね。
「みなさんだいたいこんなペースですねー」とおっしゃるのですが、正直「世の夫婦が当日まであたふたするのはこれのせいでは！？」とも思っています。だって、仕様変更や遅延を見越したバッファがどこにも存在していない……。

業務で開発進めるとして、デッドラインしかないスケジュールで「後からガッとやって間に合わせます！」ってのが出てきたら、みなさん血の気が引きますよね。
なので、スケジュールにおいてはクリティカルパス(この場では前提となるタスクの有無を意味する)を洗い出し、前倒しにできる打合せや準備は基本的に全部前倒しました。
それでも予定していたようには準備は進まないため、いろいろなところで細かい遅延を繰り返し、なんとか余裕を保ちつつ間に合わせたという感じです。

補足：
標準スケジュールがかつかつなのは、カップルによって準備期間が異なる点と、期限ギリギリになって準備に本腰入れるタイプが多かったという業界的な集合知もあるのではと思うので、それ自体は何も否定する意図はないです

②予算内におさめた

個人的に、実は一番うまくいったと思うポイントです。
巷の結婚式レポなど見てても「最終見積は当初の100万増しでした！」などあったりして、正直戦々恐々でした……。

やったことはシンプルですが、
・初期見積時点で、考えうる上振れ要素を全部詰め込んだ
・google spread sheetに見積を転記して、見積影響する要因が決まるたびに更新していった

こうすることで、考えうる仕様変更を詰め込みつつ、トータルの見積を意識しながらいろいろな決断が出来ました。

当初想定に盛り込んだ仕様変更
・食事のプランを最大に(実際は一つ下のもの)
・ドリンクの種類をとても増やす(実際は加減した)
・生演奏つける(実際はやんごとなき事情により廃止)

予想してなかった仕様変更
・親族で着物着たい人が多かった(当然後から発覚しその都度着付け手配)
・ヘアメイクは標準的見積だったが、実際は高いプランが良いことが判明

このような感じで、都度の見積上げ下げはありつつ、トータルがいくらになるかを常に把握しながらコストコントロールしていきました。
(ある時に計算ミスが発覚し大騒ぎしたのですが、まあそれは別の話)

③納得いく品質で完遂できた

スケジュール/タスク管理がきちんとできたので、品質に目線を向ける余裕も出てきました。
テーブル装飾やウェルカムスペースも自分たちで作ったので、都内各地の100円均一で使える材料をじっくり探したりなどが出来て、限られた予算の中で最大限の品質は出せたなあと。あと単純に昨今の100円均一の品質がすごいので、ある程度探せばいろんなアイテムが手に入る…！
もしくは、そもそも内装がきれいな会場を押さえておくのも重要かもしれません。

あとは身も蓋もないのですが、
超仕事できるUIデザイナーの妻が超絶クオリティで招待状/メニューブック/席札/ウェルカムボード/プロフィールムービーを仕上げてくれました！！！

品質に目を向ける余裕など云々ありましたが、最大のポイントは
まずデキるデザイナーと結婚する
ことですかね(冗談です)
本当に妻には頭が上がらない……ありがとう。

そんな妻の結婚式準備ブログはこちら

その他個別TIPS

会場選びをシートで管理し、スコアリングした
会場選びの際にメモする用のシートと評価シートを作っておき、それぞれスコア化して齟齬の無いようにしました。詳しくはこちらにて…！

コンセプトを1枚ものの資料にまとめ、概要説明を効率化した
案外大事です。会場がレストランだったので、メイクや花など各種業者さんが別でアサインされそれぞれに1からやりたいことを説明する必要がありました。
1枚ものの企画書とイメージボード的な画像まとめ資料をつくり持参することで、とても話が早かったです

事前決済サービスを使い、返信ハガキとご祝儀準備を効率化した
biluceという神サービスがありまして、これを活用しました。
招待状にこだわりたかったのでそこは紙だったのですが、返信の効率化と事前クレジット決済のために招待状のQRコードからこのサービス上で返信する流れで管理しました。ちなみに事前クレジット決済の使用率は3割くらいでした。以外と少ない…。

要望あれば補足記事出しますが、今回はこれくらいで！
皆様良いお年をお迎えください。
(年内間に合ってよかった……)