はじめに

こんにちは。株式会社まちいろは、「仕事見える、チームちかづく」をテーマに、できるだけ楽しく！タスク管理をしたり日報を書いたりできるチームコミュニケーションサービス「marchily」を提供しております。
今回は、開発元である株式会社まちいろでの、「日報」機能の実際の活用例をお伝えしたいと思います。

日報は何のためにあるのか

そもそも、なぜ日報を書くのでしょう。会社で、あるいはチームで書くと決まっているから書いている、という方も多いかもしれません。なんのために日報を書くのか、日報を書くことでどんな効果があるのか…まずは「日報」について改めて確認してみたいと思います。

1.スケジュール管理・作業量管理からの日報

日報は、1日の仕事で何をしたかを伝えるのが主たる目的です。
予定していた作業の進捗、予定外に差し込まれた作業、余力があって差し込んだ作業…それらを記載することで、上長はスケジュールや作業量の管理をすることができます。

2.チーム内連携のための日報

チームで仕事をしていると、誰かが自分の仕事を待っていることがあります。
メンバーの日報に目を通して作業状態を把握していれば、次の作業者がスムーズに作業に入れる…かもしれません。

3.自分の成長記録としての日報

時間が経ったときに読み返してみると、意外と面白いものです。
ちょっとした発見でも書き残していくと、自分が成長してきた軌跡が見えるかもしれません。

4.コミュニケーションとしての日報

日報はだいじな報連相ツールです。
テンプレートのある日報でも、書いている人によって、個性がちょっとずつ出てきます。
日報に書かれた何気ないひとことが、チーム内の潤滑剤や話のネタになることもありますね。

marchilyでは、日報にいいねをつけたり、コメントを入れたりすることで、一方的な発信になりがちな日報を、双方向のコミュニケーションとして利用できます。

まちいろでの活用例

ここからは、まちいろの日報の項目と、どんなことが書かれているかを、機密事項を漏らさない程度にこっそりご紹介いたします。

「今日の成果・進捗」

ごくごく一般的な、日報のメインになる部分ですね。携わっているプロジェクトと、何の作業をしたのかを箇条書きにしています。

「翌営業日の予定」

明日何をするかまとめておくと、明日の自分のためにもなります！休み明けには特に有効ですね。

「学べたこと・成長できたこと」

業務で気付けたことを記載しています。何気ない小さな発見でも、チームに共有するとチーム全体が成長できるかもしれません。普段使っているツールの便利な機能やショートカット、そんなことから始めてみるのもいいかもしれません。

「課題・問題・ヘルプが欲しいこと」

気づいている問題を放置してしまうと、全体のスケジュールにも影響を及ぼしかねません。気になっていること、懸念事項等を相談する場として使っています。

「チームを良くするために行ったこと」

この項目は書くのにかなりの勇気がいりそうな項目ですね！
ツールを作ったとか、ここを自動化しましたとか、そういったことはもちろんですが、「オフィスを綺麗にしました」「お土産を買ってきました」、等チームの雰囲気を良くすることも記載されています。

「その他共有事項」

勤怠連絡、業務での共有事項を自由記載しています。

「本日のランチ情報」

ごはんはからだを作る大切なお仕事のひとつです。
もちろんコンビニランチなこともあります。食いっぱぐれることもあります。この項目は、食事の記録として、健康管理の一環にもなります！
リーズナブルなお店やおいしいお店、いい雰囲気のお店など、チームに共有することでチーム全体のランチ力を上げています。

とても楽しい項目です。

「今日の一言」

仕事のことでも、プライベートなことでも、自由記載欄となっています。もちろん一言といわず、たくさん書いてもオッケーです。

最後に

いかがでしたでしょうか。
ただの作業報告のように見える日報も、使い方次第で、書いた人物の人となりや好きなことが見えてきて、コミュニケーションのきっかけになるかもしれません。

チームコミュニケーションサービスmarchilyは、かわいいデザインとゲーミフィケーション要素で楽しくチームのタスク管理を行えます。
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