直近で業務の引き継ぎをする機会があったので、自分なりに企画業務の引き継ぎの考え方をまとめます。

ちなみにこちらmakiさんのnoteも参考になるので、ぜひ。

さて、「引き継ぎは、巻き込み力が大事。」というnoteのタイトルにしたのですが、「引き継ぎ = 前任者が後任者に責任を持って行うもの」と捉えられがちです。

確かに前任者が主体となって業務の引き継ぎをする必要がありますが、場合によっては、周囲の支援が必要だと感じています。

詳細について、記載していきます。

業務によっては、引き継ぎ先の制約がある

当然ですが、業務によって難易度があります。

例えば、完全にマニュアル化されている定型業務等は後任者の業務時間が確保できれば問題なく引き継ぐことができます。

一方で新規で大きな企画をする場合などについては、企画を実施するにあたっての前段の整理→要求定義→要件定義→…と業務フローはありますが、リードするのに一定のスキルや能力が必要となります。

そのため、特に非定型業務の場合は、引き継ぎ先である後任者の方が実際に業務遂行ができるのか？という点も考慮が必要です。

非定型業務に必要なスキル・能力は？

業務によって異なるので、マインドセット・スタンス、ポータブルスキル、リテラシー、テクニカルスキルを総合的に見て判断しないといけません。

ここでポイントなのが、全てのスキル・能力が基準に達していないと業務ができないというわけでなく、土台となる能力がしっかりとあれば、周囲のフォロー等があれば業務遂行できる点です。

周囲をどのように巻き込むか？

引き継ぎにあたって、大きく以下の3点あります。

1 ) チームの課題として扱う

自分も過去にあったのですが、個人の課題として引き継ぎをしてしまったことがあります。

後任者が引き継ぐ業務の時間を十分に確保できなさそうという状況であったり、後任者が引き継ぐ業務に関する知識がなく、キャッチアップしきれないということがありました。

そうした場合にも、チームとして引き継ぎの課題を共有しておくことで、次項以降の引き継ぎ先の調整や引き継ぐ業務の伴走期間を確保しやすくなります。

2 ) 引き継ぎ先の調整をする

だれに業務を引き継ぐのか？という調整です。理想としては、引き継ぎ先の後任者が同じチームのメンバー等の近い距離の人だと、業務領域のリテラシーがちゃんとあるので、安心して引き継ぎできるのかなと思います。

もし適切な後任者がいない場合は、上長と調整して、採用や別チームなどからアサインしてもらえるようにするのが必要です。

すぐに採用することは現実的に難しいので、事前に上長と相談し、進められるとうまく引き継ぎができるのかなと思います。

3 ) 伴走期間を設ける

特に非定型業務の場合、口頭・資料で業務内容を説明したとしても、後任者がすぐに業務をできるようになりません。

そのため、引き継ぎにあたっては伴走期間を設けられ、目的である「引き継いだ業務をできるようになる」まで一緒に進められると綺麗に引き継ぐことができるなと思います。

まとめ

最近引き継ぎをしているのですが、引き継ぎ後も、今までの業務の品質やスピードが落ちないようにしないといけないな..と思いながらやっています。

一方で、上長などは引き継ぎが直接利益貢献しないことに加えて、詳細の業務は把握していないので、課題があった場合に調整が難しかったりするなと感じています。

そうしたときに周囲を巻き込む機会がない（=周囲の助けを借りることができない）と、うまく引き継ぎができません。

そのため、なるべく引き継ぎ後にうまく業務が回らなくなる状態は避けようと意識しています。

末筆ですが、業務は今後も引き継ぐ必要があるので、機会があればもう少しちゃんとまとめられればと思います。