受付係は買ってでもしろ。

現在、仕事でイベント企画や運営をやることも多く
20-30人くらいのイベントになったときには
1人でやると、みなさんのフォローができないので
ここ数年は、毎回色んな方に手伝ってもらっている。

本来、僕らの「仕事」として行うイベントでさえも
自ら手伝いたいといってくださる希有な方々に支えられ
1イベント5,6名の方にサポート頂いている(主に社会人)

本当に感謝しかありません。何かでお返ししますので!

そのうえで、自分のスキルを活かし経験を積むため
「写真撮影」「レポート作成」「グラフィックレコード」を
手を上げてやってみたいという方がいる。

こういった機会を、上手く活かしてもらいながら
小額でも謝金を支払い、活動を広めるお手伝いをして
互いに良い関係をつくっていくのも1つの役割だと思う。

一方で、「受付くらいなら」と
ちょっとひっこみながら声を出してくれる人がいる。

でも、実はこの「受付」こそが
イベントスタッフの役割のなかでは
もっとも重要なんだということを、声を大にして言いたい。

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イベントの受付。
参加者名簿を手元に、来場頂いた人に対して名前を聞き
名簿に印をつけて、名札や資料を手渡し会場に案内する。

一連の動作としては、卒なくこなすことが求められる
そんな役割のように思われても仕方がない。

でも、僕がもし何かのイベントでお手伝いするなら
この「受付」を買って出る。そこで何をするのか。

□どんな人が来るのかを事前に把握する
□来場者が見えた時点で元気に笑顔で挨拶し迎える
□御礼とともに、どこから来られたか参加された理由や
  今の気持ちを伺いながら、受付作業をする
□参加される方々の属性や参加理由を簡単に伝えつつ
  迷ったり困ったらいつでも受付にどうぞと案内する
□会場に移動してもらうときに、いってらっしゃいと送り出す

さっと思いつくものを並べてみただけでも
これだけのことが出来るように思う。

受付は、イベントの顔なのだ。
来場された方が最初に目にする、対話をするのが受付スタッフ。
ここが、場をつくるうえでの始まりになる。
ここの印象が良ければ、参加者は笑顔で会場に向かい
対応が悪ければ、ちょっと不機嫌で会場に入ってしまいかねない。
だからこそ、要なのだ。

そして、受付はラッキーなことに
来場された方全員の顔を見て、話す機会をもらえる。
つまりは、主催者やゲストの次に覚えてもらいやすい機会を
スタッフの中では一番手に入れやすいのだ。
後で話しかけたとしても「受付の人」というのが
安心感に繫がり、話しやすいというメリットもある。

なんなら、イベントの休憩中。
拠り所のない人にとっては、オアシスにもなりうる。
大人数のイベントなどでは、実は受付あたりに
なんか人がたまって話していることがよくある。
そして、そういう人がイベントには一定数いる。
(僕も比較的にそんなタイプだ)

そう思うと、最初の顔をいっていたが
実はイベント続行中の役割も担える。
この辺りは「受付スナック」と言い換えれそう。
お茶やお菓子なんかもあれば、なおさらうまくいくだろう。

そして。
イベント終了時に、備品やアンケート回収時に
最後の御礼を伝えられるとともに、感想を直接聴けて
あわよくば自分が繋がれる機会をもてるのだ。
イベント内容がよければ良い程、帰り道はウキウキで
そんなときに話す相手とは基本ポジティブで楽しく
お話ができるので、最高のコンディションだ。

ここまで書けば、ある程度わかってもらえたと思うが
イベントスタッフで最もやるべきポジション。
どこがいいのか、伝わっていれば嬉しい。

さて、次回のイベント、受付スタッフ殺到するといいな。

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まっくす

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コメント2件

はじめまして。
私もよく受付係をするので、共感しながら拝見しました。
始まる前にどんな方がどんな感じて来るのかを知っておくだけで、その会がどうなりそうか、なんとなくですがわかるようになってきました。
私も受付係はオススメです。
きーちさん、コメントありがとうございます!共感してもらえて嬉しいです!きっとこういう積み重ねや、与えられたポジションでどう振る舞うかが大事だなと思ったのでした!
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