満員御礼。キャンセル待ち。
人気イベントになることは嬉しい一方で、こんな現実もあります。
最近でも友人たちのこんな投稿がありました。

イベント主催をされていらっしゃる皆さんは
このやりきれない気持ちを抱えたことはありませんか？

そんな私も、年間いくつかのイベントを企画していて
同じような経験をいくつもしているのが現状です。

先日も開催した150人規模のイベントでも
実際には40名程が無断欠席されるということがありました。
なので、どんな気持ちになるのかということについて
改めてここに書いておこうと思います。
(あくまで僕の感想で、上記の2名の方とは異なるかもです)

①参加したい人が参加できなかったもどかしさ

まず一番はこれです。満席になり、会場やイベントのキャパを考えて制限したことで、それ以降に関心があっても参加できない人が出ること。行けなくなったら席を譲ることや、事前に連絡を入れてもらえたら「行きたかった人が行ける」のに、すごく残念な気持ち。ぽっかり空いたその席には、どんな気持ちが残ってしまうんだろうと思っちゃいます。

③参加した人が存分に楽しめなかったもどかしさ

次にこれ。参加した人たちを、僕は「参加者」だと思っています。なので、イベント自体を一緒に作り上げてくれる方。参加者同士は何かしら同じ想いや関心を持った方なので、その出会いこそ楽しさでもある。文字通り参加して頂くことで、ゲストの話を聞いたりして、気づいたこと感じたことを共有すると知が重なり学びも大きくなる。それを最適に考えた参加人数だったりもするので、ぽっかり空いた席があると、1つ2つと、学びが少なくなる残念さを感じてしまいます。

③ゲストに来た方への申し訳なさ

これも気になります。満員御礼って聞いて気持ち高まってきたのに「あれ、空席がチラホラ」と思ったりしますよね。ゲストのトークって人にもよりますが、参加者が熱心に真剣に聞いてくれていると気持ち高まるし、逆だと萎えます。むしろ、実はその小さなぽっかり空いた席の方が気になる方だっています。会いたかったという人に出会えない残念さも残る。そんな気持ちを抱かないで済むように、イベントをコーディネートできたらいいなという気持ちで主催者はいたりしてます。

④スタッフへの申し訳なさ

最後に、一緒に準備を頑張ってくれたスタッフ(+会場の方など)。大規模なイベントになれば、印刷や備品の準備、会場設営なども申し込まれた方全員分を準備するのも結構大変です。場合によっては食事やドリンクを準備したりすることもあります。その額が飲み会など含めれば3000円くらいすることも(有料イベントの場合は事前決済できる Peatix がオススメ)。みんなの手間はもちろんなのですが「せっかく準備したのに」という気持ちで待っている人には結構辛い仕打ちだったりもします。なので、そんな気持ちにならないで済む方が嬉しいなと思うわけです。

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という感じで、心に思ったことをツラツラと重ねて書きました。でも、年間何十回とイベントをやっていたら対処法を覚えます。上のような気持ちを抱きながらも、気持ちが治りやすくなるような方法です。

<現在の対処法>

①2割はキャンセルされると思って定員をつくる

無料イベントの場合は特にキャンセル率が高くなります。また今の時期だと体調悪くなる方も多いので、その数は増すかもしれません。そんな中ですが、僕は2割くらいのキャンセルがあることを想定して募集をかけます。30名来て欲しいイベントであれば、満員になった時点で35名ほど募集する（増席する）など、定員以上の参加者を募っておくのもいいかもしれません。

ただし「なんと全員来てくれて、嬉しい悲鳴が上がる悩み」もあるので、定員以上の方は「立ち見席」など会場との相談をしながらつくるのがオススメです。

②事前に2回ほど、ご案内メッセージを送る

参加者に対して、事前の案内を送っています。1回は満員になった時点。この時点でキャンセルされる方がいたら促すようにしています笑。というのと、「ドレスコード」と称して、当日までに考えてきてもらうことをお伝えします。これにより、参加ハードルというか意識を高く持ってもらうことでキャンセル率を下げるorキャンセルしておく率を高めています。

あとは、2日前くらいにもう一度同じような内容を送るようにしています。

③スタッフでのご参加をオススメする

加えて、僕のイベントでは参加者としての参加も歓迎ですが、スタッフとしての参加も促しています。ちょっとした会場設営や受付のお手伝いをしてもらったりしていて、これにより参加者名簿以外にも参加者が存在する状況になるので、ドタキャンが入ってもお手伝いスタッフさんが参加してくれたら程よい人数になる。なんてこともあり、いつもそんな方も呼びかけてます。

ちなみにイベントでの受付スタッフは、本当にオススメです

ということで、イベントのドタキャンに悩むー！！！！！という方の心が安らいだり、今度はこうしてみようという気持ちになってもらえてたら嬉しいです。主催者の皆さん、めげずにいい場を作っていきましょうね。