皆さんの会議には、何か決まったフレームワークや進行の型がありますか？もし何もないのであれば、それを作るところから始めて会議を変えてみることをお勧めします。

１．会議の準備

会議を始める前に以下のものを準備しましょう。

1. 会議を終えるための「終了条件」

2. 会議の時間割「アジェンダ」

3. 参加は発言する人だけ「参加者リスト」

4. 事前に目を通しておく「資料」

上記を準備して、各人が会議の目的や時間割、自分に与えられた役割を把握して会議に臨めるようにしましょう。皆でカレンダーを共有しているのであれば、そこに書くだけでも効果があります。会議で使う資料も事前に共有してください。それぞれが目を通して会議に臨むことで、無駄な資料の読み合わせ作業を省くことができます。

２．会議の進行

会議の進行は事前に決めたアジェンダに沿って行いますが、議論をうまく進めるポイントはいくつかあります。

1. 発言内容を可視化し、皆で共有しながら議論する

2. アジェンダ時間の超過に注意を払う

3. 発言者の偏りは正す

オフラインであればホワイトボードに書いていくのが良いと思いますが、オンラインであれば皆で共有できるテキストノートやスプレッドシートのようなものに書きながら議論を進行していきましょう。発言を書き記すことで、参加者の理解が深まるとともに、無駄な発言や脱線を抑制する効果もあります。

アジェンダの時間は終了５分前には一度意識し、超過しそうだと思ったら会議の残り時間の使い方を検討しましょう。延長して次のアジェンダを中止するのか、議論の続きを次回に持ち越すのか、その場で軌道修正を行うことで、会議の延長を防ぐことができます。

また、会議には発言する人間しか参加していないはずなので、全ての参加者が発言できているか常に意識しなければなりません。議論の進行役であるファシリテーターが発言者を指名するのが理想です。

３．会議終了後

1. 議事録は共有できる場所に

2. ToDoの期限と担当者は明確に

会議で発言録を書き記せたようであれば、それがそのまま議事録になります。議事録はローカルに持つのではなく、共有ファイルやクラウド上で管理し、いつでも参加者が確認できるようにしておきましょう。欠席者への共有も容易になります。

会議で決まったToDoの期限と担当者は明確にしておきます。決まった管理ツールがないようであれば、次回の会議カレンダーに書いておくという方法もあります。

会議の進め方の「型」ができれば、グダグダな会議も目に見えて変わっていきます。まずは各事項を書き出し、可視化してみましょう。１から自分でやるのが難しいという方は、一度Ecritを使って会議の「型」がどんなものか実感してみてください。今日からすぐに会議を変えられますよ！