はじめに

ここ最近になってエンジニア事業部のリーダーになり
社長、役員及び社員の人たちとの会話、打ち合わせが多くなりました。
その際自社の社長(@MHTcode_Alex)からちょっとMTGが長くなりすぎている。
どういう風にMTGを進めれば良いのか調べてアウトプットしてみると良いよ！
というアドバイスを貰い、noteに書いてみることとなりました。
同じくなかなか時間通りにMTGが終わらなく、悩んでいる方のためになればと思います

終わらないMTGとはどんなMTGなのか？

まずはMTGが長引くのはどのような状態なのか？
どういう時にMTGが長くなるのかを自分が体験したケースを元に出してみます。

・話す内容をその場で決める
・事前に資料を確認していない
・途中から延々と議論になる
・ただ居るだけで発言は一切しない
・MTGのゴールが決まっていない
・時間を気にしていない
・MTGに欠席した人が前回の議事録を確認していない
・・・etc

他にもありますが、最近指摘されることが多いのはこの内容です。
特に自社では、発言をしないならばMTGで決まった内容を共有すれば良い方針を取っているのでただ居るだけで発言は一切しないも中に入っています

Googleが行なって居るMTGのルール

次にGoogleの副社長のMarissa Mayerさんがおすすめする6つのMTGのルールーを紹介します。

・アジェンダの作成
・議事録係を決める
・時間を小分けにする
・打ち合わせ専用の時間を確保しておく
・データを元に決定する
・時間を守る

まさに終わらないMTGのケースと逆の事をいくつもやっています・・・・
アジェンダ作成時にはテーマに対してどの程度の時間をかけるのかもきめているとの事なのでやっぱり時間は重要！

MTGを進行する人がやるべきこと

悪い例と良いやり方を書いてみたので、MTGをする前に
進行役がやっておけば良い事をまとめてみたいと思います

・アジェンダを作成する
注意しなければいけないのが、アジェンダは完璧なものを作る必要はなく
話すテーマ、ゴールなどを箇条書きでもいいのでまとめておきます

・議論になりそうな事を事前に調査しておく
これをすることで議論になった時にある程度の方向性や別のMTGで話すことにしたりする判断材料になりやすくなります

・必要な人にMTGを開く連絡を入れる
MTGだからといって全員が参加する必要はありません
そのMTGに参加が必須な人に連絡をし、他に必要だと思う人に来てもらうのが良いと思います

・事前にアジェンダ、資料を展開する
事前に資料を展開し気になる内容の調査や質問があればMTG前に
質問を聞くようにしましょう

・MTG開始時にゴールを確認する
MTGを行なった結果、どのような状態になっていれば良いのかを
参加者全員で確認します。

・議事録をとる人を決める
欠席した人、後にMTGの内容を確認するためにも議事録をとる人は
事前、又はMTG開始時に決めましょう。
注意点として議事録係の人もMTGの参加者です。
議事録をとることに集中しすぎている場合は一時的に他の人に議事録をとってもらうなどしましょう

MTGに参加する人がやるべきこと

次にMTGに呼ばれた人(参加者)達は大前提として基本進行する人同様に
最低限時間内にMTGを終わらせる事を考え、参加しなければいけません
その他MTG前に出来る事をまとめてみます

・アジェンダの確認
これはMTGを開催する人から展開されると思いますが展開されていない場合は展開するように促すようにします

・事前調査
アジェンダの共有及び内容の確認が出来たら事前に気になった事を調査
質問事項があれば開催する人に質問をしておくようにしましょう

・発言をする
前述したようにMTGに参加し、ただ居るだけでは参加して居る意味がありません。
資料を事前に確認し、調査も行なっているならあなたの発言一つでMTGが良い方向に向かう可能性は十分にあります

・前回、今回のMTGで決めた事を再度確認する
MTG終了後にあれどうだっけ？と思うことはよくあります。
その際は後回しにせずに議事録を確認するようにしましょう。
それをすることにより、次のMTGで前回話した内容の振り返りに時間を割く事が少なくなります

まとめ

ダメなMTGのケース、GoogleのMTGルールを確認し
どのような事をすれば時間内に終わるか考えてみましたが
記事を書いていく中で挙げた内容は時間を短縮する目的もそうですが
MTG自体を良くするためにとったほうが良い行動とも一致することに気がつきました。

この記事を読んだ人が書いてある内容を実践し、より良いMTGが出来てくれれば嬉しいです！
またこの内容は良くない、これをやってみたほうが良いよ！
などご指摘はどんどん募集しています！

最後に

自分が所属している株式会社マンハッタンコードは一緒にビジネスマンを目指す仲間を募集しています。
・エンジニアのスキルはあるけどお金の稼ぎ方はわからない
・アイディアはあるけどスキルとお金の稼ぎ方がわからない
このような悩みを持つ人と一緒にビジネスを一緒に学んでいきたいと思っています。

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