IT導入率0%の会社にSlackを入れた話

彼氏は地元の会社の経営陣で、全然私とは異業種の人です。

会社の話をいろいろ聞いていると、IT畑の私の現場では考えられないくらいアナログなことがたくさんあります

そんな中、彼が土日もスマホとにらめっこしているのを見ながら漠然と、何か毎日のように仕事で滞ってることがあるのかしら?と考えるようになりました。

そこでSlackというものを彼に教え会社に導入したところ、社内の情報共有の効率が超絶あがったというので、そのときの話をします。


「土日スマホとにらめっこ」でしていたこと

それは、社員の日報をすべてメールで受信して、直近の予定をメールで返す、ということ。

彼の会社は社員はみんなオフィスにいません。それ故、連絡の手段は主にメールという状態でした。

日報や業務連絡はこんな感じです。

・作業終わりに日報をメールする
社員はテンプレートを毎度コピペして日報を作り、社員全員にメールを送信。しかもメーリングリストとか使ってない。
・彼は毎日タイマーをセット。日報を送るように手動でリマインド。
言わなきゃ日報送ってこないのが常態化。
・直近の予定から業務連絡まで、彼から社員にメール

タイトルの通り、本当に業務に関するIT化が皆無の会社です。

そもそも、業界や会社の規模的にもこんなもんだよなと思って特に驚きはしませんでしたが、これは改善の余地ありまくり!と思ったんです。


あれ?これSlackでも使えばよくない?

と、ふと口にしましたが、

Slack?なにそれおいしいの?(とは言ってないけど)そんな感じの返事でした。

そこで、Slackを見せながら説明して情報がここに集約されたら連絡の作業コストが減るんじゃない?と提案しました。


彼の会社のコミュニケーションの問題点を整理すると、こうなります。

・全員オフィスにいない上に情報共有の場がない
・社員が自ら日報を送ってこない
・メールは作業コストがかかりすぎて不便(テンプレのコピペやメールアドレスの指定など)

とにかく、コミュニケーションコストが社員全員にかかりすぎているということと、特にそのハブになる彼にしわ寄せが来ている、という具合でした。


彼は乗り気だった。でも他の社員はどうだろう?

彼はもともと最新ガジェットとか結構好きで、IT化に否定的というわけではなくむしろ興味津々になってくれました。

ただ、懸念は社員がSlackについていけるのか?ということ。LINEなどは日常的に使っているけど、いきなり馴染みのないアプリを使えと言われてちゃんと出来るかな?というのが心配でした。

でも今より悪くなることはないだろう!ということで、少しずつ導入してみることになりました。


「最低限の情報共有だけやる」が目標

やりたいことをあげたらキリがないのですが、とにもかくにもこの仕組を動かして情報共有の場を作ることが最も大事なこと。

これらだけをやる前提で動き出しました。

・彼を情報発信者として、社員は社内の情報をSlackで確認する
・社員に日報をSlackで報告してもらう


運用までのステップ

社員に運用させるとなるといきなりハードルの高いことは出来ません。徐々にやれることを増やしていくというスタンスで導入フローを彼が考え実行していきました。

そのステップはこの3つ。

STEP1. ルールを決めて彼だけで運用してみる
STEP2. 社員に情報の閲覧だけしてもらう
STEP3. 社員に日報を書いてもらう

最初の目標は、彼に使ってもらって社員が使ってもらったときにネックになりそうなことを把握してもらうということ。

チャンネルは、#generalや#randomはわかりにくくてとっつきにくいので全部日本語に。
「予定表共有」「日報」この2つからはじめて、彼が取引先からもらう予定表などアップロードしてみる、ということをやってみました。

業界全体が紙文化の世界なので、紙をOffice Lensでスキャンしてアップロードするということを行っていました。

ここまでは感動の嵐だったみたいで、楽しんでSlackの整備をしているようでした。


で、使い勝手がわかってきたところで次に社員をSlackに招待しました。

いきなり日報チャンネルに投稿するのは酷なので、予定表のチャンネルを見て情報を確認するように、というところから始まりました。

あと、社員の中でも飲み込みが早そうな人から入ってもらって、使ってもらい、外堀を固めることもしていきました。
一部の人で運用してて使えてるから大丈夫!って感じで、心的ハードルを下げていきました。


日報を書いてもらうとなったときも、あまり大きな問題は起きずに移行出来たようです。

Slackを見るということが日常になってきた上に、LINEのような感覚でテンプレをコピペして編集して、が出来る方が楽だったからかな?と思います。


改善されたこと

・情報はSlackを見ればOKな状態になった
・リマインドなしで日報が報告されるようになった
・彼の情報共有に対する作業コストが大幅ダウン

会社の定例会議の中でも使い方をレクチャーして好評だったり、かなり社員のみなさんも前向きにとらえてくれたこともあって、運用面での負担もなく無事実用されました。

Slackを使うことで、連絡に対するレスも確実になったようです。

メールに「了解です」と返すのが今までのやり方ですが、今は彼が連絡を載せたら彼からひとつリアクションをつけておいて、社員は見たらそれを押すということで、誰が情報を確認したのか確実にわかるようになった上に、社員的にもいちいち返信するというめんどうなことから解放されました。

最近では、社員発信でチャンネルが作られたりして超活用されてるらしいです!

技術共有チャンネルや、取引先との会議内容の共有チャンネルなど、どんどん応用されててめちゃくちゃ嬉しいです。

将来的には、取引先のIT化も進めて全部をデータ化したいと彼は意気込んでいました。


小さい会社こそITの力が必要

それなりの規模の会社や都内のホワイトカラーの会社は、当たり前にITの力に頼っています。

でも、本当に必要としとるのは、地方の中小企業零細企業なんではないかとしみじみ感じました。

特にオフィスに集まって仕事をするタイプではなく各々がクライアント先に行って仕事をするとなると、対面でコミュニケーション取る機会もほとんどないので、いつでもアクセスできるツール上で情報を得ていくのが一番手っ取り早いです。

ただ、そういうツールがあることもわからないしどうやって活用すればいいかもわからない、そんな会社が大半だと思います

少数で仕事を回している現場こそ、オペレーションやコミュニケーションは可能な限り楽をして、技術を学んで実践したり経営を考える時間を最大限確保することが何よりも大事なことだったりします。


今回slackの導入を提案して、彼のナイス運用のおかげもあって社内で重要なツールになれたとのこと。

まだまだ伸び代のある現場(?)だと思うので、また何かしらアドバイスできたらいいなーと思いました。


おまけ

・私の業界が現代だとして「うちの会社って原始時代みたいでしょ!?」と言われてウケました。

・彼のITへの意識が高くなっていって、パソコンをMacBook Airに買い換えたりメインバンクをネット銀行にしてキャッシュレス化を進めたりと、身の回りのIT化も進めるようになりました。

・私達もSlackを導入してワイワイしたりしてます。


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