今日はビジネス文書（電子メールの書き方）についてお話します。

なぜ、突然「電子メールの書き方なのか？」と
不思議に思われたかもしれません。

実は、フォロワーさんからこんな相談を受けました。

「なんとなく書いてはいるけれど、書き方のルールがわからない」
「正直・・・新入職員でもなくて、今さら人に聞きづらい」
「送信先の相手に失礼になっていないか心配」

など、電子メールに対して、
日々ストレスを感じておられるようでした。

このような相談を受け、
「これはどうしても記事を書かなくては」
と、今回思い立ちました。

同じような悩みをお持ちの方も、
ぜひ読んでみてくださいね！

まずはビジネス文書のポイントについて、
書いていきます。

電子メールを書く時にも共通するので、
こちらで全体像を掴んでおきましょう！

＜社外文書のポイント＞
会社を代表して書いていることを忘れずに、丁寧かつ慎重に書きましょう。
誤字・脱字、肩書き、名称などの間違いがないよう注意・確認しましょう。

＜ビジネス文書の基本マナー＞
ビジネス文書の目的は、社内・社外を問わず、用件を正しくかつわかりやすく伝えること。

＜以下のルールを念頭に置いて書きましょう＞
①原則は「結論優先」
ア　冒頭に表題を書く（内容がひと目でわかる）
イ　結論・趣旨
ウ　原因・経過
エ　意見・提言

②文章は簡潔に
一文は短く。
用件が複数ある場合は「付記」をつけて内容を箇条書きにするなど、一読でわかるよう工夫しておく。

③事実を正確に
自分の意見や感想に基づいたものや、曖昧な表現は避ける。
特に日時や金額・数量などの数字は記憶に頼らず、
必ずデータを参照する。
※出来るだけ新しいデータを使用すること。

④わかりにくい言葉は使わない
業界用語や略語、専門用語の使い方には注意が必要。
表現や敬語の間違いにも注意。

⑤書いた後は必ず読み返す
公式なビジネス文書は後々まで保存されます。
数字の間違いや誤字・脱字などがないよう、読み返す。
他の人にも見てもらうなどして充分なチェックが必要。

ここからは電子メールに特化してお伝えしていきます。

＜電子メールの基本＞
ビジネスにおいてなくてはならないコミュニケーションツールです。
歴史が浅く共通のルールが確立されていませんが一つだけ覚えておいて欲しいことがあります。
”送信したメールは取り消すことができない”ということを覚えておきましょう。

①電子メール作成のポイント
・件名は、内容が具体的にわかるように簡潔なもの
　にする。
・本文の冒頭に、相手の会社名や宛名を正しく記す。
・頭語や結語、時候の挨拶などの決まり文句は省略
　し、用件を簡潔にまとめておく。
・内容が変わる場合は改行して1行開ける。
　⇒段落の一文字下げは行わない。
・特殊な文字や記号、半角カタカナの使用は避ける。
　⇒コンピュータにより文字コードが異なるため。
・末尾に会社名、氏名、メールアドレス、電話番号
　などの署名も忘れずに入れておく。

②電子メール送信のポイント
・「開封確認」がついたメールは、失礼に感じる人
　もいるので、事情を書いた上で、「〇〇のため、
　開封確認メールでお送り致しました。」などと
　一言そえる。
・相手に必ず読んでもらいたかったり、受信を確認
　したい場合は、事前に電話を入れるか、「受信
　後、簡単で結構ですので確認メールをください」
　と返信メールを依頼する。

③電子メール受信のポイント
・メールを受け取ったら、なるべく早く返信し、
　受け取ったことを相手に知らせます。
・受け取ったメッセージを他人に他人に転送する時
　は、事前に送信者の了解を得る。
・コンピュータウィルスについては十分注意し、
　不審な添付ファイルは開かない。
・心当たりのない相手からのメールは開かずに削除
　する。
・PCにはウィルスソフトをインストールしておく。

④「CC」と「BCC」の違い
CC
同じ内容を同時に関連する人に送る場合、主たる
受取人のほかに活用します。
また、使用の際は、本文にも下記のように記して
おくとわかりやすくなります。
〇〇様
（CC：△△様OR弊社□□など）

BCC
同時に送っていることを相手に知らせないように
する場合に使います。
受信側のアドレスが見えないので、個人情報に
配慮した送り方になります。
CCは、「全員に返信」にした場合、発信人以外
の人も返信されますが、
BCCは、発信人にのみに返信されます。

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＜電子メールの具体例＞
〇〇〇商事株式会社        
営業部
鈴木　良夫様

いつもお世話になっております。　　　
△△物産の田中です。

さて、早速で恐縮ですが、ご依頼いただきました御見積の件、
本日、郵送で鈴木様宛にお送りしましたので、宜しくご査収ください。
なおご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。
宜しくお願い申し上げます。

取り急ぎ、お知らせ申し上げます。
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△△物産株式会社
営業部　田中一郎
〒100-0000
東京都千代田区〇〇町1-1-1〇〇ビル5階
TEL03-0000-0000　FAX03-0000-0000
E-Mail：ichir＠×××.com
URL：http://www.×××.com
_____________________________________________＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿_

いかがだったでしょうか？

今回お伝えした内容は「基本的な部分」だけでしたが、
厳密なルールがあるわけではありません。

業界や会社によっても違うと思いますが、
このnoteに書いてあることを知っておけば、
新入社員であったとしても恥をかくことはないと思います。

逆に言えば、
たかが電子メール、されど電子メール、です。

失礼なメール一本で
「この会社、教育が行き届いてないな」
「なんて失礼な会社なんだ」
と判断されてしまいます。
もちろん、”あなた”ではなく、”会社”として、です。

最低限の電子メールの書き方は
社会人のたしなみとして
しっかり覚えておいてくださいね^^

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