“仕事時間の半分はメールを読んだり返事している”と言っても過言じゃない気がします。だからこそメールの捌き方には差が出やすく、業務効率化に大きく影響します。そんなメールの捌き方のコツを書いてみたので、ぜひ参考にしてみてください！

1.基本即レス

•仕事ができる/できないは相対的である一方、仕事が早い/遅いは絶対的だと思います(早いだけで仕事ができると思われる)。
その最たる例がメールの返信スピードです。
•ただし、早くてもアウトプットが”粗い“と逆効果なので、何でも即レスすれば良いわけではありません。
•加えて、終業時間後や休暇中のメールに即レスすると、仕事をしていると思われてメールの往復が続いてしまうので、たとえメールを見ていても返事はしない方が健康的な生活が送れます。

2.受け取ったら”残す/残さない”を即判断

以下のようなプロセスで捌いていくと、受信boxに未読メールが残ることはないですし、残ったメール=返信するべきメール=To Do ということが一目でわかります。
①メール受け取る。
②見た瞬間に自分もしくは自分のチームに関係あるかを判断。
③-1ないもの→アーカイブ(受信boxとは別のフォルダ)に移動 ＊これはショートカット登録で時短可能
③-2あるもの→自分がやるのか、同僚にお願いするか判断。メールを一度読んで内容がわからなかったら送ってきた相手にすぐ電話。
④未読と、後で対応するものは受信boxに残す。

3.来ると思うなメールの返信

•“あの件どうなりました？”と聞くと、
”あっそれなら今朝(or 昨日)メール送りました”と言われることがよくあります。メールって送ったら終わりじゃなく、むしろ始まりです。返事は必ずくるものではなく、相手(と相手の状況)によります。
•メールを何回かやり取りすると、相手の特徴がわかります。返信が遅い人、電話が好きな人、会って喋るのが好きな人…その人の特徴に合わせてコミュニケーションを変えると業務がスムーズになると思います。
•因みに私は”仕事の依頼をしたけど、メールの返信が来ない人”に対しては、自分のスケジューラーに、ニ日後ぐらいに”xさんリマインド”とか登録します。

<おまけ>
“来ると思うなメールの返信、やってくれると思うな頼んだこと”
そう思っておくと、相手にもイライラしない。
イライラしないと、仕事がスムーズになる。