エンジニアが仕事を効率的に回すための視点とは？
仕事が全然終わらず、今日も夜遅くまで残業。
SE(システムエンジニア)をしているとよくある話です。
仕事の量や実力不足という場合もありますが、大抵の場合効率的な作業ができていないことが原因です。
日々の作業を見直し効率化を目指す必要があります。
仕事を効率化する為にはどのような方法があるかについて説明していきます。
仕事の目的を明確にしよう
仕事の目的は理解しているつもりでも正確に理解していなかったり的外れだったりすることがあります。
目的をしっかりと明確にしましょう。
◆目的を展開する
表面的な目的をみているだけでは理解できない部分もあります。
目的に対してその目的は？その目的は？と展開していくことで目的の本質が見えてきます。
目的を展開する時は「Who(誰)」、「When(いつ)」、「Where(どこ)」、「What(なに)」、「Why(なぜ)」、「How(どのくらい)」の5W1Hを活用して意図を明確にしておきましょう。5W1Hが変わることによって目的の本質が変わります。
5W1Hの活用方法は「SE(システムエンジニア)が成功する為の5W1H思考」も参考にしてください。
◆目的の展開の例
Who(誰が)：作業担当者
When(いつ)：作業中
What(なにを)：自分の担当する分野の仕様
Where(どこに)：自分のチーム内
表面的な目的：仕様書を書く
↓その目的は？
仕様を明確にしてドキュメントとして残す
↓その目的は？
他のメンバーに仕様を読んでもらう
↓その目的は？
仕様を他のメンバーと共有する
作業を洗い出してスケジュールを作成しよう
作業を思いつく限り書き出す
自分が今取り組んでいる作業を全て洗い出します。
「仕様書を書く」、「テストをする」など抽象的な内容ではなく、「〇〇についての仕様を書く」、「〇〇の機能についてテストを行う」などできるだけ細く具体的に書きましょう。
ただし、あまり深く考えずに思いつく限り書けばOKです。
書き出した内容を整理する
書いた内容をカテゴリーごとに整理します。
足りない項目があれば追加します。逆にいらないと感じた項目は削除しましょう。
作業の優先度の決め方
優先度を考える基準として主に「緊急度」と「重要度」があります。
この二つを考慮うすると次の4つに分類できます。
（1）緊急度が高く重要な仕事
（2）緊急度が高いが重要ではない仕事
（３）緊急度が低いが重要な仕事
（4）緊急度が低く重要ではない仕事
この中で優先すべき仕事はどれでしょうか？
最も優先すべきものは（1）であることはすぐにわかると思います。同様に最も優先度の低い仕事は（4）です。
では（2）と（３）はどちらを優先すべきでしょうか？
答えは（３）です。
多くの方が（2）を優先してしまいがちです。
しかし、（３）の仕事はいずれ必ずやらなければなりません。そして現時点では緊急度が低いですが、時間の経過と共に緊急度が上がっていきます。
緊急度だけで仕事を決めていると最終的に緊急度の高い作業ばかりになってしまい、重要度の高い作業に取り組めなくなっていきます。
重要なものに関しては優先的に着手し、作業の合間に少しずつ進めていくことが大切です。
スケジュールの組み方
スケジュールを決めるときはいつやるかを明確にすることが大切です。
○月○日の13時から14時の間にやるなど具体的な日程を決めていきます。
日程が決まったらスケジュール帳やカレンダーツールなどに予定を入れていきます。
自分が作業を行う時間は会議が入らないように注意しましょう。
どうしても会議が移動できない場合は必ず代わりの日時を決めましょう。
スケジュールを立てる時はツールも積極的に活用しましょう。
効率的な作業をする為にはツールの活用が必須となってきています。
日々の業務を見直そう
以上は作業をするまでの準備です。
実際にやってみると予定通りにいった作業と予定通りに行かなかった作業が出てきます。
PDCAサイクルなどを活用してそれぞれ「なぜうまくいったのか？」、「なぜうまくいかなかった」かについて追求しましょう。
◆関連記事
失敗しないPDCAサイクルの進め方
うまくいかなかった点は追求されることが多いですが、うまくいった点についてはあまり追求されないケースが多いです。
成功の原因もまた次の仕事のヒントになるのでうまくいった点についても原因を追求しましょう。
まとめ
コンピュータ技術の進歩により業務スピードは凄まじい勢いで増しており、効率化の必要性が増しています。
作業の効率化に終わりはありません。日々の作業の更なる効率化を目指す必要があります。
仕事の効率化には様々な方法がありますが、一度にたくさんの方法を取り入れようとすると無理が生じやすく失敗しやすいです。
簡単なところから一つずつ改善していくようにしましょう。
◆参考文献
（1）粕谷茂 『SEのスピード発送術』 技術評論社 2010年
（2）恒川裕康 『ドラッカーさんに教わったIT技術者が変わる50の習慣』 秀和システム 2014年
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