ケーススタディ

ここは設計事務所。

システムエラーがあったので、IT部にエラーを解消して欲しい旨の連絡をするところだ。

設計部の田中さんはこんなメールを送った

正直、このメールは問い合わせとしては相手に伝わりづらいものになってしまっている。

①ハッキリと主張すべし

「ワークフローが完了していないアイテムがありましたのでご確認ください。」
だけだと、

あっちの担当者は「何を確認したらいいのか？」と、一瞬でこちらの意図を読み取れない！

正直、ccに入ってた設計部の私も、
このメールをパッと見たときの感想は「何が言いたいんだろう？」だった。

どうして欲しいのか？を
（今回の場合は「エラーを解消して欲しい」旨を）ハッキリ主張してあげた方が相手の脳みそを使わせないのでスマートである！
#世界はそれを「配慮」と呼ぶ

IT部は毎日毎日このような大量の問い合わせメールを受け取っている！
もううんざりだ！
できる限り分かりやすい文面にした方が迅速に対応してくれやすい！！！

と、ハッキリ主張するのが重要ダ！

何が言いたいのか分からねえメールだと、
「あぁ、後で読もう…」と思われてしまいがちだぜ！！
#そしてお蔵入りする！！！

②『件名』を最大限活用すべし

メールで、相手の目に真っ先に飛び込んでくるのは「件名」だ。
これを活用しない手はない！！

今回相手に伝えたいことのキモは、「エラーを直して欲しい」ということだ！

前段の件名が「データ確認依頼」だけだと、
相手は、
は？何の？どのデータ？何が言いたいんだ？疲れる・・・。
となる。

とでも書いておけば、相手は
「あぁ、設計システムのID-001234のエラーを直して欲しいんだな」と、
表題だけでこちらの意図を把握できるのだ！！
#しかも一瞬で

③相手の作業を極力減らすべし

相手はメールを受け取ったとき、
本当にエラーがおきているか？をまず確認しなければならない！
現場検証だ。

当然、設計システムにログインして、そのアイテムを見に行く必要がある！！
#毎日大量の問い合わせを受けているIT部は、
#毎日大量にその作業を繰り返さねばならない！

今回のケースでは、
『アイテムのリンクを貼ってあげる』とスマートだ！
#1クリックで、相手がそのアイテムに辿り着けるようにしてあげるとよい！

文字だけだと、
あっちの担当者は
①画面に顔を近づけて、
②文字を読んで、
③その文字を記憶して、
④設計システムを立ち上げて、
⑤その文字をタイピングして、
⑥検索する必要があるッ！！！

（しかもこちらはそのアイテムに既に一度辿り着いているわけだ）

そう、
リンクが貼ってあれば1クリックだ！！！

まとめ

と、こんなメールを送った田中さん（仮名）（年齢10個上くらい）に直接言うのもなぁだったので、
#ハッキリせえ

noteに書くことにしました。

全国の田中さん（仮名）に届け！

このnote！！！

※⇩の本がめっちゃ参考になりました。

個人的には、
メール１つとっても仕事の早さは断然変わってくると思うんだけどなぁ。。。




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