『説明わかりやすいね！』と言われる人が徹底している3つのステップ
今回は、社内の提案・報告・連絡・相談が手短にまとめるコツをお届けします。
☑つい話が長くなってしまう…
☑体系的に話を整理するのが苦手…
☑手短に要点をまとめることができない…
そういった声を全国の受講生からいただきます。
そういった方向けに、去る11月24日に、新刊『話し方の正解 誰とでもうまくいく55のルール』を出版いたしました(^-^)/
今回お届けするのは、新刊『話し方の正解』55個のルールのうち、24個目に出てくるルールです。
まさに、
社内の提案・報告・連絡・相談を手短にまとめるルール
です。
話し方に正解なんてあるの？
今回の新刊のタイトルは『話し方の正解』です。
「話し方に正解なんてあるの？」
と思われたかた方もいらっしゃるかもしれません。
ズバリ言います。
話し方に正解はあります。
それは、相手の頭の中に、です。
自分が伝えたいことと、相手が聞きたいことは違うことがよくあります。
例えば、営業の商品説明。
「こんなふうに言われると、思わず『うん』と言って買ってしまう」というケース。
逆に「そういう言い方をされると買いたくなくなる」。
そういうメカニズムがあります。これを心には理由があると書いて「心理」といいます。
自分がどう話すか、ではなく、相手がどう受け取りたいか。
そこに正解があります。
『話し方の正解』の中で、相手の頭の中を透視すると書きました。
話すときには、すべてにおいて対象者がいます。
報告するなら上司、会議で発表するなら決裁者、雑談だって相手がいます。
相手の頭の中を覗きにいけるようになれば、
□「こういう言い方をするとYesがもらえる」
□「こうやって話すと端的に伝わる」
□「こんな言い回しをすると理解が得られる」
そういったことが実現できます。
今回は、相手の頭の中を想像することを踏まえたうえで、
「社内の提案・報告・連絡・相談を手短にまとめるコツ」
を展開していきます。
手短にまとめる方法
ビジネスシーンで、要点を整理して伝える方法としてよく語られる４つのフレームがあります。
①SDS法
SDS法とは、
Summary（結論）
Details（詳細）
Summary（まとめ）
の流れで話すとうものです。
②PREP法
PREP法は、
Point（結論）
Reason（理由）
Example（具体例）
Point（結論）
の順でまとめるものです。それぞれの頭文字を取ってPREP法といいます。
③ホールパート法
ホールパート法は、
Whole（全体）：まず「◯◯についてお伝えします」と話の概要を伝える
Part（部分）：「今日お伝えすることが３つあります」と各部位に落とし込む
Whole（全体）：「今日はこんな話でした」とまとめていく
やり方です。
④ピラミッドストラクチャー
まさにピラミッドを想像していただきたいのですが、
・てっぺんに結論がある
・結論を支える根拠がある
・根拠を支える事実、もしくは事例がある
このピラミッドの順番で話していくとわかりやすいというもの。
以上、要点をまとめるコツとして、ビジネスシーンでよく登場する４つのフレームでした。
フレームは万能ではない
では、ここでひとつ例題です。
「おいしいカレーを作る方法」
について、手短に要点をまとめるとしましょう。
それを30秒くらいで話すとします。
試しに、先ほど説明した「ホールパート法」と「ピラミッドストラクチャー」を使ってみます。
【ホールパート法】
Whole（全体）：「おいしいいカレーの作り方についてお話しします」
Part（部分）：「ポイントは３つあります。１つ目は、玉ねぎを黄金色まで煮込むこと。２つ目は、隠し味にワインを入れること。３つ目は、こくまろの中辛とバーモントカレーの辛口を混ぜること」
Whole（全体）：「以上、この３つがおいしいカレーの作り方です」
【ピラミッドストラクチャー】
結論：「おいしいカレーの作り方は、玉ねぎの炒め方で決まります」
根拠：「なぜかというと、玉ねぎを黄金色まで炒めると、玉ねぎの甘みとスパイスが劇的にマッチするからです」
事実（事例）：「カレーソムリエ100人に聞いたところ、8割の人が『カレーの決め手は玉ねぎだ』と答えました」
このように、ホールパート法とピラミッドストラクチャーを用いて、おいしいカレーの作り方についてお伝えしました。
30秒で手短に伝えるならこんな感じだと思います。
みなさんなら、おいしいカレーの作り方についてどのようにまとめますか？
相手の頭の中を想像する
ここで、こんな風に思った方はいらっしゃいませんか？
このおいしいカレーは、誰にとってですか？
そう思われた方、大正解です！
先ほど、おいしいカレーの作り方を「ホールパート法」と「ピラミッドストラクチャー」の2つ展開しましたが、
誰に伝えるのか？
によって、話の中身が変わってくると思いませんか。
・育ち盛りの子供にとってのカレーなのか？
・飲み会から帰ってきた旦那さんが食べるカレーなのか？
話す内容が変わりますよね。
例えば、育ち盛りの子供に「隠し味にワインを入れて」とは言わないと思います。
カレーソムリエがそう言っているからといって、「家族で食べるカレーなので、そこまでのクオリティは求めていません」とか。
これが、今回お伝えしている「まずは相手の頭の中を想像する」ということです。
報告なら：
「誰に報告するか？」
伝えるのが社長なのか、それとも新人なのか、話の内容が全然変わると思います。
提案なら：
この商品を知っている人に伝えるのか、まったく知らない人に伝えるのか。玄人なのか、素人向けなのか、話す内容は全然違います。
それを踏まえると本日のテーマ、
社内の提案・報告・連絡・相談を手短にまとめる流れは、以下の３つになります。
①誰に？
②何を？
③どのように？
誰に=部長に
何を＝今期の決算予想を
どのように＝ここで、ようやくSDS法や、PREP法、ホールパート法、ピラミッドストラクチャーが出てくるんです。
これを間違えてしまうと、一生懸命伝えたとしても、「何のこと？」「よくわかりません」となってしまい、正解にはなりません。
①誰に
②何を
③どのように
の順番で要点をまとめる。
これは新卒研修で習うようなことかもしれませんが、意外①②③の思考になっていないことがたくさんあります。
事実、セミナーで、「おいしいカレーのつくり方をまとめてください」というと、みなさんすぐにまとめ始めます。
でも、「すみません、いったい誰にとってのカレーですか？」と質問してくる人はほとんどいません。100人いて一人くらいです。
動画でも実演形式でお伝えしています。ぜひご確認いただけますと嬉しいです！
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【モチベーション＆コミュニケーションスクール】
コミュケーション力アップ、伝わる話し方、あがり症改善セミナー
【株式会社モチベーション＆コミュニケーション：桐生稔 著書】
◎「コミュ障」でもしっかり伝わる話し方（PHP研究所）
◎「話し方の正解」～誰とでもうまくいく人の55のルール～（かんき出版）
◎図解版：雑談の一流、二流、三流（ASUKA BUSINESS）
【ビジネスマンのための「伝わる話し方」実践スクール】
【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
【モチベーション＆コミュニケーションスクールSNS】
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