スケジュール管理の仕方がわからない

「スケ管」などと約されるスケジュール管理ですが、正直難しくないですか？スケジュール管理は新社会人の最初の課題の1つなのではないかとも思います。自分も最初の頃は苦しみましたし大変怒られました...。当時の課題は主に3つ。

・優先順位がつけれない（故に大事な案件を後回しにすることも）
・そもそも案件1つにかかる所要時間を把握できていない
・時間が迫っても若気の至りで「徹夜したらなんとか」と無茶なスケジュールを組む

だったかと思います。とってもやりました。そしてたくさん失敗し怒られ、迷惑を描けました。その当時は「バッファ（余裕を持った時間配分）」なんて言葉全く知らないし、概念もありませんでした。

改善しようと
・たくさんメモ（付箋）を書いて見えるところに貼る
・事前確認をする（何日の何時までになにをしなければいけないのか）
・とりあえず紙に書き出して1つずつ消していく

などをしましたが、
・メモ（付箋）をなくす時がある
・事前確認自体を忘れる
・近日のタスクはいいが、長期間タスクは紙におさまらないので書ききれない（さらに混乱する）

などが起きました。そもそも時間を守るのが苦手な性分で、今でも完璧とは到底言えませんが、社会人なりたての頃に比べたら大きく改善されました。その主な理由はタスク（やらねばならないこと）管理をアプリ等で可視化したことです。今回はその方法とアプリ紹介をします。前提として

・個人でのタスク管理に向いてる
・無料で使用できる
・PCでもスマホでも使える

ことを基準としています。お仕事の他にも創作活動の管理などにご参考になれば幸いです。

現在の状況

私は現在、フリーランスとして働きつつ会社員をやりつつ自主制作で漫画などを描いています。となると様々なスケジュール管理が必要になってきますし、バランスも大事です。特に最近の課題は自分の仕事と会社の仕事をしっかり分けることです。会社の日に、自分の仕事の方のイラスト提出日だったりするともう大変なことになります。

スケジュール管理の仕方

冒頭のほろ苦い経験を得て、今実践していることが主に3つあります。
・優先順位を三段階でつける
・わかるスケジュールは全て可視化する
・10-19時で終了しないような仕事の詰め方をしない

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①優先順位を三段階でつける
これは有名なやり方だと思うのですが、私は毎日のタスクを下記のように分けています。
「must」なるべく早く（今日中など）にする、もしくは緊急性の高いもの
「maybe」mustが片付いたらやること、明日明後日にやること
「want」余裕ができたらやっておきたいこと

mustの中にはすごく私的な「シャンプー買う」などが入ってくることもあります。それくらい、今日のうちにやっておきたいことを洗い出して忘れないように書きます。

そして、その際使うアプリが「Jooto」です。他にも「Trello」というアプリが人気（というかTrelloの方がメジャー）なのですが、デザインが好きで「Jooto」を利用しています。

こんなかんじで3つに分けてわりふり、その日終わったものは「完了」へ移行します。must内が無くなったり、いくつ終わったか可視化してわかることでモチベーションにも繋がります。ドラッグで簡単に場所移動できるし、スマホアプリ（iphone,android）でも閲覧可能なのでいつでもチェックできるのが魅力です。そして4人までかつボード2つまでは無料で使えます！

・期日
・担当者（1人での管理では使わないけれど）
・タグ（自由に編集できます。優先度高いとか漫画ネタ、とか）
・チェックリスト
・メモ（画像添付も可能）
など細かく設定もできるので多様な使い方ができるので昨日が豪華です。（自分はあまり活用していませんが...）

ちなみにtrelloのデザインはこんな感じです。機能はjootoとほぼ一緒。

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②わかるスケジュールは全て可視化する

仕事のスケジュールは数ヶ月の長期のものから数日で終わるもの、など様々あるかと思います。上記のような直近だけを確認するツールだと長期スケジュールが管理しにくいのです。Jootoの中にも「ガントチャート」と呼ばれる可視化ツールがあるのですが、数ヶ月プロジェクトをここに入れておくとごちゃごちゃしてしまいます。（自分は期日設定ほどんどしないので真っ白ですが...）

なので
Jooto→直近や1日で何をするか細かく書く
googleスプレッドシート→長期スケジュールを書き出す
ようにしています。

塗りつぶしばかりでイメージ掴みにくいかもしれませんが、要は
・●日：ラフアップ
・●日：mtg
みたいなのを案件別でまとめています。全部仕事というわけではなく、プライベートな内容（勉強会に行く、友人の個展行くとか）も含んでいて、それも含めて1週間の繁忙を把握しています。

いろんなアプリを試してみたのですが、どうも痒いところに手が届かなかったり、有料だったりしたので、好きにカスタムできるgoogleスプレッドで落ち着きました。googleなのでアプリなどをDLしなくていいし、自動保存されるのも魅力です。

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③10-19時で終了しないような仕事の詰め方をしない

簡単にいうとちゃんと「バッファ」を持つようにしました。深夜まで働くことをデフォルトにしてしまうと睡眠不足になり、果ては体調を崩したり集中力がなくなるので生産性が下がります。（自分は睡眠不足になると露骨にポンコツになります。）

そのボーダーの1つとして10-19時に終わりそうのない仕事の詰め方はしない。終わりそうだとしてもギリギリのスケジュールは避ける、ようにしています。

例えば月曜日に提出できそうでも火曜日の午前に提出する、みたいな感じです。

とはいいつつも提出日がかぶって忙しくなったり、ふいな体調不良（よくお腹がいたくなります）もあったりするので、そういうのも含めて余裕のあるスケジュールをとるようにしています。

自分の時間の使い方を可視化

冒頭にあった

・そもそも案件1つにかかる所要時間を把握できていない

これについての対策として結構前から、時間の使い方を可視化するようにしました。「時間の可視化」ってなんやって思われると思うのですが、ようは「何にどれくらい時間を使ったか」を記録していくのです。

それにぴったりなのが「toggl」というアプリ（WEB上でも使える）です。いちいち記録していくなんて面倒くさいと思われる方も多いと思うのですが、開始と終了時にボタンを押すだけなのでそこまで面倒くさくないです。

今まさにnote書いてる時のスクショです。

これで何がわかるのかというと
・作業時間がわかる→仕事のスケジュールに活用
・生活にかかる時間がわかる→自分の最適な生活リズムがわかる（何時間はねたほうがいい、とか）
・さぼった時間がわかる→もう30分経ってた！と反省する（そして作業に戻る）
だいたいこういうことが把握できます。

人様に見せるものでもないし、たまにサボってつけない時もあるのですが、あくまで自分のためなのでゆるくやっています。ダッシュボードやレポートでたまに振り返るのも気づきがあって面白いです。（今週漫画12時間描いてたんですねぇ...）

togglにもいくつかプランがありますが、個人で使用するのであればFreeプランで問題ないと思います。

スケジュール管理って難しくてすごく悩んだ時期もあったのですが、最近ではアプリなどのおかげでだいぶ改善されました。（ありがとう、エンジニアさん！！）なのでもし同じような悩みを持っていらっしゃる方がいれば少しでも参考になればと思い書きました。他にも「このアプリ（ツール、サービス）いいよ！」というお勧めがありましたらぜひ教えていただけると嬉しいです。