ああ、今日もやろうと思った事が終わらない。

To do リストにはやり残したタスクだらけ。

みなさんそんな経験はないですか？

正直、そんなんばっかりです。

毎日自己嫌悪で一日を終えていきます。

そもそも、なんでやり残してしまうのか？

自分なりに考えて、分析してみたいと思います。

１．自分の能力を過信し過ぎている

よくToDoリストを作る際によくやる失敗がこれですね。

むしろ、これしか原因がないんじゃないかって思うくらい。

例えば午前中にAとBとCの書類作成を終わらせることとして

下記のようなタスクを立てるとします。

一見、午前中に終わりそうなToDoリストですが、

お昼の時点ではこんな感じになります。

書類Aの作成に当初見積もりの２倍以上かかってしまっています。

書類Bについても予定の時間以上にかかっていますね。

書類Cに至っては全くの手つかず状態。

しかも書類Bが終わったのが１２：４５なので

お昼ご飯も食べずに頑張って、このざまです。

なぜこんなことになってしまったのでしょうか？

それは「自分の仕事を過信している」からです。

「この仕事であれば１時間もあれば終わるだろう…」

「この程度の修正は３０分もかからないな。」

「次のアポイントまでのこの時間終わらせないと」

などと自分の都合のいいようにスケジュールを組んでしまいます。

当然自分の経験に基づいてかかる時間を見積もるはずなんですが、

スケジュールを組む時にはどうしても短めに組んでしまうみたいです。

それは、自分の都合でスケジュールを入れるため

かかる時間　＜　スケジュールの空いている時間

かかる時間を少なめに見積もってしまいがちです。

これを防ぐには、ひとつのタスクにかかる時間を

自分の主観だけでなく、

実際かかる時間を正確に把握すること

が大事だと思います。

では実際にかかる時間を正確に把握するに

「とれあえず５分だけやってみる」

こと。

当然５分では終わるわけないんですが、

この５分でざっくりと全体像をつかむこと

実際やりだすと

「あれ、この資料がないとこの数字はわからないな…」

「この入力は意外と時間がかかるな。誰かに手伝ってもらわないと」

「あれ、思ったより簡単に終わりそうだ。」

などがわかってきます。

とにかくやってみて全体像をつかむ

それからスケジュールを組むと

実態とのズレは少ないのではないでしょうか。

それと、もう一つプラスするならば

自分がかかる時間の１．２倍くらいの時間設定をしたほうが

予定外にならなくていいと思います。

詳しくは次で説明します。

**２．余白の時間を作っていない。

**

上記のタスクで問題があるとしたら

余白の時間を作っていないんですね。

自分一人だけで

誰にも邪魔されずに仕事できる人であればいいんですが

仕事中は必ず邪魔が入ります。

そう、必ずです。

・顧客の急な来店

・上司からの突然の仕事

・電話応対

・後輩の悩み相談

などなど、あらゆる想定外の邪魔が入ります。

雑談を振られて集中力をかき乱されることも多々あることでしょう。

だから、スケジュールを立てるときには

それらの「想定外の邪魔」を想定した上で

余白の時間をあらかじめ組み込んでおくことが大事になります。

上記の「書類A作成」の時間が想定の２倍以上かかったのは

実は想定外の邪魔が入ったこともあるのです。

しかもタスクとタスクの間に余白の時間が全くなく

想定外が一つ起こると全てに狂いが生じてしまいます。

余白の時間があれば、その余白で対応することも可能になります。

もしくは、まったく邪魔の入らない状況を作ってしまいましょう。

・会議室を借りて連絡をつないでもらわないようにする。

・喫茶店、カフェに閉じこもり電話を切る。

・あとはこれを使ってみる？

３．仕上がり１００％を求めてしまう

最後にスケジュール通りに仕事が終わらない理由として

仕上がりにこだわりすぎて常に１００％を求めてしまう

ってことがあります。

正直、１００％の完成度って無いですよｗ

自分が完璧と思って提出した書類でも

上席が見れば粗だらけってこともざらにあります。

どうせ１00％なんて無理なんですから、

80％でもいいからとっとと終わらせてしまう

ってのが一番いいと思います。

早めに終わらせたら修正の時間も十分に取れますし

案件や書類に方向性について上席含めた情報共有ができます。

理想は締め切りまでの時間の20％で80％まで仕上げるってことですね。

自分もまだできてないけど。

４.まとめ

ものごとをやり残さない工夫としては

自分を過信し過ぎない

余裕の時間を作る

１00％を求めない

これに尽きると思います。

ちなみに自分が使っている手帳が

「アクションプランナー」

です。

３0分後とにスケジュールを記入できるんですが

スケジュールをブロックとして把握できるので、

視覚的に空き時間を認識できるってのがいいですね。