皆さま、大変ご無沙汰しております。

今回は書類のデジタル化について少し考えてみようと思いこの投稿をしています。

皆様の中で書類のデジタル化ができておられる方はどの程度おられますでしょうか？
私も会社員時代は非常に恥ずかしながら机の上も引き出しの中も書類でたくさんの時もありました。
皆様も同じ気持ちかもしれませんが、紙があると何かと安心感がありますよね。
会社員時代のある時にプライバシーマークとＩＳＭＳを取得するということになり、そのタイミングで経営層からクリアデスク・クリアデスクトップが指示されました。
この時から、私の中で書類をデジタル化することが至上命題になり独立した今でも習慣化するようになってきました。

ちなみに上の画像は現在の私のデスクの写真ですが、紙類は基本的にないのとパソコンのデスクトップ上（上の大画面がMacBook、下がWindowsパソコン）にも一時的にデータがある時もありますが、原則としてはタスクバーやDock以外にはアイコンがない状態を作っています。

でもどうしても紙の資料をもらうこともあると思うがどうしてるの？と思われるかと思いますが、上の写真の左上に複合機プリンタが見えると思いますが、そちらでスキャンしたデータをMicrosoft株式会社様の「OneDrive」にアップするようにしています。
また、商談の際にいただく名刺もSansan株式会社様の「Eight」というサービスを契約しており、そちらでデータ化しています。
請求書や領収書についてもfreee株式会社様の「freee会計」を使って基本的に全てのデータをクラウド上で管理するようにしています。

もちろんデジタル化する事で場所を取らないなどのメリットもありますが、物を見ながら作業することが難しいというデメリットもあります。
しかしこれについては慣れることで徐々にクリアになっていくと感じています。
先ほどスキャンデータをOneDriveにアップしていると書きましたが、私も仕事柄、外での作業も多いのと写真にもあるとおりMacとWindowsの２台持ちで仕事をしているので、必要な時にどのデバイスからでも書類にアクセスできるようにするためにクラウドサービスをフル活用しています。

何よりもクリアデスク・クリアデスクトップにすることで集中力が増すとともに少しでも余分なものがあると処理をしたくなる衝動に駆られます笑

ぜひ皆様も一度、書類のデジタル化を行なって頂き快適な業務環境や作業環境を手にしてみられてはいかがでしょうか。