こんにちは、なみこです。

クライアントが増えることによって、思い切ってチーム化することを決めた1月。メンバーの募集や体制まわりなどを整えた2月でした。

▼チーム化を決めた1月の月報はこちら

今月は、チーム化する上で準備したことなどをまとめてみようと思います。
2月はチーム化とひたすらマニュアルを作成していました。ちょっときつかったー！！！

チーム化するために準備したこと

メンバーの募集文&フォームの作成

今まで、一度は会ったことのある方と一緒に仕事をすることはあったのですが、今回はコミュニティ内で募集する形でした。

お願いしたいことなどの整理はわりとスムーズにできましたが、応募フォームとして使うGoogleフォームの作成が一番悩ましかったです。

スキルよりも、長く一緒にお仕事をしてもらえるようにスタンスが一致するような方が集まってもらいたいなと思い、オンライン秘書になった理由や本業/副業なのか、などその人がどんな考えでお仕事をしているかなどの項目もいれました。

契約書やNDAの作成

それぞれ契約するために業務委託契約書と、NDAを作成。

契約書なしでお仕事してるクライアントは、もう3年くらいのお付き合い。契約書がなくても文面などが残れば「契約」とみなされるから、業務量が少なかったり、単発のお仕事だったりすると契約書を巻かない人も多いと思うけど、何かあったときや言った言わないなどのトラブルを防ぐために、私はあった方がいいと思っています。NDA、秘密保持契約書も作成しました。

クラウドサインを使って、契約書は電子契約で簡単に。ちなみに、月3通までなら無料です。

請求書の受領方法をまとめる

請求書についてお伝えするのめんどくさいので、Notionでページを作成しました。新しくメンバーが追加されたら、こちらを共有すればOK！

専用のメールアドレスを作成

請求書や契約書などが、仕事で使っているメールアドレスに来るのは埋もれそうで嫌だったので、1つのGoogleアカウント内で複数のメールアドレスを作成することにしました。

こちらの記事がとてもわかりやすかったです！

例えば、namiko_work@gmailというアカウントをもっていたら、下記のような感じで、エイリアスがつくれます。（ただし、全部同じメールアドレスには受信）

• namiko_work+contact@gmail：契約用

• namiko_work+invoice@gmail：請求書用

最初、アカウント内にメールアドレスを作れることを知らなかったので、新しいGoogleアカウントを作成しようとしているところでした。これでスムーズに処理や対応ができそうです◎

コミュニケーションツール

私の中でSlack一択だったので、Slackのワークスペースを新規作成。チャンネルをどういう命名規則でつけるか悩みましたが、一旦は、「member_〇〇さんチャンネル」というチャンネル内で完結させるように。

SlackはNotionなどに紐づければ、通知で報告管理などもできるため、コミュニケーションをシームレスにすることも可能◎

今は、SlackもNotionも無料プランだけど容量や費用対効果を考えたときに、必要になったら有料プランにしようと思います！（お金をかけないって本当に大事…！！！）

チーム化するために準備したことは以上で、実際に業務を引き継ぐために、毎晩深夜までマニュアルを作成しました。

そのせいで、少し体調を崩してしまいましたが、晴れてお仕事をお願いできるようになったら、おかげさまで心も体もハッピーに！！！！

人に頼むこと、なかなか腰が重かったのですが、1人じゃなくチームで動くからこそできることが広がるのだなと学びました。（もちろん、人にお願いするのってめっちゃ大変だなあというのも日々感じます。）

来月の抱負

2月チーム化スタートさせて、3月は業務を7割くらいはお願いできるようにしたいです。また、4月から保育園ということもあり、3月はあまり頑張らず、水面化でもくもくと、いろいろ整える期間として無理せず過ごしたいと思います。

それでは、2月もお疲れ様でした！