生産性(1)

生産性については、永遠のテーマだと思っています。
「働き方改革」という言葉が使われはじめて結構経ちましたが、実際に改革は進んでいるのでしょうか。

私自身を振り返ってみますと、一番忙しかった2015年10月-16年3月と比べ、16年4月以降、段階的に残業時間の削減に成功しました。
今では、以前よりも目の前の仕事以外のことにも時間を使えるようになっています。
(私自身は「ライフ」の中に「ワーク」があるものと「ワークライフバランス」を認識しているので、「ワーク」の充実なくして「ライフ」は充実しません。その逆もまた然りです。)

私が自分の働き方を変える決心をしたのは2016年4月、少し責任の重い仕事を任され、幸運にも大きな成果を出せていた時期です。
業務に関するたくさんの戦略とその実行のためのプランがどんどん発想でき、それを実行すればするほど成果につながりました。
しかし、時間は限られています。より短い時間でより大きな成果を生み出したり、本当にやりたい仕事に時間を使えるようにするにはどうすればよいのか、キーワードは「生産性」であると考えました。

まず初めにやったことは、自分が何に時間を使っているのかを把握することでした。
全ての業務とかかっている時間を紙にメモし分析したことで課題として浮き出てきたものは、「やり直し仕事」「ルーチンワーク」「移動」にかかっている時間です。

書類にミスがあれば、訂正でだいたい2-3倍の時間がかかりますが、初めから合格点の書類を作成すれば、最短の時間ですみます。
また「適当な書類を作成する人」は到底信頼できませんので、仕事は任せません。これは双方にとってマイナスです。

私はまず、普段使う全てのマニュアルを紙に印刷し、常に手元に置くようにしました。
それまでは、社内のイントラ上に各種マニュアルが載っており、都度そこにアクセスしていましたが、そこにたどり着くまでに意外と時間がかかっていました。アクセスすることを面倒に感じてきちんと調べずに作った書類は、やり直しとなることが多かったのです。
研修についても同様です。後から調べられるよう、メモを工夫したり、集中して参加するようになりました。また、自身のスキルアップのために投資もしました。
これらは全て、仕事の「精度」をあげる取り組み、として定義できると思います。
そして、この「やり直し仕事をなくす取り組み」はすぐに効果が出ました。
事務作業にかかる時間が、従来の半分ほどになりました。さらには、事務の担当者の方々からさらに協力が得られるようになり、仕事が進めやすくなりました。

また、ルーチンワークをいかに最適化するかも非常に重要です。
ルーチンワークの多くはあまり思考を必要としないただの作業であり、時間をかけたところで成果にはつながりません。
1ヶ月に何度も繰り返す仕事は、頭を使わなくていいようにパッケージングし、時間がかからずかつミスも起こらないような仕組みをそれぞれに対して作りました。
例えば、メールの作成や返信において、それぞれの場面に応じた定型パッケージを何種類も用意することで、時間を大幅に短縮しました。
また、ファイリング(紙の書類・PC上のデータ)のルールも、最適化を追求しました。これで探し物をする時間がほとんどなくなりましたし、保存するときも全く頭を使わず自動的に格納されていくようになりました。人に共有したり誰かに業務を手伝ってもらうときにも、毎回いちいち言わなくてもどこに何があるかわかるので、勝手に探してくれるようになりました。

「移動時間」についても、考え方を変えました。
移動は仕方のないものと思っていましたが、できるだけ最小化できないか、試行錯誤するようになりました。1回の移動で同じ方向の複数の訪問先をまとめて訪問できるように調整する、小さな用事はわざわざ自分が出向かなくてもメールか電話で済むように相手の関係者(秘書さんや若手の担当者は結構重要)との関係を構築しておく、などです。
これらを続けていくうちに、移動時間は仕事している錯覚に陥ってしまいがちな危険な時間なのだ、ということがわかりました。(飛行機や新幹線の中では、集中して作業や読書ができますので、工夫次第では生産性は無限大です。が、会社員の多くはこの時間を無駄にしていると思います。)

これらが、私の取り組んだ「投入資源を最小化するための小さな改善」です。
ここでは3つの項目として表現しましたが、それぞれに無数の試行錯誤があり、結果として現在の体制を確立するのに半年ほどかかりました。
今でも、常に最適化するように意識しています。
そんなことは当たり前だという話なのですが、当たり前のことを確実に実行することが基本なのだと思います。

そして何よりも重要なことは、「投入する資源を最小化する」ことよりも「成果を最大化すること」にフォーカスすることだと思います。
時間は有限なので、成果に寄与しないことはできるだけ減らす・自動化する・外注することで、成果に直結することに最大限の資源を投入できる体制を確立する。
どうしたら成果を最大化できるか、こちらの方がよっぽど難しいのに、そもそもそれに取り組めていない状態なのだとしたら、根本的な問題解決が必要です。
また、「やりたいこと」「出したい成果」が明確になっていないから真剣に取り組んでいない。会社員にはこれが多い。気がする。

「生産性」については、この本がとても勉強になります。


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