みなさんこんにちは！
私は小売業で利用されるITインフラ、システムの開発・保守・運用をしている企業で管理会計業務のサポート的な仕事をしています。

転職して約５か月。
どこの会社でも小さな課題がたくさんあるなと日々思っています。

今回は私の部署の業務課題について書きたいと思います。

上司に課題をヒアリングしてみた

私が所属している部署は上司と私の2名のみのとても小さい部署です。
前回の記事にも書きましたが、IT部門の収支管理や請求書のチェック、予算編成の調整などの業務を行っています。(管理会計のサポート的な業務です）
↓前回の記事はこちら！

さっそく上司に「この部署の課題ってどこだと思います？」と聞いてみたところ、「やっぱり収支管理業務だよね～」とのこと。
さらに「収支管理業務のどんなところが課題だと思います？」の聞いてみたところ、以下のような課題が出てきました。

【課題①】確認する資料の保管先がバラバラ

収支管理業務をする中で色々な資料やデータを見るわけですが、それを持ってくる場所がもうバラバラで・・・
経費のリストはこのシステムから、取引先への請求データはまた別のシステムから、固定資産の明細はまたまた別のシステムから・・・という感じです。
ある程度まとめて見ることができるようにしよう的なプロジェクトが現在進行中ではありますが、スケジュール通りには進んでおらず、まだまだ先は長そうです・・・
保管されている場所がバラバラなのは会社の仕組み上仕方ないとして、毎月新しいデータがアップロードされたら自動的にダウンロードされるような仕組みができたら、わざわざデータを取りに行く必要がなくなって楽になるかもなーとか思っています。

【課題②】資料の表記ゆれ

課題①に書いた通り色々なところから資料やデータを持ってくるのですが、その中身の表記がゆれまくるのです・・・
半角だったり全角だったり、(株)だったり株式会社だったり、〇月だったり〇月度だったり、毎月表記が若干変わったり・・・
クレンジングツールはあるのですが、なかなか完全に表記統一とはいかず、手作業でチマチマ表記ゆれを直す日々。
毎月のデータを横並びで見る必要がある人はほとんどいないため、表記ゆれしても大半の人は問題ないのだと思います。
自部署は請求や支払が急になくなっていないか、金額の変更が生じていないかなど毎月の変動を横並びで確認する必要があります。
商品のJANコードみたいに個別番号があればいいんですけど、経費などはそういうわけにはいきませんね～
解決方法として考えられるのは、もっとクレンジングツールの精度を上げることだと思いますが、どうしたらいいのか現状の私のスキルではさっぱりです・・・

【課題③】資料加工の手作業

色々なところから持ってきた資料やデータをより使いやすくより見やすくするために加工する作業があります。
(Excel形式でないものをExcel形式にしたり、不要な列や行を削除したり、必要なデータを追加したり、表記ゆれを減らすためクレンジングツールを使ったり・・・）
上司が作成するもの、私が作成するもの、毎月7～8種類くらい必ずあります。
基本的に手作業で行っており、大体30分～１時間くらいかかるものが多いです。
あー、自動的に加工されたらいいのになーと毎月思いながら作業しています。
これはマクロとかを組んだら、自動化できるかもしれませんね！

【課題④】管理表の目視確認、手作業修正

日々資料やデータ、請求書などと管理表に相違がないか、修正箇所がないか突き合わせるのですが、その作業は基本的に目視による確認、手作業による修正です。
人が行う作業なので、ミス（確認漏れ、入力間違いなど）が発生してしまうこともあります・・・
紙の請求書などは目視でないと難しいですが、データの突き合わせはユニークキーがあれば関数などでできそうなものですよね。
ただそのユニークキーがない！
今まであまり考えられてなかったですが、どうにかしてユニークキーを考える必要がありますね・・・

これからのこと

今回短時間ヒアリングしただけで、4つの課題が出てきました。
めんどくさいけど、今までそうやってきているし、まぁ改善しなくても特に問題はないよねーと思ってしまうような内容が多いです・・・
でもめんどくさいことは極力減らして快適に業務を行いたい！！！
全ての課題が自部署のみの力で改善できるものではありませんが、これから自身でできることを考えて実行に移していきたいと思います。
最後までご覧いただきありがとうございました。