コーチを中心に個人事業主や個人経営者の方のITサポートをしているノムラです。

これまで色々なコーチの方のコーチ業運用や、ITツール活用の相談に乗ってきました。「有償のクライアント募集を始めるが、何をどう準備しておけば良いか？」とか「ITツールをこれまでほとんど使用したことがなく、手動でやってきたがどうしたら良いか？」といったお悩みがきっかけで、声をかけていただいています。

このnoteではよく訊かれる質問への解決策を一覧にしてまとめています！
個人事業主が軌道に乗る、はじめのステップでもある、継続クライアントが2-3名になってきたときに、どういうふうにコーチ業をしていけば良いかの指針になれば嬉しいです。

スムーズな申込みのためにできることは？

コーチングの申し込み受付で、多くの方が利用されているのが、Googleフォームだと思います。
こちらではGoogleフォームで絶対に設定しておくポイントを解説します。

◆回答があったらメールに通知が来るように設定する

Googleフォームに回答が来ていないか毎回確認しにいっていませんか？Googleフォームは回答があったときに自分のメールアドレス宛に通知がくるように設定することができます。

①「回答」タブを選択する

②右上の縦…ボタンをクリックする　　　　　

③「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリック

④「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックが付いている状態になっていれば設定OKです

チェックをオフにすれば、通知は来なくなります。

◆メールアドレスを正しく入力してもらえるようエラーチェックを入れる

クライアント募集の際にメールアドレスを入力してもらうことがほとんどではないでしょうか。連絡先となるメールアドレスは特に入力ミスを防ぎたい項目です。
そこで、メールアドレス形式が間違っていた場合に、エラーになるように設定しとくようにしましょう。

①設問のボックスの右下の縦…ボタンをクリックする
メールアドレスは「記述式」を選択してください

②「回答の検証」を選択する

③表示された設定画面で以下の値の設定にする
「テキスト」
「メールアドレス」
「カスタムエラーテキスト」に入力を間違えたときに表示するメッセージを入力する（例：「メールアドレス形式で入力してください」など）

＋αでさらに詳しい設定を知りたい人は、以下の記事も読んでみてください。下記記事では紹介したポイント以外のTipsも紹介しています。

クライアントに関する情報をわかりやすく管理する

クライアントが増えてくると、困るのが各クライアントさんの情報管理。
初めは何をどうやって管理したら良いかわからないですよね。

こちらは直ぐに利用できるテンプレートを用意していますので、ぜひ以下の記事から手に入れてご利用ください！

こちらのテンプレートで以下を管理することができます。
・クライアントの情報
・セッション情報
・アンケート情報
・同意書・契約書の情報

テンプレートはNotion版と、Excel＆Googleスプレッドシート版を用意しましたので、お好きな方をご使用ください。

まずはNotion版。必要な情報はこのページ一つで管理できるように作ってあります。以下の記事で詳細な使い方を解説していますので、ぜひ見てみてください。

上記のNotion版をExcel＆Googleスプレッドシート版にしたもの。Excelやスプレッドシートの方が使い慣れているよ！という方は、こちらをご利用ください。

クライアントとの日程調整や連絡を手間なく行うには？

クライアントとの連絡手段や調整ツールもよく相談される内容です。ここでは日程調整ツールと連絡ツールを紹介します。

◆日程調整ツール

コーチにつきものの日程調整。スムーズにいくにこしたことがないですが、なるべく自動化したいものですよね。

この問題を解決するには、日程調整サービスの利用が最適です。日程調整サービスはお互いの空いているスケジュールをカレンダーを通じて確認することができ、いちいち日時を提示して調整するという手間を省くことができます。
日程調整サービスも色々ありますが、数あるサービスの中でも、1番のおすすめはSpirという日程調整ツール。無料で利用できます。

Spirでは日程調整のパターンが2つあります。

①日程候補を選択し、相手に送付する方法
この場合、相手によって毎回日程候補を設定し、日程調整用のURLも1回きりのものになります。
また、2週間分の候補を出した場合、2週間すぎてしまうと日程調整が無効になります。

②カレンダーの空いているところを共有する方法
この場合、月曜〜日曜の調整可能な時間を枠で指定します。その枠を基準に、Googleカレンダーで空いている枠が、予約可能枠として調整相手に表示されます。
日程調整は本日を基準に設定した期間ずっと可能で、調整用のURLは1つで、誰でもそのURLから予定を入れることが可能です。
予定を入れられたくない場合は、Googleカレンダーでスケジュールを入れてブロックしておくことで、日程候補から外すことができます。

個人的に②の使い方で日程調整をするのをおすすめしています。

Spirは日程調整すると自動的にZoomのURL、Google MeetのURLも発行されるので便利です。
詳細な使い方は公式のヘルプページをご参照ください。

◆連絡ツール

クライアントとの連絡手段をどうするかというお悩みも多いです。メールだと手間がかかるので、もう少し効率化できないものかという声も。チャットでのやり取りに慣れてしまうと、メールでの連絡に少し億劫さを感じてしまいますよね。

この億劫さを解決するおすすめは、LINE公式を利用する方法です。クライアントも連絡手段としてLINEは馴染みがあり、手軽にやりとりできるのが利点です。メールでやり取りするよりも、手間や時間コストを削減することができます。

現状、個別でメッセージをやりとりする分には無料で利用できます。

また、LINE公式はトーク画面にメニューを設定することができ、ここに先ほど説明した日程調整用のURLを貼っておくことで、クラアントさんがいつでも日程調整する状態にすることができます。

欠点は申し込み時のお名前と、LINE上でのお名前を突き合わせる必要があることです。
申し込み時にLINE上でのお名前を入力してもらう、またはLINE登録後に申込をしたお名前を送信してもらうなどの工夫が必要になります。

クライアントとの同意書を結ぶには？

コーチングを提供するにあたっての同意書をどうすれば良いかというご相談も多いです。
ここでは同意書をどう準備し、締結するかを説明します。

同意書の準備

まず初めに、クライアントを締結するのは同意書か契約書かの問題があるかと思います。

こちらは、国際コーチング連盟（ICF）が同意書のサンプルを公開していますので、こちらを利用するのが良いと考えています。

同意書は、ページ内の「個人向け_コーチングセッション同意書_ひな形」からダウンロードができます。
Word形式のファイルですが、Googleドライブに保存すればGoogleドキュメントして開いて編集することも可能です。

こちらの同意書の内容をご自身の提供する内容に合わせて修正して、利用するのが良いと思います。

もちろん正式な契約書をきちんと締結したい場合には、弁護士の方にチェックしてもらった書式を利用するのがベストです。
一方で、ICFが準備した同意書の内容をクライアントと締結することで十分な場合も多いと思います。
利用についてはご自身の状況に合わせてご判断ください。

同意書の締結方法

締結方法も色々な方法がありますが、ここではクラウドサインを利用する方法を紹介します。

意外と知られていないのですが、クラウドサインは月に5件の契約まで無料で利用することが可能です。設定も難しくなく、締結もスムーズにすることができます。

Free Planを選択することで、利用が可能ですので一度ユーザー登録して利用してみてください。コーチング提供を始めたばかりの方であれば月5件あれば十分だと思いますので、どうやって締結するか迷っている方にはおすすめです。

注意ポイントとして、月5件以上になったときに有料に切り替えるには、利用申請が必要になります。申請が通らなかった場合は、有料での利用ができませんので、その点は注意してください。

まとめ

継続クライアントが2-3人になってきて、さてどうやってコーチ業を運用していこうか、となった時に知っておいてほしいポイントをまとめました。

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せっかくコーチとしてサービスを提供しようとしている時に、管理業務のあれこれに悩んで先に進めないのはもったいないなと思います。
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コーチングを提供するにあたってのお悩みがある方は、ぜひそこで立ち止まらずにお気軽に相談していただき、悩みを解消してもらえればと思います！

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