主にコーチがクライアント情報を管理するためのNotionテンプレートを作成しました。
先行してTHE COACH Academy受講生コミュニティで配布して利用いただいていますが、「管理が楽になった」「これ以外での管理は考えられない」などのコメントをいただいています！

ぜひこちらのテンプレートを利用して、クライアント管理負荷軽減につなげてもらえればと思っています。

テンプレートの特徴は以下です。

不要な項目など削除していただければ、対個人クライアント業務をされているコンサルタントやカウンセラーの方でもご利用いただけると思います。

それではテンプレートの詳細を説明していきます。
ページの最後の方でテンプレートを配布していますので、すぐに使ってみたいという方はそちらからどうぞ！（目次から移動してください）
説明が長めです。まず使ってみて、分からないところがあれば後から説明を確認いただく形の方が良いかもしれません。

テンプレートの説明

このNotionテンプレートは、以下の5つのデータベースでできています。

• クライアント一覧

• セッション一覧

• 支払い一覧

• アンケート一覧

• 契約書・同意書一覧

それぞれのデータベース同士が紐づけられており、管理したい数字なども関数で自動的に集計されるようになっています。
クライアント管理、セッション管理は管理がしやすくなるよう複数のビューを準備しました。

Notionは、データベースを様々なビュー（列を絞る/並び替える、フィルターをかける、一覧以外の様々なレイアウト形式にする）で見られるように設定できるので、ぜひご自身が見たい表示にカスタマイズしてみてください。

Notionのデータベースの詳細については、以下の公式サイトをご覧ください。

👥 クライアント管理

クライアント情報を一元管理します。
この後説明するセッション管理、支払い管理、アンケート管理、契約書・同意書管理のデータベースの情報を集約して表示しています。
トータルのセッション時間や支払回数/額合計などの集計情報も見ることができます。セッション時間はトータルの時間数と有償の時間数をそれぞれ別で表示できるようになっています。

ビューは、データ全体を閲覧できる「一覧」ビューと、ICFなどの資格取得で使用するデータに絞って閲覧できる「資格取得必要データ」ビューがあります。

■【一覧ビュー】各項目説明

• 名前：クライアントの名前を入力

• コース：コーチングの場合、体験セッション、単発セッション、継続セッションなどがあるため、クライアントの契約内容によってタグ付が可能（複数タグ付可能）

• 開始日：いつからのクライアントなのかを管理、体験セッション日や初回セッション日を入力する

• 体験：体験セッションが完了しているかのチェックボックス

• 案内送付：案内送付が完了しているかのチェックボックス

• 契約：契約が完了しているかのチェックボックス

• 支払：【自動入力】支払い一覧にデータを追加すると自動で入力、支払い種別が表示される

• 支払回数：【自動入力】支払い一覧にデータを追加すると自動で入力、支払い回数が計算され表示される

• 支払金額：【自動入力】支払い一覧にデータを追加すると自動で入力、支払い金額の合計額が表示される

• セッション時間：【自動入力】セッション一覧にデータを追加すると自動で入力、クライアントごとに無償＆有償セッションの合計時間を計算して表示

• 有償時間：【自動入力】セッション一覧にデータを追加すると自動で入力、クライアントごとに有償セッションのみの合計時間を計算して表示

• 完了：クライアントとの契約が完了した際に入れるチェックボックス、完了したクライアントを表示したくない場合などのフィルタで使用可能、セッション一覧の「完了」項目と自動連動するようになっている

• 連絡手段：クライアントとやりとりする手段のタグ付が可能（複数タグ付可能）

• セッション一覧：【自動入力】セッション一覧にデータを追加すると自動で入力、各セッションページへのリンクになっている

• 支払い：【自動入力】支払い一覧にデータを追加すると自動で入力、各支払いページへのリンクになっている

• 契約書・同意書：【自動入力】契約書・同意書一覧にデータを追加すると自動で入力、各契約書・同意書ページへのリンクになっている

• アンケート：【自動入力】アンケート一覧にデータを追加すると自動で入力、各アンケートページへのリンクになっている

• メールアドレス：クライアントのメールアドレスを入力

• 電話番号：クライアントの電話番号を入力

• 有償セッション日：【自動入力】セッション一覧にデータを追加すると自動で入力、コーチ関連の資格取得時にいつ有償セッションをしているかの要件が含まれていることが多いため、目安となるように設けている項目

「支払金額」「セッション時間」「有償時間」は一覧下部に合計が表示されます。

■【取得必要データビュー】各項目
表示項目を絞っているだけで、各項目内容は一覧ビューと同じです。

• 名前

• セッション時間

• 有償時間

• 完了

• メールアドレス

• 電話番号

• 有償セッション日

🔖 セッション管理

クライアントとの各セッションを管理するデータベースです。
クライアント一覧、支払い一覧の各データベースと紐付いています。
各データがページにもなっているため、セッションの詳細のメモをページとして残すことが可能です。セッション記録用のテンプレートも準備しています（詳細は後述）。

ビューは、データ全体を閲覧できる「一覧」ビューと、クライアントごとにデータを見ることができる「クライアント別一覧」ビュー、月にどのくらいセッションをしているか確認できる「カレンダー表示」ビューがあります。

■【一覧ビュー】各項目説明

• 名前：クライアントの名前を入力、クライアント一覧と連動しているため、クリックするとクライアント一覧が表示され選択できるようになっている

• セッション：自由入力、何回目のセッションかわかるようにしておくと管理しやすい

• 有償・無償：セッションが「有償」か「無償」かを選択、ここで有償を選ぶと有償セッション時間や有償セッション日として計上される

• 実施日時：セッションの実施日時を入力

• セッション時間（分）：セッションの時間を分単位で入力、当項目に入力するとクライアント一覧の「セッション時間」の項目が（有償の場合は「有償時間」の項目も）自動計算される

• アンケート：セッションごとのアンケートがある場合にはこちらに回答URLを入力

  • Google フォームは各回答ごとにURLが振られているので、個別回答を表示してURLをコピーすると良いです

  • セッションごとにアンケートをとっていない場合は、列を削除してください

• 支払い：【自動入力】支払い一覧にデータを追加すると自動で入力（支払い一覧でセッションを指定した場合のみ）、各支払いページへのリンクになっている

• 完了：【自動入力】クライアント一覧で「完了」にチェックを入れると、こちらのセッション一覧の「完了」欄も自動でチェックが入る

「セッション」は一覧下部に合計回数が表示されます。

以下のプロパティは自動で計算される項目＆クライアント一覧での表示をコントロールするためのものです。入力は不要なため、一覧では非表示にしています。（ページ表示すると確認することが可能）

• セッション時間（時間）：【自動入力】セッション時間の分を時間単位に変換する関数

• 有償セッション時間：【自動入力】有償セッション時間を計算する関数（無償セッションの場合0時間が自動入力される）

• 有償セッション日：【自動入力】有償セッション日かどうかを判定する関数

■【クライアント別一覧ビュー】各項目
クライアントごとにセッションをまとめて表示しているビューです。
表示形式を変更しているだけですので、表示している項目と項目内容は一覧ビューと同様です。

• 名前

• セッション

• 有償・無償

• 実施日時

• セッション時間（分）

• アンケート

• 支払い

• 完了

■【カレンダー表示ビュー】各項目
セッションの状況をカレンダー表示しているビューです。1ヶ月にどのくらいのセッションを行なっているかなどを確認できます。
各項目の内容は一覧ビューと同様です。

• セッション

• 名前

• 有償・無償

■セッション一覧のページテンプレートについて
Notionのデータベースはページのテンプレートを設定することができます。一覧右上の「新規」をクリックするとテンプレートメニューが表示され、テンプレートの編集、追加、削除が可能です。
セッション一覧のテンプレートを1つだけ登録してありますので、必要に応じて編集してください。
テンプレートは各セッションデータのページで挿入することができるため、毎回のセッションでメモする項目をテンプレートとして準備しておくと便利です。

入っているテンプレート内容は以下の通りです。使いやすい形に編集してみてください。

• セッション内容概要

• Next Action

• その他メモ

💰 支払い管理

各クライアントの支払い状況を管理するデータベースです。
クライアント一覧、セッション一覧の各データベースと紐付いています。
こちらの一覧にデータを追加すると、クライアント一覧、セッション一覧の該当項目に自動的にデータが追加されます。

• 名前：クライアントの名前を入力、クライアント一覧と連動しているため、クリックするとクライアント一覧が表示され選択できるようになっている

• 支払方法：支払方法を入力、必要に応じて回数を入れておくと管理しやすい

• 支払種別：「一括」か「都度払い」かを入力、当項目を設定するとクライアント一覧の「支払」項目に自動的に反映される

• 支払日：支払日を入力

• 金額：支払額を入力、当項目を入力するとクライアント一覧の「支払金額」項目に自動的に反映される

• セッション：都度払いで関連付けるセッションがある場合は入力、入力することでセッション一覧とデータが紐付く

一覧下部に「支払方法」はデータ数合計、「金額」は合計金額が表示されます。

📋 アンケート管理

クライアントに実施するアンケートを管理するデータベースです。
クライアント一覧のデータベースと紐付いています。

• 名前：クライアントの名前を入力、クライアント一覧と連動しているため、クリックするとクライアント一覧が表示され選択できるようになっている

• アンケート名：アンケート名を入力、どんなアンケートか分かりやすい名前を付けておくと管理しやすい

• アンケート結果URL：アンケート結果のURLを入力

  • Google フォームは各回答ごとにURLが振られているので、個別回答を表示してURLをコピーすると良いです

「アンケート名」は一覧下部に合計件数が表示されます。

また、Google フォームの回答を自動的にNotionに連携できるGoogle フォームアドオンもありますので、活用するとより管理がしやすくなると思います。

上記アドオンの使い方は以下のnote記事が詳しく解説してくれているので、ぜひ参考になさってください。

📜 契約書・同意書管理

クライアントと結ぶ契約書・同意書を管理するデータベースです。
クライアント一覧のデータベースと紐付いています。契約書・同意書は、PDFファイル、Word、Googleドキュメントなどで結ばれることが多いと思いますので、保存先のURLを管理する想定で作っています。

• 名前：クライアントの名前を入力、クライアント一覧と連動しているため、クリックするとクライアント一覧が表示され選択できるようになっている

• 契約書・同意書名：契約書・同意書名を入力、新規や延長などのステータスを含めておくと管理しやすい

• URL：該当ファイルの保存先URLを入力

テンプレートの使い方

使い方は簡単！
最初にクライアント一覧にクライアントを登録。残りの一覧は必要に応じて登録していくだけです。これだけでクライアント一覧に情報が集約されていきます。

1. クライアント情報をクライアント一覧に追加する（自動入力の項目は入力不要）

2. 支払い管理、アンケート管理、契約書・同意書管理に各クライアント情報を追加する（必要に応じて）

3. セッションが発生するごとにセッション管理にデータを追加する

4. クライアント一覧でクライアントの情報を確認する

テンプレート配布

以下のNotionページにアクセスして、ご自身のNotionに複製してご利用ください。右上の「複製」をクリックすると複製ができます。

使ってみてどうだったかなどのご感想やコメントがありましたら、この記事のURLと共にツイートしていただけると嬉しいです！

最後に

タスク管理のNotionテンプレートも以下の記事で配布していますので、興味がある方がいらっしゃいましたら、ぜひご覧ください。

また、コーチにぜひ使ってほしいIT知識に関する記事をいくつか書いていますので、ぜひ以下のマガジンからチェックしてみてください。
クライアント管理のExcel＆Googleスプレッドシート版も配布しています。

Twitter（@nomusn2017）やnoteで今後もNotionのテンプレート配布についてツイートしていきますので、もしよろしければフォローをお願いします！