小規模のイベントには、それはそれで気をつけることがあった
1月26日は『アソ部新年会』でした。
これからは外部の人も積極的に呼べるようなイベントを開催していきたいなーとぼんやり考えているアソ部ですが、なにぶんイベントを企画するだけの器と経験値を私が持ち合わせていないので、今回、総勢18名のイベントを開催するだけでも学びはありました。
18名って、大体クラスの半分くらいですよ？
そんなに多くありません。
それでもこれだけの学びがあるんだから、改めてなんでも場数だなと。。。。
100人規模のイベントなら、言い方は悪いですが、それはそれで細かい部分に目を瞑ることが許容されそうですが、10人20人規模のイベントだとさすがにそれはできません。良くも悪くも人間といいますか。
Peatixで事前決済をする理由
今回からイベントのチケットをPeatixで事前決済してもらうようにしました。
理由は単純に集客見込みが見えるからです。
「来月イベントするよー」って言っても、事前決済がないと、当日にどれだけの集客が見込めるかわかりません。
今回、最大20名キャパほどの会場を用意しましたが、当日、フタを開けてみて5名しか来なかったら、会場代、食事代などで大打撃をくらいます笑
去年も大打撃くらってますし笑
そんなこともあり、Peatix決済を利用しました。
ちなみにPeatixで有料チケットを販売した場合、手数料として【4.9％+99円/チケット枚数】がかかります。手数料を懸念して無料チケットの当日支払いという選択肢もあるのですが、「それだとドタキャンに対応できない可能性がある」「当日に全員分の精算をするのが手間」などから、普通に有料チケットの販売にしています。
インフルエンザによるキャンセル
これはあんまり想定していなかったのですが、季節的なものもあり、インフルエンザによるキャンセルが出てしまいました。
インフルエンザに関しては通常、発症から1週間は外出禁止になるので、そこそこ復帰まで長引きます。
ちなみに今回は返金対応しました。
このあたりは小規模だからこそ手厚く対応する必要があったのかなという印象もあり、これが100人200人規模だったらインフルエンザでも返金対応はしなかったかもしれません。100人規模でインフルエンザキャンセルされても困ってしまいますし笑
また、こちらでその想定をしておらず、そのあたりの注意事項の記載をしていなかったというのも理由にあります。これが【いかなる理由でも返金できません】という記載をしていたら、返金対応しなかった可能性もあります。
あとは「返金されないなら行ってしまえ」というインフルエンザ爆弾がやってくる可能性も否定できませんし笑
SPACEMARKETで下見は必要か？
会場はレンタルスペースサイト『SPACEMARKET』で押さえました。
以前、クラブを借りた際はクラブの下見をしたのですが、『SPACEMARKET』ではなかなか下見をする機会がなく（有料で下見させてくれるところもある）、そのあたりは横着した部分もあります。
『SPACEMARKET』では、会場のキャパが書いてあり、イスが何脚あるかなどである程度キャパ数の想定もできるのですが、スタンディングが基本の会場や、ソファだったりすると、当日「意外と狭いな」となることも考えられます。
ちなみに今回の会場はこんな感じ。
また今回、会場でレンタルしたフライパンが錆びていて使えなかったなどの小さいハプニングもあり、このあたりも入念に下見等していれば防げたかもしれません。ちなみに会場すぐ近くにスーパーがあったので、フライパンは補えました。
騒音の配慮
イベント中に小さいトラブルがありました。
それはこちら側の【騒音】です。
今回『SPACEMARKET』で借りたのは、マンションの一室でした。
主観的にはそこまで大きな音を出してるつもりはなかったのですが、隣の壁からドンドンと叩いてくる音が。。。。
文句があるならピンポンしてくれればいいと思って無視していたら、結局ピンポンはきませんでしたが、騒音については下見では回避できませんよね。
できるとすれば、マンションの造りが「木造なのか、鉄筋なのか」などで多少回避できるかもしれませんが、そこまで頭が回りませんでした。
途中で帰る人にも配慮したタイムテーブルを
会場は18時〜23時まで、計5時間レンタルしました。
18時〜準備
19時〜開始
23時完全撤収
という流れだったのですが、やはりみんなお喋りするために来ているのもあって、どうしても後ろにズレ込んでしまいます。イベントってタイムキープしないと大体後ろにズレ込みますよね。
そのあたりは結婚式のコース料理のように、ある程度時間を区切って、タイムキープするべきでした。
もちろん、ある程度タイムキープして予定を組んではいたのですが、食事の食べ終わるタイミングなどがどうしてもゆったりになってしまい、上手くコントロールできませんでした。
イベントが終わる23時を待たずに退散された方が何人かいまして、食後の私の美味しすぎるコーヒーを飲んでいただけず残念でしたが、よくよく考えたら一番最初に退散した三茶は山梨から来てくれていたので、タイムスケジュールをきっちり守れていたら防げたかなと。ここは反省点です。
UberEATSのかっこいい利用方法
今回、イベント中に一番驚いたのは、誰も注文していないUberEATSがやってきたこと笑
なんと『アソビカタSalon』を主宰されているキヨトさん（@KiyotoDrives ）からの差し入れでした。
これは驚きました笑
こんなかっこいいUberEATSの利用法があるのかと笑
キヨトさん、本当にありがとうございました。
イベントでの学びとは少し違いますが、みなさんも差し入れ等の参考にしてみてください笑
BARなどで見る「あちらのテーブルに」より数段かっこいいです笑
お土産を利用したあざとい作戦
最後は #山西牧場 のカレーをお土産として参加者にプレゼントしました。
これは万が一イベントでトラブルや不手際があっても、【終わりよければすべてよし】作戦で、最後に良い印象で帰ってきただきたいと思い、運営からプレゼントさせていただきました。
また今回、料理全般をやってくれたのぶりん（山西牧場）のカレーなので、その宣伝としても効果的かなと。
若干あざといかもしれませんが、全員ハッピーなお土産になったと思っております笑
まとめ
大きい規模のイベントはそれはそれで大変だと思いますが、10人20人規模のイベントでも、やはり外部を呼ぶとなると、それなりに気をつけることがあるんだなと学びました。
ざっくりまとめると、
・Peatixで事前決済
（集客見込みが把握できドタキャンも防げる）
・キャンセルの対応については事前に決めておく
・可能であれば会場の下見をしておく
・騒音への配慮
・タイムスケジュールの管理
・終わりよければすべてよし
・UberEATSの差し入れカッコいい
こんな感じですかね。。。。
ということで、今後は少しずつ、こういったイベントも企画できたらなと。
ちなみに3月18日は、池袋のイベントバーエデンにて『アソ部バー』開催しますので、よろしくお願いします。
5万円くらい貯まったらスカイダイビングでもします