超情強ナレッジ管理ツール Notion - 全ノースサンドで大絶賛 -
- Notionの日本語情報サイト Npedia を公開しました！
- COOのAkshayさんとの対談記事 もアップしました！
- 類似ツールとの比較、カオスマップ もアップしました！
TL;DR
Notionマジで最強だよ。業務効率激上げだよ。国内のツールは全部駆逐されちゃうかも。。。
前書き
きさまだれやねんってかたは前回の記事にちょっとだけ自己紹介かいてます。
今回は、ノースサンドのイントラで大活躍しているNotionについてご紹介します。
既に Notion.so をご存じの方。
あんたはアンテナ張ってるね。
はい、上から目線でごめんなさい。
ノースサンドでは、主に社内のプロジェクト等々、部内の情報共有等々、全社でのコミュニケーション等々で、Notionを利用しています。
以前は、O365 にくっついている、SharePointをベースにしていましたが、代替 + 新たな価値 という点で18年 5月ごろより利用開始し、同年 8月頃より全社導入しています。
ちなみにお値段は $8 per user / per month です。割と高めです。
でもなぜプラスで投資して導入しているかをお話できればと。
ちなみに、よーじろーがNotion導入以前のSharePointのPortalを見たときに、
うっわ、くそださっ。探しずら。
（作った人ごめんなさい
って思いました。
そして勝手に、これは変えないとイケないという使命感に沸いていました。
Notionとは
マークダウンでいろいろ書けるSaaSのシステムです。
言ってしまえば、これだけです。
※マークダウンとは、文章書く時に簡単にそれっぽい見た目になる記述方式です
つまり、簡単にナレッジを作れて、簡単にナレッジを整理できて、簡単にナレッジを検索できるサービスです。
だがしかし、驚くほどに多機能でありながらそれを直感的なUIにまとめ上げています。
そしてその動作を完璧に支えるバックエンド。
一、エンジニアとしてもため息が出るレベルに素晴らしいと思いました。
個人的に2018年のベストツールといばNotionです。
（2018年の初めに知ったので、、
下記にピントきたら、一考の余地ありです。
Qiita, esa.io, docbase, confluence, Notes, Crowi, PukiWiki, Trello
どんな人にNotionがはまるのか？
ナレッジが散在している
⇒ あー、Notion試したら中毒になるから、勝手にNotionに統一し出すよ。
社内の情報を簡単に検索するスベがない
⇒ あー、Notionでググれカスの世界観を直ぐ作れるよ。
SharePointのコンセプトは良いけど、使いづらいって思っている
⇒ あー、Notion直ぐ試そう。完全上位互換だよ。
Kanbanでいろいろ管理したい。Plannerつかいづらい
⇒ あー、直ぐ試そう。Trelloよりも多機能だから。
Trelloにドキュメント機能持たせたい
⇒ あー、それNotionだわ。
社内でqiitaとかesaとかWikiとか使ったことある/使っている
⇒ あー、直ぐ試そう。直ぐ惚れる。直ぐ移行したくなる。
Evernoteを仕事でも使いたい
⇒ あー、奥さん良いのがありますよ。Notionです。
社内のコミュニケーションを活性化させたい
⇒ あー、Notionで一役買えるね。
ドキュメント残すとき、とりあえずOffice開いちゃう
⇒ あー、直ぐNotion試そう。変革を迎えるのは今だよ。手遅れになるよ
メールガチガチ文化
⇒ Slack + Notionのコンボにしよう。マジ最強
人、物、金、情報のなかだと、
Notionは情報を迅速に整理し、情報を迅速に共有するためのツールです。
世の中の変化に対応するために、スピードは大事な要素で、価値ある武器だとノースサンドではマインドに刻まれています。
この武器を手に入れるためにノースサンドは、Notionに投資をしています。
案ずるより産むが易し。
とりま Notion試しましょう。
基本的な使い方
ベースとしては、Wikiです。ツリー状に構成されています。
新規にページを作り、ドキュメントを仕上げていきます。
マークダウンで記載することもできますが、 WISYWIG的に入力することもできます。
大体のマークダウンのサービスは2画面のプレビューですが、Notionでは、typoraのように1画面で変換されつつ入力できます。
作成したページは、URLが発行されるのでそのリンクを送ることでシェアできます。
作成したコンテンツや文字列はBlockと呼ばれる、セクションに分かれていて、それらはドラッグアンドドロップで移動したり、
ページ内に移動させることもできます。
埋め込み(エンデベ)表示
speeker deckとか slide shareも対応しています。
というか、埋め込み表示形式が対応してるサービスは全部できます。
コメント機能
ページに対するコメント、行に対するコメントなど、使い分けも可能です。
リビジョン管理でロールバックも可能です。30日前まで。
テーブル表示もできます。
ページ内に インライン表示も可能です。
カラムは日付型だったり、ユーザ名だったり多少選択できます。
Trello的なKanban表示が可能で機能としてはほぼ同じ事ができます。
使いやすさはTrelloに分がありますね。
スピード感出してプロジェクトしてるときは、Trelloも併用してたりします。
ただ、TrelloからImportすることも可能です。
カードの中にどんどんページを作っていくことも可能です。
変更履歴も完備
全ページ(権限内)の履歴と個別ページが見れます。
ページごとにSlackに履歴を飛ばすことも可能です。
Slack連携イメージ
特筆すべきまじでいい機能たち
ほぼ、リアルタイム同期
数人レベルであれば、ストレス無くほぼ同期的に編集できます。
他人のカーソルの位置もわかって、ﾋｭﾝﾋｭﾝ移動して面白いです。
Box notesっぽい機能ですね。
UIも似てる。。。
notionのリンク共有したときに、アイコン（ユーザ）が現れて、
ヒュンヒュン移動しながらなめ回して、サクッとアイコン居なくなったりするの楽しいです。
30人くらいまでの同時編集は試しました。
検索が結構く早い
すべてのページ、すべてのテキストを検索してくれます。
しかもこれの速度が尋常じゃなく早いです。(平均1~3秒)
検索対象が増えても劣化しないのが本当にすごいなと。
単純なElasticSearchだけだとこうはならないですね。。
無論、日本語にも対応しています。
※ PDFの中などは検索してくれません。ふぇ。。。
※ OR , AND検索 などリッチな検索にも現時点で対応していません。ふぇ。。
※ タグ検索もできません。ふぇ。。（これは他のやり方を見つけました）
ただ、文章中は検索できないです。
（こちらは、改善されました！）
今日は晴天です。
上記の文字列だと、今日 は検索できますが、
晴天 は検索できないです。
でもそんな不便じゃないです。
どうするかというと、こうします。
今日は 晴天 です。
スペースを入れると、検索にヒットします。
引っかけたいなというワードは無意識にこの動作ができるようになったので、検索も満足してます。
Webクリッパー
個人的によく使ってます。Evernoteキラーな機能ですね。
WebサイトをNotionのページにしてくれる機能です。
クリップしてpage化してしまえばNotion内で情報が完結するので、ブラウザに遷移しないという点や、検索にヒットしてくるという点が強みです。
Chromeのプラグインから対象ページを実行する形です。
Web Clipperの様子
取り込み後
すばらすぃ。。。
容量制限がない
Notionはファイル自体をアップロードしてクラウドストレージ的な使い方もできます。
データはS3に配置されるのですが、この容量制限がないです。
マジ大丈夫かよ。。。そのうちつくんじゃないかな。。
ちなみに気になるセキュリティは、一時 token で s3 にアクセスしているのである程度は大丈夫です。
モバイルアプリ対応
大事ですよね。モバイル。移動時間ももったいないし。
現在は iOS / Android両方対応しています。
結構シームレスに動きます。Webより使いずらい点ももちろんありますが、モバイルでの完成度はとても高い方かなと。
主観として、人気がでるサービスの重要なファクターとして、モバイルでの利便性の高さというのはあると思います。
Webはイケてるのにモバイルがイケていないサービスはホントもったいないなーって思ってしまいます。なかなかの機会損失。
ちなみに、PC用のアプリもあります。
Chromiumのプロセスが立ち上がるのと、メモリの消費量から、多分Electronベースだと思うのですが、ちゃんと作り込まれているので大分使いやすいです。
ブラウザでも問題無いんですけど、ショートカットが便利ですね。
アップデートのサイクルが早い
大体1ヶ月に1度は結構重めの機能追加が実装されます。
この仕組みというか、組織が本当にすごいなって思ってます。
※こちらに更新履歴が載っています
機能開発スピードもそうですし、これだけのプラットフォームを回せるCI/CDもそうだし、全体のUI管理もそうだし、細かなバグフィックスはほぼ毎日直している。
Notionの開発組織体制は本当に素晴らしいなと。。。
ここが個人的に一番、驚嘆するポイントです。
是非会いに行きたい。話したい。
（俺英語話せないけど
サポートが割と良い
アプリ内のチャット窓口(Intercom)でやりとりができて、営業日であれば、1日以内には大体返ってくる印象です。Twitterも頻繁に更新されていて、mentionつければ返信も来ます。
サポートレベルは、まぁ。。うん。ってかんじです。
過度な期待はしないほうがいいです。
既存のサービスと何が違うのだろーか
この領域は飽和状態なので、類似のサービスを絡めて書いていきます。
サービス系
Qiita team / esa.io / docbase.io / kibela / Slab / Slite
Notionは表現力の高さ、アプリケーション自体のスピード、圧倒的に優位性があると思っています。
どれも触ったことありますが、Notionはなかなか上位互換かなと。。
一部のサービスはタイムラインのような形でナレッジを表示することが多いと思いますが
（TwitterのようにTOPページが変化し、流れてゆく）
NotionはWikiベースなので原則的には常に同じページです。
（深い構造のナレッジの変化は拾いづらい）
とりあえず、ここの違いは触り出せばわかる領域かなーと。
すさまじい使いやすさです。
OSS系
Knowledge / crowi / PukiWiki
基本的にはセキュリティポリシー等々でOSSを使わざるを得ない。という状況で使っている形かと思います。
NotionはSaaSなので、セキュリティ要件の満額回答はなかなか難しいかなと。
ノースサンドでも、顧客情報等セキュアに管理する資料はSharePointを併用しています。
メモ系
dropbox paper / Google keep / Box notes / OneNote / Evernote
単発過ぎて、整理しづらいんですよね。やっぱ構造化したくなる。
Notionは作成後にドラッグアンドドロップでどんどんネストすることもできます。
まずはナレッジを作って、後で整理。がしやすいんですね。
ページの統廃合も簡単です。
Web Clipper機能も最近実装されたので完全にEvernoteをAIMしてますね。
Enterprise系
confluence / IBM Notes / SharePoint
Notionだと管理能力で負けるのかなと。Notionは管理者系の観点が弱いのでそこが難点ですかね。しかもこれらは歴史もあるのでなかなか移行しづらい領域ですよね。。。
セキュリティ等々、分析等々、一元管理等々弱みがあります。
プロジェクト管理系
Trello / Backlog / JIRA / Redmine / GIT系サービス
Notionはプロジェクト管理という点だとちょっと簡素です。
Trelloのような単純なKanbanであれば、近しい動きはするのですがJIRA/Backlog などのプロジェクト管理ツールやチケットドリブンでガンガン運用に乗っていると、なかなか拮抗できるツールにはなりずらいかなという印象です。
だからといって、両方導入するとドキュメントが散在してまた混乱のカオスがありそうです。
フェーズにもよると思いますが、ここは適切な見極めが必要かなと。
帳票ツール
Google Spread Sheet / Office Excel / Airtable
テーブルに関してNotionは下位互換レベルです。
関数等使えますが、大したことはできないです。マークダウンでテーブル書くよりは便利だなーって印象です。
Airtableというサービスを軸に入れてますが、ここはTableとkanban、calendarが相互変換できる点がとても似ていると思います。
という感じです。
つまりいろーんな機能が良い感じにマージされていて
うまく使えば、超使いやすいぜ。って感じです。
自由にできすぎちゃうせいで迷う可能性があるので、Notionから用意されているテンプレートを見て学ぶことが大切だと思われます。
つまり若干の学習コストが必要です。
このハードルは個人的に低めだとは思っているのですが、これを越えた先の世界はもうバラ色です。
ノースサンドの社員はバラ色の人が多いです。（多分）
超超個人的ですが、
Notionを
使いこなせる人、
使うことができる人、
見ることができる人、
何もできない人
様々いますが、これをスキルレベルの一つのクライテリアに設定している節がなくもないです。
ノースサンドでのユースケース
社内での利用例を紹介していきます。
思い出置き場
写真をベースに表示する機能もあるので、思い出置き場的にも使ってます。
LINEで全社共有もしんどいので、
メッセージ配信
ブログチックにも使っています。
会社のマニュアル
手順書的なのもExcel or wordでスクショ祭りが無くなりました。
社内プロジェクトの管理
前回の記事などの社内プロジェクトもNotionで完結しています。
APIリファレンス
Swaggerでやれよ的な感じもするんですが、そこまでするかってときですかね。
本の履歴
読書の履歴を載せて、印象に残った文面と感想を載せてたりします。
他人に直ぐに紹介できるように
ナレッジ集約
研修は動画とともに配置してます。
動画をアップロードするだけで埋め込み動画になるので鬼便利です。
社員旅行のしおり
しおりは最高によかったですね。
見るのもモバイルで簡単だし。アップデートも即時だし。
ＱＡとかも蓄積されていくし。
なにより、Notionすげー浸透したし。
とまぁ軽くこんな感じなのですが。
（ちなみにまだまだ鬼のようにあります）
多機能すぎじゃない？すごくない？
うちの社員クリエイティブな人多くない？
Notionのここが惜しい
めっちゃ良いツールなのですが、もちろん不満もたくさんあります。
権限管理がわかりずらい
Wikiの用なツリー構造となっているので、親ページに対してユーザごとにページの権限を割り当てます。
子ページは権限を継承する形ですが、子ページから別のユーザを追加することもできます。そしてちょっとこれが事故りやすく、見通しが悪いです。
（不意にどっかのページにドラッグアンドドロップして、見失う）
こーゆーユーザ周りがちょっとわかりづらく、統合管理する画面もないです。
利便性とのトレードオフかなと、割り切っている部分ではあります。
1000人とかの母体だときついのではないかと。
ワークスペース切る感じが理想ですかね？
アクセス解析ができない
どれくらいのアクセスがあったのかな？ってのがわからないです。
PCからだと、直近のアクセス履歴を追うことはできますが、それだけです。
企業目線でいえば、どの程度使われいるかは明確に知りたい情報です。
とりあえず、 segment のタグ突っ込んでアクセスデータを価値ある物にしたいなーという印象です。
このへんないと、不意に公開されたときとかもう追えないですしね。
公開されたリンクとかも一元管理できないですし。
弊社では、一律で外部公開設定はオフにしています。
パワーポイントの自動展開がしてくれない
PDFに保存してから、再配置ですね。これはちょっとめんどい。。
PDFを埋め込むと、その場でスクロールできるようになります。
日本リージョンがない
NotionはAWSをベースで作られていますが、us-eastリージョンの模様です。なので距離的な遅延がなんとも。というところです。
ただ、正直これを顕著に感じるほどの影響はないです。
※ ほら、会社で入れるとデータの物理的位置が法の制約だったりいろいろあるんすよ。
ドロー機能がない
Notionに唯一存在しない概念としては、ドローの機能です。
そうです。製図です。
細かい資料作成とかはPowerPointの出番はまだまだあります。
PowerPointでコピって、オブジェクトを貼り付けって運用ですかね。
NotionとPowerPoint画像のあわせ技の図
特段制限がないプロジェクトでは、Miro というリアルタイムで編集できるお絵かきツール的なものを使って埋め込んでいます。こちらは優秀な Draw.io ってところでしょうか。Cacooとも近いです。
プロトタイプならFigmaとかって感じですね。
ガントチャート表示機能
カレンダー表示や、Kanban表示に対応しているので、その日付をそのままガントチャートで表示したいなって思います。
※ もうすぐリリース予定っぽい！ elegantt for trelloも駆逐しちゃう。。。
現状だと、できてカレンダー表示ですね。
APIがない
今はAPIがないです。夢が広がりません。
ただ、対応予定には入っています。待ち遠しいです。
導入によって得られたもの
社員の一体感
リアルタイムでアイコンが現れるのでその場に居なくても
すごい一緒に居る感がでます。編集もリアルタイムですごい一緒感でます。
だから何って感じなんですけど、普段一緒に入れない人も一緒にいる気分になります。
なんかよくない？
去年、社員旅行のとあるイベントで、Notion 使って30人くらいで
同時編集してたのとかめっちゃ楽しかったですね。
表現むずいんですけど、
なんか、すげーよかったです。うん。とっても。
ちゃんと動いたNotionに個人的に泣きそうになった。
考えた物をアウトプットする迅速さ
ノースサンドには、いろいろなアイデアを実践してみたくなってしまう人がたくさんいます。
そのアイデアをまとめあげて、試す場としてNotionはとてもマッチしています。
下記が良い例です。
1.ブツブツ交換プラットフォーム
欲しくない？ってなってサクッとできあがりました。
2.セキュリティ川柳
軽く告知して、サクッと開始。みんなノリで書き始める。
3.仕事というクエスト
掲示するとものの10分で売れるクエスト（仕事）ばっかりです。
みんな食いしん坊すぎぃ
4.会社年表
なんか酔ったノリで作り始めちゃった。
新卒/中途に刺さる。
と、まぁこんなかんじで。
別に代替のサービスでももちろんできるのですが、
ここまでの表現度の高さがあって、既存のプラットフォームに乗るし、
リアルタイムに状況がわかるという。
控えめにいっても、めっちゃ楽しい。
リモートでの利便性 と 業務スピード
たとえば、議事メモを
テキストで書いて
メールで送って
レビューして
修正して
清書して
なんて事、社内だとほぼもうしないです。
Notionで議事メモリンクを事前に共有して、開きながらみんなでディスカッションします。
終わった瞬間、議事メモができあがっている。そしてToDoにも落とし込めて期限設定できて、通知も来る。
最強やろこれ。
リモートでもできるし、最強やろこれ。
書いてる人の性格が伝わる
社員1人1人のページがあるのですが、これに社員の特性が良く出てます。
すげーいじられている取締役だったり
意味不明な趣味を露呈している人だったり
やんちゃな過去写真を載せている人だったり
とりあえず、多種多様で、なんかおもしろいです。
社員のリテラシーUP
導入時には社員のほとんどはマークダウン？？という状態だったと思いますが、現在はみんなふつーにページを作れるようになっていて、とても感動です。
社員のキャッチアップの早さももちろんあると思いますが、なによりNotionが多機能でありながらもそれを難しく感じさせない秀逸なUIを提供していることにつきると思います。
目立ちたい人の可視化
世は乱世。食うか食われるかです。
※ ノースサンドはそんな殺伐としてないです。
目立つのがとても簡単になりました。ナレッジの共有〜おすすめランチまで多岐にわたります。
インターネッツを通したリモートでの意思疎通が Slack + Notion + Yammer でもうロンです。
ただ便利が故に、活用しすぎてて、Notionがなくなったら生産性の低下が本当に怖いです。そんな退化できんのか。
ただまぁ 結構いま、この界隈は賑わっているとおもっていて、下記なども結構イイ線行ってます。
Quip
最近セールスフォースに買収されました。ディレクトリベースです。
チャートとかの表現力の高さがあるのですが、Notionに比べるとちょっと使いづらいですね。
Nuclino
UIも直感的でドキュメントに対してGraphDBのような描画ができるのですが、コンテンツが多くなると見づらく、何のためのグラフなのかよくわからなくなりました。無料でも結構使えるのでむかーし個人でつかってました。
まぁダントツでNotionが便利なんですけどね。
Notionの導入~移行に際して
ノースサンドでのNotion導入は力業です。
よーじろーが勝手に見つけ
よーじろーが勝手にワークスペースを作り
よーじろーが勝手に移行し始めました。
怒られたら謝ればいいかなって精神で。
単純に作るのが楽しかったのですが、やっぱ目でみて使って、利用してもらわないとわかりづらいかなって意味合いもありました。
しかし、Notionの良さは伝わりづらいものです。解説とレクチャーが要ります。
まず、そのためには、情報のソースとして有用 という状態を作りださなければならないと思い、社内の様々な情報をかき集め最強のWikiを勝手に作り出しました。
その時点で、ブックマークする程度の価値はあったと思います。
これをもって、優秀なうちの役員の判断は、即決でまずミニマムスタート。
利用して、めっちゃいいやんってなって、
全社導入が決まりました。
浸透フェーズでは、ありがたいことに手厚いNotion拡散マンも居たので、しれっとおすすめしながら業務フローをNotionへ変えていく。
愚直に、Notionへアウトプットを変えていく。
面倒でも、Notionの有用さを表現していく。
ゆっくりとじみーな作業です。
そんなこんなで一度使えば、わかる人はわかる。ってかんじで浸透した感じです。
かくして、ノースサンドは、Notion を媒体とした
コラボレーション × スピード という 武器 を手に入れました。
費用対効果抜群。
まとめ
情報の管理というのはとてもむずかしい領域ですよね。
単純にすごい利便性のあるツールが正義かと思いきや、企業のレベルがそこまで達していない or 成長できないと利活用が進まないです。
元々の資産をどのように償却するかも重要なポイントです。
ノースサンドはまだまだ小さなベンチャーなので判断も一瞬ですし、取り回しも大手に比べれば身軽です。
ここは大きくなっても鈍くしたくない部分です。
Notionの導入と利活用はノースサンドの企業文化と企業レベルがうまくマッチした例だったと思います。
Notion単体では、単純な便利ツールでしかないですが、
社員一人一人がNotionのプラットフォームを活用してコラボレーションをしていく形がもはやノースサンドの一つのカルチャーとなりました。
今後もNotionをみんなで利用して、どんどん成長していくぜーーって想いです。
Notionがさらに気になった方は、下記の Npedia にNotionの情報をまとめていますのでよかたらどうぞ。
ということで。
We are hiring!!
こーゆー取り組みを自発的に提案して作りたい仲間も募集しています。
Twitter もみてね。最近わりとちゃんとやってます。
あ、Notionリンクも再掲しときますね。
Notion.so 公式リンクはこちらより（クーポン付き）
ではまた。
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