今回は、【仕事術】として、僕が普段実践しているメール管理の方法について取り上げます。

僕は、数年前に人から教えてもらい、メールの受信トレイにメールが残っていない状態を常にキープしています。

後から知ったのですが、この管理方法は「インボックス・ゼロ（Inbox-Zero）」と呼ばれているらしいです。

「インボックス・ゼロ（Inbox-Zero）」とは？

「インボックス」とはメールの受信トレイのことで、「インボックス・ゼロ（Inbox-Zero）」というのは、インボックス（受信トレイ）のメールを1通ごとに処理して、基本的にインボックス（受信トレイ）には何も無い状態を維持する、というメール管理方法の1つです。

この方法は、アメリカのライフハック系ブログ「43 Folders」の管理人である、Merlin Mann（マーリン・マン）氏が2006年に提唱したとのことです。

※「ライフハック（LifeHack）」というのは、情報処理業界を中心とした「仕事術」のことで、いかに作業を簡便かつ効率良く行うかを主眼としたテクニック群のことです。最近では、日常生活における「知っていると便利な生活の技や知恵」のことを指すこともあるそうです。

「インボックス・ゼロ（Inbox-Zero）」でメールを管理すると、受信トレイがそのままTo Doリストになっているような感覚です。

受信トレイのメールがゼロであれば、対応すべきメールは無いということですし、受信トレイにメールが1通以上あれば、そのメール自体が対応すべきタスク、ということになります。

「インボックス・ゼロ（Inbox-Zero）」のメリット

このように、「インボックス・ゼロ（Inbox-Zero）」のメリットは、「メールを探す時間の短縮」と「抜け漏れの防止」だと思います。

「メールを探す時間の短縮」については、「あのメール、どこに行ったっけな？」というケース以外にも、「このメールは、対応する必要があるのかな？ないのかな？」とメールを読み返す時間も短縮できます。

「抜け漏れの防止」については、「対応すべきメールがあるのかないのか」、「何通のメールを対応する必要があるのか」が、視覚的にすぐ分かるようになります。

Merlin Mann（マーリン・マン）氏は、2007年に記事の中で以下のように言っているそうです。

受信トレイを大量のメールで埋めている人は、重要な連絡を見落とす可能性もあり、それらは業務を滞りなく進行する上でも影響を与える。
なので、受信トレイを管理できない人は、仕事ができない人の特徴とも言えるかもしれない。http://www.43folders.com/izero

僕が具体的に実践している細かい管理方法に関しては、次の記事に書きます。

つづく