モチベーションに一切依拠しないタスク整理

◾️はじめに

このnote、巷で散々言われているような「まずはタスクを優先順位ごとに並べて〜」とかいうクソつまんねえ事は言いません。

(※後で優先順位については触れるけどね)

右も左も分からないような環境にぶち込まれ「なんでこんな事もできないんだ!」と怒られ悩んでいる人。気になる異性とデートする時「もっとちゃんと計画してよ!」と怒られ帰られてしまう人。

恋人に婚約破棄され、婚活も上手くいかず、意を決してストに出たはいいもののツルッツルの坊主、加えて「ストナンから朝帰りしたら実家が燃えていました」というような「泣きっ面を蜂に刺されて号泣しながら歩いていたら道中で知らない人に硫酸を浴びせられました」レベルで不幸に見舞われてモチベーションガタ落ちになった翌日にすぐ仕事をしなければいけないような人。全ての人にこのnoteを送りたいと思います。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

このタスク管理は僕のオリジナルです」と言いたいところなのですが、僕のオリジナルではありません。同部署のマネージャーと一個上のメンターから叩き込まれたものでもあります。
まあこのマネージャーとメンターが凄くて。

本来はグループの別会社に入社していたのですが、「マーケティングと営業をやりたいです」という本人の希望によりこの会社に異動。今の部署の立ち上げ期に配属されて、僕以上に右も左も分からず、提案書の内容を5時間に渡り上長から詰められ、「いつ仕事を辞めてやろうか」と毎日思うくらい酷い環境にいたにもかかわらず、社内史上最速・最年少でマネージャーに昇進した上司(僕と年齢が3つしか変わらない男性)。

その部署に初めて新卒として配属されて、1年目が終わる下期の2月〜3月の頃は上のマネージャーと毎週泣きながら1on1を行なっていた一個上の女性のメンター。結果的に僕が入社する直前、しっかり目標予算を達成し、新人賞最優秀賞候補にノミネートされていました。

その2人の下に付いたにゃんぱすは現在どうなっているかというと

こうなっています。

終業時間近くになるとPCのデスクトップを眺めながら歩いて、オフィスの壁に激突するくらい疲労しています。

何が言いたいかというと叩き上げの若い二人にみっちり仕込まれたタスク管理法です。

かつ「いつこの仕事辞めようか」とか「泣きながら面談を行う」とかいうレベルでモチベーションがガタ落ち、いわゆるWill power(意志力)がゼロになってもしっかりと目の前の業務を遂行していける。そのようなタスク整理法を以下に共有したいと思います。

=ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

さて、顧客への期待値コントロールをいつもミスるNyampusですが、「このnoteにエンターテイメント性があるか」と聞かれたら「それは分からん」と答えます。が、「仕事の役に立つか」と聞かれたら「まあそりゃね」と申します。

そういうnoteをこれから書きますね。

本noteのアジェンダは以下の通りです。

◾️はじめに(今終わったねこれ)
◾️概要
◾️使うツール
◾️大前提
◾️やり方
◾️あとがき
◾️Appendix〜成果目標と行動目標〜
◾️Appendix〜生じた疑問〜

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◼️概要

これから書くタスク整理の方法の中の最重要骨子としては「行動のスクリプト化」になります。
これがうまく行かねえと「Will power(意志力)がゼロになってもしっかりと目の前の業務を遂行していける」ってのができねえんだ。

で、今回一体何を行うのか、全部で8段階あるのですが...
クソ長えんだ。先程のマネージャーとメンターから「この流れでタスク整理するんだよ〜」と手取り足取り教えられたわけではなく、なんとか彼らと俺が普段やっていることを端的に言語化して、体系化したものが以下のタスク整理の方法になります。

これからはクソ長い講義みたいな形式のnoteになる為、煙草とコーヒーで休憩しながら読んで頂けると幸いです。

そそ、んで、8段階は、以下のようになります。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

①『そもそも何を目的にこのタスク整理をするのか』という前提確認を行う
②MUSTの項目を象限(アカウント・依頼事項)ごとに羅列する(大項目)
③アカウント・依頼事項(大項目)の中に存在する業務(中項目)を羅列する
業務(中項目)の中に存在する業務を「(小項目)」として羅列し、「(小項目)」について限界ギリッギリまで行動をスクリプト化する(★最重要)
想定処理工数使用するツールを横に書く
⑥①の前提条件を思い出し、優先順位を確認する
カレンダーにぶち込んでいく
⑧遂行実現可能性(オペレーション化されているか)を確認する

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

上のを簡単に流れで書いてみると以下のような流れになります。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

「何のためにタスク整理するんだっけ?」を確認→アカウント・依頼事項を並べる(大項目)→中項目を書く→小項目を書く→どのくらい時間がかかるのか&使うツールを書く→カレンダーにぶち込む→「本当にこれできんの?」を先輩・上司にチェックしてもらう


ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

よしゃ。次の使うツールに行きましょう。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️使うツール

今回の作業で使うツールは
・ノートアプリ
(※MicrosoftのOne note、EVER NOTEやメモ帳、または紙のメモでもOK)
・カレンダーアプリ
(※MicrosoftのOutlook、Googleカレンダーなど、ここは紙ではなくアプリが望ましい)
の2つです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

実際の仕事では僕はMicrosoftのOne noteとOutlookを使っています。
まあ「会社指定」ってのが使っている一つの理由だけど、なんだかんだ大学時代、レポートや発表などでWordとかPowerpointとか使っていて、Microsoft製品には馴染みがあり、操作性もWordとPowerpointと似ているのでOne noteとOutlookは使いやすいと思います。
またOutlookはExchange使えばGoogleカレンダーと同期できるのでオススメ。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️大前提

大見得を切ってこのnoteを書き始めたものの、「大前提」はあります。注意事項
「ここは気を付けてね」っていうポイントを以下に記載します。

①50回やって50回同じパフォーマンスが出せる業務に関しては、そもそもタスク整理を行う必要が無い

例えば「歯を磨く」という業務があるとして「歯に付着した歯垢を大体落としきる」「外出できる程度には歯を綺麗にする」がゴールだったとしましょう。

「まずベットから起き上がり洗面所まで歩いて行き...」「次に利き手で歯ブラシを握って...」「歯磨き粉を利き手とは反対の手で持ち...」「そして鏡を見ながら上の右奥歯から歯垢があるかチェックして...」「いやまずは口の中を水で漱がなきゃ...」

やる必要ねえわ...。このnote、卒論作成やレポート作成、デートプランの作成にも応用可能なように書いていますが、それこそ今まで生きてきて何千回もやったことがある作業や「息を吸うようにパフォーマンスが出せる最終アウトプットが出せる作業(外出できる程度には歯を綺麗にするとかね)」に関しては、タスクの細分化も優先順位をつける作業も行う必要ありません。逆に細分化したり優先順位をつける、その工数が勿体無いです。


ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

②タスク整理の初動を起こす際に最低限のWill power(意志力)は必要になる。

タイトルの通り、今回の作業に大袈裟なモチベーションは要りません。が、どうしても仕事となると、その初動を起こす際に最低限のWill power(意志力)は必要になります。
仕事とプライベートで分けて考えて頂ければこれは理解できるかと思います。
「わーい好きな人とデートだ〜!なに着てこっかな〜!行く店はこことあそこで、移動時間は〜...」というような、これから何か楽しみなことが起きると予想できる時は、それこそWill power(意志力)とか「店に到着するまでの移動時間を逆算しNAVITIMEで調べ〜」のようなクソ面倒くせえこと考えるまでもなくノータイムで初動を起こせますよね。

仕事となると話は別です。
「風呂に入った」→「頭が濡れている」→「このままでは風邪を引く」→「あ〜ドライヤーで髪乾かすか〜」程度のWill power(意志力)は必要となります。

ていう2つの注意事項があることを念頭に置いて、次のアジェンダの「やり方」を読んで頂けると幸いです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️やり方

「とっとと本題に入れクソが硫酸浴びせんぞ」という声が聞こえてきそうなので
具体的なやり方について述べます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

①『そもそも何を目的にこのタスク整理をするのか』という前提確認を行う
【使用ツール:ノートアプリ】

ここがブレると⑥で死にます。優先順位がつけられなくなる。

「カレーを作る」で言えば「自分の家に来てくれた友達が夕方に帰宅するまでにカレーを作って振る舞う」というMISSONを、仕事で言えば「期間内に◯千万円の目標予算を達成する」というMISSONを、きちんと頭に叩き込んでタスク整理を始めましょう、ということになります。

MISSONを忘れるとどうなるか。
例えば「カレーを作る」というところ、簡単な例で例えますとカレーを作るに際し「皿に盛り付ける」「野菜を切る」「調味料を確認する」「ご飯を炊く」「切った野菜を鍋に入れる」「水をコップに入れてテーブルに出す」「スーパーに素材を買いに行く」というように様々なタスクが発生するじゃないですか。

これらのタスクって、「自分の家に来てくれた友達が夕方に帰宅するまでにカレーを作って振る舞う」という明確なMISSONが認識できていれば、「次に何をすればいいのか」という優先順位ごとに並べる行為はかなり容易になります。

マジ、意外にブレるんすよ夕方までに帰宅する友達にカレーを振る舞うという大前提のMISSONを忘れていると「やっべ先に水出すべきだったわw」「メシ炊くの忘れてたからスーパーにレンチンご飯買いに行かなきゃw」「そーいやあの子とその後どーなったのよw」「ルーを鍋に入れまーす!...味が薄いなもうちょいルー入れるか...」「ヤベッ次何しよーかなー」と、

手順がバラバラになるわ作業工数もかかるわで友達が「俺帰るわ〜」になっちゃい、「あれ俺何の為にカレーを...ヤベエ『夕方に帰宅するアイツにカレー振る舞う』なら『食材はアイツが来る前にスーパーで買っておいて』『最初に水出して』『炊飯のボタンは押しておいて』って...俺カレー作るんだったわ....きちんと手順踏むべきだったわ」ってなるんす。

まあ非常に卑近な例ですしカレーを作るくらいなら正直ここまでブレないのですが

僕の仕事で言えば「期間内に◯千万円の目標予算を達成する」というMISSONを失念したままタスクを整理していると「まずどのアカウント(企業)に対して何をするのか」というアクションを羅列はできるものの「どれから始めればいいのか始めればいいのか」が分からなくなっちゃうんすよね。

今タスクを整理しているのは「期間内に◯千万円の目標予算を達成する」為である。という前提を念頭に置いておけば
「アカウントのポテンシャル(資本金)が高い順にタスクを並べよう」「受注確度が高い(本提案が終了し見積が提示できている)アカウント順にタスクを並べよう」と方針が明確になり、それに準じてタスクが整理できるので。

なのでまず「そもそも何を目的にこのタスク整理をするのか」ということは念頭に置いておきましょう。具体的にはOne noteのタイトルにしておきましょう

このくらい当たり前だって?「どこかの書籍に書いてある内容」だって?
分かる。OK。その通りここまでなら誰にでもできる。
③〜⑥で俺と一緒に地獄を見ましょう。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

②MUSTの項目を象限(アカウント・依頼事項)ごとに羅列する(大項目)
【使用ツール:ノートアプリ】

僕の場合は「アカウント(対応必要性のある企業)」と「先輩・上司・他部署からの依頼事項」の2象限に切り分けて並べます。

さっきの「期間内に◯千万円の目標予算を達成する」がMISSONで、
そのMISSONを達成する為に「俺が対応しなきゃいけない企業さん!」と「先輩とかから頼まれたこと!」の2つが今回の大項目になります。

先程の「カレー」と「俺の仕事」で2つ、タイアップして例示するとしたら以下のようになります。


ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

【MISSION】
プライベート:友達にカレーを作って振る舞う
仕事:期間内に◯千万円の目標予算を達成する

【MUST】(大項目)
プライベート:野菜を切る・ルーを入れる・ご飯を炊く・etc...
仕事:〇〇株式会社への対応・〇〇ホールディングスへの対応・〇〇グループへの対応・休眠顧客への対応・新規リード獲得施策・フラグ設定したメールの処理・etc...

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

こんな感じ!

カレーで言えば「この工程を外したら絶対にカレー作れないよね」というポイントを押さえて並べます。「大項目」「中項目」「小項目」で言えば「大項目」というやつです。

※上の「野菜を切る」という「大項目」に際し、「中項目」で言えば「ニンジン・タマネギ・ジャガイモ・肉の食材を揃える」、「小項目」で言えば「各食材を◯cmの大きさで×切りにしておく」みたいに更に細分化されるのですが、これは後で述べるね。


ここで重要なのは「網羅性」。
「少なくともこのアカウント対応だけはこなさないと目標達成できねえ」「これが抜けていたらクライアント・先輩・上司・他部署にぶっ殺される」という項目を並べます。

※余談

ここで「あ、あのアカウント(企業)への対応、忘れてましたテヘペロ♡」やっちゃうと何がヤバいかというと(あり得ないと思いますよね。が、これが20〜30のアカウントに増えてきて、それら全てを先輩・上司に任せず自分のみでハンドリングしていると起こります。てか僕がやらかしました)、その失念していたアカウント(企業)に関する対応工数が本来組んだはずの予定に食い込んできてリカバリーする手間が発生します。


何や?というと、「Aのアカウントに関しては1〜5まで終わらせて、Bのアカウントに関しては4〜8まで終わらせれば、今日の仕事は終わり〜♡」のはずが「Cのアカウントの2〜6をやっていませんでした」となると...。
まあ無事怒られるのもそうですし、目標達成から遠ざかるのも勿論ですし、何よりこの後に大事な予定とかあっても無事に残業する羽目になります。それが嫌なら「今挙げたアカウント、きちんと網羅できているかな、どうかな」ってのはきちんと確認しましょう。


One noteに記載する内容は以下のようになります。(以下、僕の仕事で使っているFMTをマスキング・簡略化して記載します)

つーても自分の担当しているアカウント(企業名)や先輩・上司・他部署に「これお願いねー」と言われたものをまずは羅列するだけで、見た目はシンプルです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

~アカウント(対応必要性のある企業)~

(※これらが「大項目」ね)
◾️〇〇株式会社
◾️〇〇ホールディングス
◾️株式会社〇〇
◾️〇〇グループ
etc...(※実際にはこれが数十個並びます)

〜先輩・上司・他部署からの依頼事項〜

(※これらが「大項目」ね)
◾️週次レポートの作成
◾️〇〇さんに頼まれた××会社の契約対応
◾️△△さんとネタの棚卸し+▼月~▲月の営業方針相談
etc...(※実際にはこれが数十個並びます)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

こんな感じです。

ここまではクソ簡単です。次からちょっと覚悟、おねしゃす。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

③アカウント・依頼事項(大項目)の中に存在する業務(中項目)を羅列する
【使用ツール:ノートアプリ】

アカウントや先輩等からの依頼事項(大項目)は並べ終わりましたかね。
こっからがマジでやべえんだ。「企業名〜♡」って並べたら次は「その企業ごとに発生してくる業務〜♡俺がやらなきゃいけない業務〜♡」ってなるのは必然です。

さっき「〇〇株式会社」「〇〇ホールディングス」とか並べてたよね。あれの一つ一つに付随してくる(※僕の)業務は以下のような感じです。

いくぜ。ブラウザバック不可避。以下は項目でいうと「中項目」です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〜以下業務内容〜

・先方に初回訪問日確定の連絡
・ヒアリングシート作成
・初回訪問+サービス紹介
∟ヒアリング(課題レベル)
∟ヒアリング(業務内容の詳細)
・お礼メール
・〇〇マネージャー&××チームに議事メモを展開
・〇〇マネージャー&××チームのメンバー&リーダーと仮提案方針確定のMTG
・仮提案書作成
・先方に仮提案日確定の連絡
・仮提案日当日
・お礼メール
・〇〇マネージャー&××チーム&△△責任者に議事メモを展開
・××チームのプロジェクトマネージャー&リーダー&メンバーと本提案方針確定のMTG
・本提案書作成
・見積申請
・先方に本提案日確定のMTG
・本提案日
・お礼メール
・稟議結果確認の後追い電話、メール
・口頭内示の確認
・契約書FMT確認
・リーガル確認
・正式見積書確認
・内諾書対応
・NDA、基本契約書、個別契約書の双方捺印確認
・契約締結

〜以上業務内容〜

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

という感じです。これでも一部省きました。
......新卒1年目でこれ全部やる内容じゃないよ....給料上げてクレメンス.......。

つー訳で何が言いたいかというと、ああ。

アカウント・依頼事項(大項目)の中に存在する業務(中項目)を羅列する

です。このクソ面倒くさいやつDEATH。
大項目が「〇〇株式会社」なら、中項目は(上の僕の業務一覧を見てみてね)「ヒアリングシート作成」になるよね。

これを大項目ごとに、中項目を並べましょうというところ。
One noteに書くとしたら以下のような感じです。(※依頼事項は抜いてアカウントだけで記載します)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
~アカウント(対応必要性のある企業)~

◾️〇〇株式会社(←これがさっきの「大項目」ね)

(↓以下の項目が「中項目」ね)
・先方に初回訪問日確定の連絡
・ヒアリングシート作成
・初回訪問+サービス紹介
∟ヒアリング(課題レベル)
∟ヒアリング(業務内容の詳細)
・お礼メール

◾️〇〇ホールディングス(←これがさっきの「大項目」ね)

(↓以下の項目が「中項目」ね)
・仮提案日当日
・お礼メール
・〇〇マネージャー&××チーム&△△責任者に議事メモを展開
・××チームのプロジェクトマネージャー&リーダー&メンバーと本提案方針確定のMTG
・本提案書作成

◾️株式会社〇〇(←これがさっきの「大項目」ね)

(↓以下の項目が「中項目」ね)
・契約書FMT確認
・リーガル確認
・正式見積書確認
・内諾書対応
・NDA、基本契約書、個別契約書の双方捺印確認

◾️〇〇グループ(←これがさっry)

(↓以下の項ry)指が疲れた
・お礼メール
・〇〇マネージャー&××チーム&△△責任者に議事メモを展開
・××チームのプロジェクトマネージャー&リーダー&メンバーと本提案方針確定のMTG
・本提案書作成

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

こんな感じです。
次行いく前に、僕はここで煙草を吸って休憩します。
皆もどうかコーヒーとか飲んで休憩してね。

........よし。次行きましょう。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

④業務(中項目)の中に存在する業務を「小項目」として羅列し、「小項目」について限界ギリッギリまで行動をスクリプト化する(★最重要)
【使用ツール:ノートアプリ】

ここ!!一番大事なところ!!!理由は以下に例示した後、述べるね!!!!!
(※さっきの「〇〇株式会社」の「先方に初回訪問日確定の連絡」「ヒアリングシート作成」「お礼メール」の、3つの中項目小項目をどう作るかを以下に例示しますね)

あとできれば、「一連の中項目の中に『小項目』は何があるのか」を事前に知っとくと以下の作業が遥かに楽になる。新人は特に「小項目書きたいんやが、何すりゃええねん、分からんねん」ってなることが多いので、「先輩・上司の1年前の予定表を見て『ほ〜ん成る程な』と一連の小項目(であろうタスク)を事前に確認しておく」「先輩・上司に直接聞く」などしておくことをオススメします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

~アカウント(企業)対応~

■〇〇株式会社(←さっきの大項目)
・先方に初回訪問日確定の連絡(←さっきの中項目)

(↓以下が行動をスクリプト化した小項目)
A)〇〇先輩、✖︎✖️マネージャーの予定表を見て同席できるか確認する
B) サービス紹介資料を◯部、オフィスのコピー機で印刷して訪問用手提げに入れる
C) Googleマップでオフィスまでのアクセスを確認、NAVITIMEで電車の時間を確認し、〇〇先輩、✖︎✖️マネージャーの予定に会議依頼を送る
D) 

・ヒアリングシート作成(←さっきの中項目)

(↓以下が行動をスクリプト化した小項目)
A)担当者名、担当部署、昨年度の訪問情報、IR情報を記載する
B)昨年度の情報から「他社導入実績」「他社契約期間」「サービスを止めた理由」、担当部署から「運用は誰か、設計は誰か、派遣は何人入っているか」を確認し、質問項目を記載する
C)「どのような手段で解決しようとしているか」当てにいく仮説を○行で3つ作成し、記載する
D)メールのCCに〇〇先輩、✖︎✖️マネージャーを入れ、ヒアリングシートのFBを頂き、再作成を行う
E)OKを頂き次第、メールのCCに〇〇チームに入れ、ヒアリングシートを展開する

・お礼メール(←さっきの中項目)

(↓以下が行動をスクリプト化した小項目)
A)会社名、担当者名、担当部署の記載が間違っていないかどうか確認する
B)今回の持ち帰り事項、次回弊社側アクション、次回先方側アクションが記載できているか確認する
C)CCに関係者が入れられているかどうか、署名が入っているかどう確認する

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ウエ〜〜〜〜〜〜〜なんだにゃんぱすこいつメンヘラかよヤバくねプライベートでもこんなんやってんのかよウエッキモTwitterとInstagramのアカウント消せやウエ〜〜〜〜〜っていうかこんなん会社入ってやらなアカンのならァ〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜イヨォ〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜ッ..............ポン!!!!!!!就活!!!!!!!!!!やめま〜〜〜〜〜〜〜す!!!!!!!!

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

という感じだと思う。うん。

先程の「大項目」に「中項目」を付随させ、更に「小項目」。そして小項目については諸行動を逐一スクリプト化したものを記載しています。

「カーッ!ここまで誰に何をするかまで書かなくていいだろ!にゃんぱすキモ」
という感じですよね。
(いや実際ここまでやっている社会人の方も少ないと思います)

ただ、ここまでやらないと「Will power(意志力)がゼロになってもしっかりと目の前の業務を遂行していける」がという一番重要なところが達成できねえんす。
このnoteの最重要骨子でもあります。みんなマーカー引いてね「行動をスクリプト化する」。

つーのもね、ここは要件定義とかプロジェクト・マネジメントに似ているのですが、例えば「サークル全体で旅行に行きましょう!お前がリーダーとしてこの旅行を企画してね!」って突然言われても

「えっ、いつから行くの?」「てかまず何人参加すんの?」「どんだけ費用使えんの?」「スケジュールは?夜に宴会とかあんの?」「どの旅行会社使うんだ?」「連絡手段はSlackにすんの?ChatWorkにすんの?LINEグループ?」ってところが決まってないと、まあ動けませんわな。

確かに俺も、Outlookの予定表に「仮提案書作成」とだけ入れていた頃は
「え〜めんどくせえ。何から手つけたらいいかわからんもんこんなん」つって
結局動かないわ、納期は遅れるわ、怒られるわで。「まず誰に対していつまでに何をどのような手段で(どちらの手段で)、どのくらいの粒度で報告・連絡・相談・提出すればいいのか」、いわゆる5W1Hがスクリプト化されていない時って人ってマジで動かないんだなと思いました(他人事)。


ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

あと一つ、面白い話がありましてね。
Webのバナー広告に「5000円割引!」と書いてあるだけだと人はクリックしないんですって。
登録までたったの3分!〇〇の手順で✖︎✖️サイトの会員登録を行うと、△△の際に5000円が割引かれます!」とバナー広告に書いていると、人はその広告をクリックするんですって。

マネージャーからこの話を聞いて「ほえ〜なるほど!」とすげえ重要な話を聞いた気がしました。すげえ重要な話だったんだけどね。人はどんな時に行動を起こすか
。「行動をスクリプト化すると人は動く」。

「何をいつまでに」というのは次の項で述べます。これも同じくらい大事。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ちょっと待ってマスターベーションしてくるから俺。待ってて。
そろそろ多分15分くらい経ったしみんなもマスターべー Yeah 次行こ次。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

⑤想定処理工数と使用するツールを横に書く
【使用ツール:ノートアプリ】

ここまで来た。よっしゃやっていきましょう
(既にWill Power削がれた感ありますね。このnoteの内容、初回にインストールする時だけはしゃーない。慣れれば自動化できるので今だけは多めに見てね)

よし。で、「いいかお前ら〜仕事というのはな〜」と偉そうに語る気一切無いのですが納期がありますよね仕事。無限の時間を与えられているわけじゃないので。

先程の④でスクリプト化したタスクの横に、
想定処理工数と使用するツールを書きます。

「このタスク、どのくらいで終わるのかな」「使うツールなんだったっけな」ってやつですね。

以下のような感じです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

■〇〇株式会社(だいこーもく)
・先方に初回訪問日確定の連絡(ちゅうこーもく)
A)〇〇先輩、✖︎✖️マネージャーの予定表を見て同席できるか確認する―Outlook(2min)←NEW!!
B) サービス紹介資料を◯部、オフィスのコピー機で印刷して訪問用手提げに入れる―デスクトップに落としたパワポ+コピー機(5min)←NEW!!
C) Googleマップでオフィスまでのアクセスを確認、NAVITIMEで電車の時間を確認し、〇〇先輩、✖︎✖️マネージャーの予定に会議依頼を送る―Google+Outlook(6min)←NEW!!

・ヒアリングシート作成
A)担当者名、担当部署、昨年度の訪問情報、IR情報を記載する―先輩のOne note+会社概要のURL【https:〜〜〜〜〜】(5min)←NEW!!
B)昨年度の情報から「他社導入実績」「他社契約期間」「サービスを止めた理由」、担当部署から「運用は誰か、設計は誰か、派遣は何人入っているか」を確認し、質問項目を記載する―One note(20min)←NEW!!
C)「どのような手段で解決しようとしているか」当てにいく仮説を○行で3つ作成し、記載する―One note(8min)←NEW!!
D)メールのCCに〇〇先輩、✖︎✖️マネージャーを入れ、ヒアリングシートのFBを頂き、再作成を行う―Outlook+One note(15min)←NEW!! ※差し戻しされるまでの時間を抜く
E)OKを頂き次第、メールのCCに〇〇チームに入れ、ヒアリングシートを展開する―Outlook(2min)←NEW!!

・お礼メール
A)会社名、担当者名、担当部署の記載が間違っていないかどうか確認する―Outlook(2min)←NEW!!
B)今回の持ち帰り事項、次回弊社側アクション、次回先方側アクションが記載できているか確認する―Outlook(2min)←NEW!!
C)CCに関係者が入れられているかどうか、署名が入っているかどう確認する―Outlook(2min)←NEW!!

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

こんな感じ!実際の仕事の場では以下のような感じになる(※慣れれば「中項目」を抜き「大項目(アカウント・依頼事項)」と「小項目(スクリプト化された行動)」のみで構成できる)

こんな感じです。以下は実践Verです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️〇〇ホールディングス

A) 明日の〇〇さんとの資料摺合せMTGを予定表に入れるーOutlook(2min)
B) 案件フォルダに「〇〇株式会社」のフォルダ作成―会社のフォルダ(2min)
C) タイトル+アジェンダ+与件整理―パワポ(40min)
D) 資料をフォルダに格納し、フォルダパスを貼って〇〇さんに送信―メール(5min)

■〇〇株式会社
A) 制作(要件定義・企画)がゼロスクラッチで可能なのか〇〇さん・〇〇さんに確認―口頭(10min)
B) 〇〇様に架電、上記事項を伝える。アポイント訴求―電話(10min)

■〇〇グループ
A) 資料をお送りした〇〇様に架電、どのトレーニングを受けるかアポイント打診―電話(10min)
B) 予定表に記入―Outlook(2min)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

こんな感じ!

んでね、あとね。

ー使用するツール(処理工数)」と横に書いておくと意外に役に立つんですよ。

「あれ〜このタスクってどのツールを使ってどのくらい時間がかかるんだっけ...あっこれだ!」となりますし、上司に「この作業頼めるかい?」と言われた時に想定作業工数を書いておけば、それを参照して「あ〜...今行なっている作業はこのくらい時間がかかるので今日中に行うのは難しいです/できます。ただこの作業の後でも大丈夫ですか?」ができるんですよ。

自分で把握しておくのは勿論、上のような意図もあり、結論、
作業工数の見積を作っておくのはめっちゃ便利です。

(※余談なのですが今これを書いている最中、下書き保存をしていないまま画面がログイン画面に切り替わり「アアアアアアアアアアアアアア」となったのですが、下書き自動保存されるみたいですねnote。分かりません俺に奇跡が起きただけかもしれませんがとりあえずクソ安心しました。) 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

⑥①の前提条件を思い出し、優先順に並び替える
【使用ツール:ノートアプリ】

この優先順位付けがクソ難しいんですわ。先程登場したメンターですらここに苦しむくらいです。

先程①「『そもそも何を目的にこのタスク整理をするのか』という前提確認を行えば⑥の優先順位付けは容易である」つったけど、より厳密に言えば
フェーズ1の「アカウント毎の」優先順位付けは容易、フェーズ2の「緊急度の高いタスク毎の」優先順位付けが難しい

ちょっとやってみるか。フェーズ1っす。
期間内に◯千万円の目標予算を達成する」という前提を念頭に置いて以下のアカウントを優先順位で並べ替えるとどうなるか考えてみましょう。

以下は各アカウントに情報が追加された状態です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️Aホールディングス(3日後に仮提案を控えている、仮提案フェーズだが受注できれば金額は相当大きい)

A) 明日の〇〇さんとの資料摺合せMTGを予定表に入れるーOutlook(2min)
B) 案件フォルダに「〇〇株式会社」のフォルダ作成―会社のフォルダ(2min)
C) タイトル+アジェンダ+与件整理―パワポ(40min)
D) 資料をフォルダに格納し、フォルダパスを貼って〇〇さんに送信―メール(5min)

■B株式会社(まだ初回訪問をするか否か不確定、受注金額は不明)

A) 制作(要件定義・企画)がゼロスクラッチで可能なのか〇〇さん・〇〇さんに確認―口頭(10min)
B) 〇〇様に架電、上記事項を伝える。アポイント訴求―電話(10min)

■Cグループ(「うちのトレーニングを受けたい」と言ってくれている、アポ取れればほぼ受注、ただ金額は小〜中と想定される)

A) 資料をお送りした〇〇様に架電、どのトレーニングを受けるかアポイント打診―電話(10min)
B) 予定表に記入―Outlook(2min)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

以上の追加情報から優先順位の仮説を立てると、

「真ん中のB株式会社が優先順位としては、一番最下位に来るやろなあ」というのは簡単に分かるよね。受注確度が一番低い1番目のAホールディングスと最後のCグループのどちらを最優先アカウントに置くかで悩む。

例えば上長から「小案件だろうがどんな案件だろうが最速で受注せよ」という指令が新しく出て、先程の「期間内に◯千万円の目標予算を達成する」ていう前提がアップデートされたなら、その時は最後のCグループが優先順位の最上位に来ます。「最速で受注せよ」とのことなので。

だからこうなるよね。

①Cグループ
②Aホールディングス
③B株式会社

難しいのが、ここで終わりじゃないんです。フェーズ2がある
例えばね、優先順位が低い(と判断した)はずの

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

■B株式会社(まだ初回訪問をするか否か不確定、受注金額は不明)
B) 〇〇様に架電、上記事項を伝える。アポイント訴求―電話(10min)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

この「B)の〇〇様」が、先方の本部長クラスである事とかあるんすよ。
要は「この人に対しては、全てのタスクを後回しにしてでも可及的速やかに連絡する必要がある」っていうような。裏任務っていうわけじゃないけど、喩えとしては近いかも。

何が言いたいかというと、ここで優先順位が変動します。ここがメンターもマネージャーですら悩むところなんだ。

より優先順位に即した、つまり実践に即した形でタスクを整理すると、以下の様になります。
※んで、ここは「なぜこの優先順位にしたのか」という理由をきちんと上司に報告しなければいけない為相当な仮説力が必要になります。「なんとなくこの順番にしました」が通用しないところ。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

■B株式会社(まだ初回訪問をするか否か不確定、受注金額は不明)→最優先。B)の〇〇さんは先方の本部長クラスであり、上司からも可及的速やかに連絡せよとの指示が出ている為。
A) 制作(要件定義・企画)がゼロスクラッチで可能なのか〇〇さん・〇〇さんに確認―口頭(10min)
B) 〇〇様に架電、上記事項を伝える。アポイント訴求―電話(10min)

◾️Aホールディングス(3日後に仮提案を控えている、仮提案フェーズだが受注できれば金額は相当大きい)
A) 明日の〇〇さんとの資料摺合せMTGを予定表に入れるーOutlook(2min)→次点優先。この〇〇さんは自分の会社のゼネラルマネージャーかつ、このMTGで提案方針が確定しないと後のパワポ作成などのタスクが全く進まないから。

■Cグループ(「うちのトレーニングを受けたい」と言ってくれている、アポ取れればほぼ受注、ただ金額は小〜中と想定される)→Cグループについては処理工数が少ないかつ、受注確度が高い為、この順位に置く。
A) 資料をお送りした〇〇様に架電、どのトレーニングを受けるかアポイント打診―電話(10min)
B) 予定表に記入―Outlook(2min)

◾️Aホールディングス(3日後に仮提案を控えている、仮提案フェーズだが受注できれば金額は相当大きい)→ここに関しては(最後に相手がいるが)「納期はあるが相手がおらず、自分だけで行える作業」である。タスク優先度的にここに配置する。
B) 案件フォルダに「〇〇株式会社」のフォルダ作成―会社のフォルダ(2min)
C) タイトル+アジェンダ+与件整理―パワポ(40min)
D) 資料をフォルダに格納し、フォルダパスを貼って〇〇さんに送信―メール(5min)


ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

とゆーわけでさっきまで

①Cグループ
②Aホールディングス
③B株式会社

という順番だったのが、

①B株式会社
②Aホールディングス
③Cグループ
④Aホールディングス

に変わったよね。

ちなみに「『相手』と『納期』が存在するタスクから処理せよ」っていうのは汎用性の高い、タスク処理の大前提なので覚えておいてね。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

⑧カレンダーにぶち込んでいく
【使用ツール:ノートアプリ+カレンダーアプリ】

めっちゃ疲れたね。あとは優先順位ごとにカレンダーにぶち込んでいくだけです。
カレンダーアプリに反映させると以下のような感じになります。(※ここで初めて忘れられていたカレンダーアプリを使います)

あとはスクリプト化された行動通りに動いていくだけです。

ここまで来ると「次に何をしようか」と考える必要がない。
どんなに気分が落ち込んでいても、予定表を見て、スクリプト通りに機械のように動くだけ。先程「コピー機で印刷する」など、「バッカじゃねえのw」ってレベルまでタスクの粒度を細かくした理由はここにあります。
優先順位もいつ誰に何をするのか、ツールと想定処理工数すら、全て目の前にカレンダーの中に入っている。

Will Power(意志力)が必要ないというのはこういうことになります。
もっと言えば「Will Power(意志力)の必要性が消えるまで自分の行動を細分化してスクリプト化せよ」って感じかな。

種明かしとしては拍子抜けかもしれません。
かなり地味ですが、この後の⑨まで行うと理論上「処理できないタスク」というのが存在しなくなる。
んで、先程の社内史上最速&最年少でマネージャーになった方、新人賞最優秀賞候補にノミネートされたメンター、2人とも(①)②〜⑨までの流れを30分以内で終わらせています。

俺はまだまだ1時間以上かかるんすよね...自分ができているかと言われると話は別なのでまだまだ頑張ります。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

⑨遂行実現可能性(オペレーション化されているか)を確認する
【使用ツール:ノートアプリ+カレンダーアプリ】

最後、フィードバックを貰うところね。
先輩・上司に見せて「このタスクに関しては、この想定工数で十分なのか」「果たしてアカウントの優先順位は適切か」を確認します。

ここまで来ても、意外にアカウントの漏れや、特に1年目だと「想定処理工数が間違っている(少なく/多く見積もりすぎ)」は絶対に発生します。

ここで先輩・上司から「GO」が出れば、あとは実家が燃えようが、彼女にこっ酷く振られようが、実行するだけです

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️あとがき

ここまで読んで頂いて本当にありがとうございました。
普段行なっているタスク整理の方法、改めてこうやってドキュメント化できて、
個人的に達成感で一杯です。

このnoteの不備や疑問点、あと感想などありましたら是非、リプライなどで
言及頂けますと幸いです。

最後にAppendix(付録)的な感じで、僕の経験など以下に述べようと思います。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️Appendix〜成果目標と行動目標〜

冒頭からいきなりシモな話で大変恐れ入りますが、
俺はまず女の子と手を繋いだこともないし、キスもしたことがないし、デートすらしたことがない。それどころか女の子を目の前にして3分間、話が続いたこともない。けど女の子とSEXがしたい!
と言い出した男友達がいたとしたら

「...いやまずお前....3分間話を続けるところから始めろよ...トーク力だろまず...そして手を繋ぐまで行けよ...SEXできる段階じゃねえだろお前......」

「あの平井堅も『wanna kiss, want your rip くちづけからはじめよう』って言ってんじゃねーか...フジの月9ドラマ『ラブ・レボリューション』の主題歌だよ...」

「また上手い事言ったつもりになっているねにゃんぱす...年代がバレるよ...」

という感じじゃないですか。「まず目の前のことから始めようぜ」という。

上の譬え話、だいぶ極端ですが僕はこれを笑えなくて、
社会人1年目で同じことをしてしまっていたんですね。

具体的に何が起きていたかというと、昨年度6月に本社営業部に配属されてから9月末の上期終了にかけての「3ヶ月の間に◯件、案件を受注すること」が上司に言われていた僕のミッションだったんです。

その頃の僕は「よっしゃ受注目指して頑張るぞ」と勢いだけは良かったんですが、「どんだけクライアントから来たメールの返信が遅くなろうが、上司に依頼されたタスクが少し納期を過ぎようが、最後に成果出せれば(案件受注できれば)勝ちっしょ!」とかいうクソ舐めた考えをしてまして、まあ結果として受注件数ゼロのまま上期終了を迎えました。

「受注できねえ受注できねえ」と悩んでいる間、マネージャーとメンターから
成果目標は行動目標を達成した先にあるんだよ」と言われ続けてたんですよ。

今考えれば、これが受注に至るまでの最大のヒントだったのにまあ理解できませんでした。言葉の意味は理解していましたが、実感として全く肚に落ちていなかった。

だから「え?いや、どんだけメールが遅かろうが(行動目標:1営業日以内に必ず一次回答の返信を行う)、受注(成果目標:3ヶ月以内に◯件受注)さえ出来れば勝ちじゃん」とか思っていたんですよね。

こういう悪い意味で成果目標しか見えていねえと、まあタスク漏らしまくる
「クライアントからの重要なメールをフラグ設定せずに見逃して返信していませんでした」だったり、「訪問前にサービス資料印刷し忘れていました」だったり、まあ受注以前の話でした。

受注できた下期の今、改めて考えると

「クライアントのメールに1営業日以内に(できれば可及的速やかに)返信できる」ことによって「その分受注までのリードタイムが短縮される」。
「納期内にマネージャーにアウトプットを提出する」ことによって「その後に控えた訪問用ヒアリングシートの仮説の粒度を細かくできる」など、

受注に関係なさそうな(「関係なさそうな」というのは僕の誤った解釈でした。実際は「関係が大アリ」だった)目の前の行動目標をまず1ステップ達成することが成果目標(受注)達成に繋がる」ってことで、まあ要は「手を繋げてからギラつけや」という簡単な話だったんですよね。で、この行動目標はタスクを行動に移せる程にスクリプト化しないと成し得なかった。

成果目標は行動目標を達成した先にあるんだよ」って助言と、行動をスクリプト化する重要性がここで初めて肚に落ちました。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

◾️Appendix〜生じた疑問〜

ただ、(後に判明するのですが。そして他部署の同期と比べてなんとなく違和感を感じていたことでもあったのですが)それにしては業務遂行する上で「分からないこと」が余りにも多過ぎた。

例えると自分が料理店のコックだとして、コック長から

「この人なんか辛いものが食べたいらしいよ」「素材はこれだよ」「この時間までに作ってね」「レシピ?無いよ。この人辛いものが食べたいんだってさ。何が食べたいのか、素材から想像してみ」「調味料が必要だと思ったら、誰が持っているか想像して、電話で聞くのか口頭で聞くのかメールで聞くのかは君に任せるよ」

というオペレーションだけ降りてきて、

どうなるかというと

またこうなる。「行動をスクリプト化できません」となった時「自分で考えてみな」と。(勿論手助けは頂いたのですが、自分で考えて答えを出さなきゃいけないシーンが非常に多かった。)

後にマネージャーとメンターだった先輩から種明かし的に聞いた話なのですが、(※余談だけどこのマネージャーとメンターがまあ凄い。社内史上最速&最年少マネージャー、メンターは昨年度の新人最優秀賞候補にノミネートされてた僕の一個上の女性)

君に苦労してもらうためにこの育成方針を選んだ

それ聞いて

えっ部署内いじめ...?早くない...?Twitterでイキリ過ぎたバチが当たった...?
帰宅即リクナビ転職サイト登録不可避......。マイナビ転職も登録したろ。

という感じだったのですが、

この部署に新卒で配属されるのは君が2人目(1人目は上記のメンター)。んで、うちの部署は現場とは違って『行ってこいやってこい』の文化だからね。『そもそも何をすればいいかの段階から自分で考えなければいけない』場面が本当に多い。クライアントの課題・組織に合わせたソリューション提案をしなければいけない場面は多いし、故に業務内容も非定型。オペレーション(実作業)レベルで存在しない。非常に高い自走力が要求される部署なのよ。だから『この業務を完遂するにあたり何がタスクとして発生するか』も自分で考えさせるし、『どう逆算すれば目標達成に辿り着くのか』も自分で考えさせる。これからそれらを全て自分で考えて動かなきゃいけない。その練習としてこの育成方針だったのよ。」


「それを先に言ってクレメンスオブザイヤー2017年度」最優秀賞を受賞しました。

どおりで、以前「就活工学サロン」を立ち上げた時並の疲労感を毎日感じていた。そもそも何をどうすればいいかわからなかった頃の疲労感。「あんなに他の同期は楽しそうに仕事していたのに何で自分だけ...」「決められたことだけやってれば良かったバイト時代がどんだけ楽だったか...」ってずっと思っていたので。

新卒1年目なので「まあ業務を覚える時期だよね」と言われてしまえばそれまでなのですが、当人からすると(この育成方針には本当に感謝しつつ)「つまり業務マニュアルも業務フローもスクリプト化されていない...一子相伝のやり方か...北斗神拳かよ...」という感じでした。

つーわけで、このタスク整理のnoteを書こうと思った次第になります。

「後進の者に同じ想いをしてほしくねー」つったら綺麗事だけど、
俺の知らないどこかでタスク整理について悩んでいる同輩の方がいたとして、このnoteを見たお陰で何か役に立ったら、嬉しいなと思っている次第です。

つーわけで終わり!!疲れた!!煙草吸います!!!
またTwitterのタイムラインでお会いしましょう!!!

あと、「ここはこうやったほうがいいよ」とか「俺はこうやってタスク処理をしているんだ。で、こういう成果が現れているんだ」というような方がおりましたら、このnoteに対するアンサーソング的なnoteを書いていただけると、にゃんぱすはめっちゃ喜びます。俺も悩める新卒1年目なので、是非、その知見、盗ませて頂きたい。

それでは、Twitterで。またね!!!

〜Nyampus〜

この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?気軽にクリエイターを支援できます。

183

Nyampus

徒然

1つのマガジンに含まれています
コメントを投稿するには、 ログイン または 会員登録 をする必要があります。