おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。

#うまくいく会議

今週も一週間がスタートいたしました。
今日の放送は、VoicyさんがVoicy全体で展開されているハッシュタグ企画『#うまくいく会議』このテーマで放送させていただきたいと思います。
会議という広大なテーマに対して、取り上げ方や切り口がいろいろあると思うのですが、私は、「忙しい皆さんが、たった10分でいいから、これをやっとおくとすごく会議の手応えが変わるから」という、常々思っているテーマを取り上げたいと思います。
タイトルをつけるとしたら、『“たった10分で！“会議の質が驚くほど変わる必須準備』（小田木所感ですが）ぜひお聴きください。

この放送は、今年で30周年を迎えるLenovo『ThinkPad』の提供でお送りします。

 「こんなもんだろう」と思っているテーマ、まだまだ良くなります

『#うまくいく会議』にのせたテーマですが、端的に結論からいうと、「会議の質を上げたい」「だから、もっと意見を引き上げたい」「有意義な会議を進行したい」こう思ったときの最重要ポイント、そして近道は、テーマ設定の質を上げる。
これだと思っています。
たぶん、これを聞いた時点で、「何かと思ったらそれかい、当たり前だろう」と思う方が多いと思うのですが、それでもここなんですよ。
「テーマを設定する、会議の目的をちゃんと立てることは大事だ」と思っていても、会議の手応えが薄いなと感じるのであれば、私はそこに可能性があると思います。
「こんなもんだろう」と思っているテーマ、まだまだ良くなります。

いきなりポイントを聞くよりも、具体的に残念なケースとグッドケースを比べてみた方がピンとくると思いますので、放送のためにいくつかメモしてみました。
例えば、こちらはどうでしょうか。
まず、サンプルAは、【来期の予算をどうするか】。
悪くないというか、ありそうですよね。
これをサンプルBと比較してみてください。
Bはこちらです。
【来期の利益計画を実現する予算の要件は何か？】。
比べてみると、圧倒的にサンプルBの方が、どういう前提で何を考えればいいか、とても明確ですよね。
比べてみると、サンプルAは、【来期の予算をどうするか？】って、「何について話したいのかよく分からないな」そんな感覚を持ちますよね。

ちょっと違うパターンを用意してみました。二つ目の例はこちらです。
サンプルAは、【顧客のクレームをどう減らすか】。
一見すると、これは全然悪くなさそうですよね。
クレームが起きていて、減らしたいのでどうするか考えましょう。そんな意図もくみ取れますよね。
では、サンプルBと比べるとどうか。
サンプルBは、【顧客の支持を最大にするために問題となっていることは何か】。
いかがでしょうか。
サンプルAと比べてみると、「起こってしまっているクレームを、とにかくどう減らしましょうか？」という議論にしたいのか、それともサンプルBで、「なんでもかんでも対処するというよりも、私たちの目的はお客様の支持を最大にすることだから、その中で、今、何が問題になっているのか、どう問題なのか、まずはここの見方をみんなでそろえようよ」そんなニュアンスが伝わりますよね。
どうでしょう。
「こんなもんだろう」と思っているテーマも、まだまだ良くなる。
そういう実感を持てますでしょうか。

会議の参加者の立場として、これを比較して聞いてみると、どっちのほうが考えが前に進むか、頭がぐるぐる回転しだすか、会議そのものにどっちのほうがポジティブな「考えたるで！」という気持ちで参加できるか、この辺の大きな違いを実感できると、「そうそう、それそれ、そこそこ」という感じなんですよね。
これが私は、テーマ設定の質を上げるということなんじゃないかなと思います。

自分への問いかけをもって書き出したものをブラッシュアップをしていく

ちなみに、さっきの例のサンプルAの【来期の予算をどうするか】とか、【顧客のクレームをどう減らすか】このテーマ設定を否定してるわけじゃないんですよ。
いきなりサンプルBのシャープな言葉を繰り出すのは、私も含めて誰しも難しいと思うので、まずはサンプルAをどんな形でもいいので置いてみる。
でも、そのまま中身の準備に入らずに、プラス10分でもいいので、「これってもうちょっとシャープにならないかな？」「もうちょっと具体的にできないかな？」「これを聞いた参加者の立場で、具体的に何を考えればいいか、明確に頭が回り始めるだろうか？」こんなチェックポイント、自分への問いかけをもって書き出したものを、2、3パターン追加しながら、まさにブラッシュアップをしていく。
これは本当にたった10分でも劇的に変わりますので、会議の質をあげたい場合は、その10分に時間を投じることをぜひ推奨したいと思っています。
ぼんやりしたテーマ設定がだめなのではなくて、まずはぼんやりでもいいので、テーマ設定を置いてみる。
ただ、それをそのまま使わずに、「これで考えるべきことを具体的に表現できているだろうか？」こんな感じのチェックポイントを自分の頭の中に持って、「もうちょっと具体的にしてみよう」「参加者に考えてほしいことを明確に表現してみよう」「それについて考えることができれば、絶対に仕事が適切に前に進むから」そう思えるテーマに、一段二段、格上げしてあげる、これをぜひやってみたらいいなと思っています。

“テーマ設定“は進行者のメッセージであり、意思

そうやっていくと、すごい面白いことが実は分かるんですよね。
例えば、さっきのサンプルの中に【顧客のクレームをどう減らすか】という例があったじゃないですか。
スタートが、【顧客のクレームをどう減らすか】であっても、そこから10分深めていくと、例えば、「クレームが多発して、業務時間も増えている状況の真の問題は何なんだろう？問題を探究したい」というメッセージとしてテーマを設定していくこともできるし、例えば、受注件数が増えていて、それに比例して、顧客のクレームも増えている状況が前提にあった場合に、「何が問題か？」じゃなくて、「受注件数の増加に安定的に対応するためのチームの体制や仕事のやり方をどうするか」こっちを考えたいんだよねと、問題の探究ではなくて、ゴールに対しての道筋を考えるほうに使いたい、こういう設定もできるんですよね。
何が言いたいかというと、会議のテーマというのは、会議の企画者・進行者のメッセージだと思うんですよね。
「これを考えたい、これを考えるべきである」
テーマは、進行者のメッセージであり、意思。
なので、これがちゃんと表現できているか？
そして、自分自身がスタンスをとって考え切れているか？
ここを点検してみてはどうかなと思います。

会議をコントロールするのは、テーマ設定の影響がとても大きい

タイトルでも、『“たった10分で！“会議の質が驚くほど変わる必須準備』と書かせていただいた私の意図としては、会議をコントロールするのは、テーマ設定の影響がとても大きいと思っています。
曖昧なテーマ設定をしちゃうと、自分も経験がありますが、会議を進行するのも、参加者側として自分たちが意見を出すのも、すごく難しいんですよね。
曖昧なテーマ設定をしちゃって、その状態をスタートにして、「どうやってうまく進行しよう？」「ファシリテーションをどう工夫しよう？」と考えるよりも、私はとにかく、いったん置いたテーマ設定を、10分でもいいので、「もうちょっとイケてるテーマにできないかな？」「参加者の立場で見たときに、このテーマってどう見えるだろう？」「考えたいことが明確に表現できているだろうか？」このチェックをして、一段二段、格上げすることに10分でいいです。なんなら5分でいけちゃう人もいるかもしれない。その時間を投じたほうが、準備時間を最小にして、一方で、会議の手ごたえを最大にできるなと思っています。

ちなみに、パターンとして、いろんなアジェンダが詰め込まれた会議もあると思うのですが、1テーマごとに10分かけていたら、それだけで多くの時間をとってしまうと思うので、そういう場合は、「このテーマだけは」とテーマを絞り込んで、ブラッシュアップをしていただければいいんじゃないかなと思います。

ということで、『“たった10分で！“会議の質が驚くほど変わる必須準備』、私はテーマ設定の質を上げることだと思っているよという放送をさせていただきました。
いかがでしょうか。
よかったら、お聴きの皆さんの会議の工夫やお悩みも、コメントを通じて聞かせていただければと思います。

実は、両立サプリチャンネルで会議テーマの放送を結構してきたと思います。
私も会議やミーティングは、仕事の上で重要な関心ごとですし、チームで仕事を前に進めるための大事な手段だと思っています。
よかったら、過去放送の中の会議テーマ放送も、参考になることがあればお聴きいただきたいと思うのですが、Voicyの中の検索窓で『会議　小田木』と検索していただくと、過去に会議をテーマにした放送が一覧で出て、興味のあるものを選んでお聴きいただけますので、よかったら試してみてください。
最近の会議テーマ放送を一個だけ紹介したいと思います。
『#647 会議で議論がズレたときの対処法、ズラさないコツ』
こちらの放送が、最近の仕事術テーマの中でも、結構多くの方に聴いていただいたり、リアクションをいただいた放送です。
今日の放送のテーマが『会議準備』だとしたら、こちらの放送は、『”進行の中での困った”にどう対処するか？』こんな感じですね。
結局は、準備が大事という話に実は戻ってきてしまうのですが、会議で議論をずらさないための3点セットをご紹介していますので、良かったらお聴きください。
放送にリンクを貼っておきます。

それでは、最後までお聴きいただき、ありがとうございます。

今日も一日良い日にしましょう。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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