結論を先に書くと、管理すべき情報はできる限り1つの場所にまとめるべきだ、ということ。せいぜい、2つか3つが限度で、4つ以上になるとそれらを全部管理することだけで無駄な労力を要することになるだろう。

管理すべき情報は、自分で入れるものと外から入ってくるものに大別できる。
今の時代、曲者なのは後者で、理由は入ってくる経路(通信手段)が非常に多岐に渡り、かつ手動での転記を要しないからである。

竹村健一の『これだけ手帳』の時代なら、口頭(面談や電話)や紙文書(郵便物やファクス受信物)での依頼が来たら、それらを自身が聞いたり読んだりしてその内容を自らの手で手帳に転記する必要があるわけで、手間はかかるが、その時点で前者の「自分で入れる情報」と同じ扱いに落とし込んで1箇所にまとめることができる。
だが、昨今のIT系の通信手段を使う場合、たとえばメールで受けた依頼はメール管理ツールの管理下だけに置いておいて他の情報管理手段に手動で転記したりしないことも多い。
ファクス受信などでも、ペーパーレス受信してサーバー上の所定のフォルダーに画像ファイルで格納されるような仕組みだと、その所定のフォルダーの中で「未処理案件」というタグを付けた状態で置いてはおかれるが、こまめにそこをチェックに行かないと見落としてしまいやすかったりする。
要するに、手動で転記する手間を省くことができる代償として、「未処理」や「対応中」の案件があるかないかを見に行かなければいけない場所が増えてしまうのである。

で、これ(入ってくる情報があっちこっちに分散した状態になってしまうこと)を避けるためには、竹村健一の手帳の時代に立ち返って、全ての「外から入ってきた情報」について、内容確認したら即座に1箇所の情報管理ツールに転記・集約するしかない。
自分の場合は、ハブ(中心)になるのはRemember the Milk(RTM)に置いたタスクとDropboxに置いたテキストファイルである。

まず、タスク(やらなければいけないこと・やりたいこと)については、全てRTMに置くことにしている。実施日時が決まっているもの、締切はまだ先である(または締切がない)がいつやるか仮決めしたもの、いつかやりたいけどいつやるか未定のもの、などなど、全てRTMに置いている。逆にいうと、RTM以外には置かない。

Dropboxに置くのは記録やこれからやるタスクのための資料など。Mac上ではSpotlightを使って全文検索する前提で、用途別のフォルダー分けなどは最小限にしている。iPhoneから素早くアクセスしたいファイルのみフォルダーを分けている。

口頭で言われて自分でメモしたもの、外からメールやメッセージで来たもの、FacebookやGoogleニュースで読んだもの、紙で来る配布物の類い、出先で思いついてiPhoneのメモアプリで書き留めたもの、その他諸々も含めた全てのインプットのうち不要であると判断して捨てたもの以外の全てが、上記のRTMとDropboxのどちらかに入る。
なので、何かやる必要があるか確認したい時はRTMとDropboxの所定の場所を確認するだけ。

さらにもう一段理想に近づけるとしたら、完了もしくは断念したタスクについて、内容と「完了/断念」という結果をセットにして自動的に記録に残したい。今は、タスクの実行結果から日記などの記録に残すのは手作業が入っている。