こんにちは、OTです。技術営業の仕事をしています。メールで分からないときは直接相手と話すのが大事ですよね。

顧客対応のため、製品の評価データを開発チームにメールで問い合わせることって技術営業の仕事では多いと思います。そんなとき、自分の問い合わせに対して相手が出してきた回答やデータが、自分の欲しかったものとズレていることってありますよね。

原因

自分の問い合わせに対して相手の回答がズレてしまう原因は主に次の2つだと思います。

• 相手に自分の意図が伝わっていない。

• 相手に意図は伝わっている。そのうえで、不十分だと分かった上で今出せる最善のデータを返信してくれている。でもその意図が十分にメールで説明されていないので、受け手はズレていると感じる。

いずれのケースでも、相手が自分の意図を理解してくれているかを確認するのが解決への最初のステップになります。

返信に気を使う

私の場合ですが、相手が自分の意図を理解してくれているかを確認するときはかなり気を使います。相手が先輩の場合は尚更です。次こそは絶対に理解してもらおうという思いがあるので、この文面で本当に伝わるかを改めてよく考えなければなりません。一方で相手のミスや誤解を指摘して不快にさせないかなども考えるため、時間もストレスもかかります。

直接話しに行こう

そんなときはメールでのやり取りを続けるのではなく、直接話しに行く方が楽です。物理的に会えなくても、電話やweb会議ツールでもいいと思います。
まず、メールの文面に気を遣う無駄な時間が減ります。
そして、その場で相手の返信の意図を確認しながら、受け答えに応じて自分の意図を補足したり、顧客にどう回答するのが今の時点でベストなのかを話し合います。
これによって、メールの文面を考える時間が減るだけではなく、相手に気を使うストレスも減ります。

大事なこと

技術営業の仕事では、複数の案件を異なる人と話して前に進めていかなければなりません。1つの案件に気を使って時間をかけてしまい、更にストレスを感じて疲れてしまうと、他の案件を進められなくなってしまいます。大事なのは仕事を前に進めることだと意識して、コミュニケーション方法の切り替えが選択できるといいですね。

メールで分からないときは、直接話しに行くことが大事だということについて書きました

最後まで読んでいただきありがとうございました。ではまた。