うっわ、今日もtodoリストに残ってるタスクあるじゃん...

todoリストでやることを管理していく全ての人が陥る罠。
それは、”予定が残ってしまう”コト。

iDoneThisの調査によると、"todoリストの41%は決して完了されない"という衝撃的なデータが示されています。

最近は私の周りでバレットジャーナルも流行っています。簡単に説明すると、バレットジャーナルとは予定を箇条書きした後、優先順位を付けたり、属性付けを行うことで効率的にタスクを行う方法です。予定の箇条書き→処理という流れはtodoリストと基本的には同じ方法なので、未完了のタスクはずっと残っていく仕組みです。

例えば、↑のサイトではバレットジャーナルの始め方が紹介されていますが、”ブログを書く”というタスクが別の日に移動されています。

しかし、ブロガーにとって”ブログを書く”ということはかなり重要度の高いタスクであり、別の日にズラすのは決して良いことではないと私は思うのです。

後で詳しく説明しますが、これはリストを作った人が悪いわけではなく、そもそもtodoリストやバレットジャーナルのような管理方法は緊急性が高く、すぐに処理できるモノにしか向いていないという事が原因だと思います。

私自身、自分の時間を上手く使えずに長い間苦労してきました。しかし、日本の情報と海外の情報を集めて整理すると、自分の時間をどのように組み立てていけば、イチバン効率的かつ有効に使えるのかが分かってきたので、今回はその内容をシェアしていきます！

私のスケジュール管理における3つの方針

1. 自分を成長させるスケジュールを作る事
2. なるべく簡単・簡潔であり、手間がかからない方法であること
3. スケジュールをつけること自体が目的になることは絶対に避けること

この3つの方針に従って、自分の時間を有効かつ効果的に使う為のスケジュール管理法を紹介していきたいと思います。

Step1. そもそも自分にとって重要なタスクとは何か？

https://note.mu/kenshin_enji/n/n3305c13b9188より引用

はい、有名なヤツでました。”緊急度×重要度マトリックス”とか”アイゼンハワーマトリクス”とか呼ばれるやつです。

始めに理解してほしいのは、”全てのタスクを行うために十分な時間は私たちには無い”という事。 しかし、”自分にとって最も重要なことをする為の時間は常にある”と理解することも大切です。

あまり馴染みがない人の為にサラッと説明すると、
緊急度とは、即時対応が必要か？
重要度とは、自分を成長させたり、生存する為に重要か？
を現わしています。

第Ⅰ領域：重要かつ緊急

todoリストで対処しやすいのはここだけです。モレなく素早く対応すべき問題はtodoリストと相性が良い。

クレーム処理や切羽詰まった問題などに対応する仕事がここに入ります。しかし、この領域の仕事は超ストレスフルなので、増えすぎると燃え尽き症候群やうつ病のリスクが上がります。できる限りこの領域の仕事は減らす必要があります。

とはいえ、突発的な問題は自分でコントロールすることが難しいですよね。意識的にスケジュールを組んで対応する意味は大きくありません。

第Ⅲ領域、第Ⅳ領域：不要

第Ⅲ領域は突然の訪問やTEL、無意味な接待など。
第Ⅳ領域はたんなる暇つぶしや、TV、目的の無いSNSの使用など。

この2つの領域のタスクは、自分を成長させるためには役立ちません。生存にも役立ちません。”これらの時間を減らす”という感覚がスケジュール管理には重要な意味を持ちます。

第Ⅱ領域：私たちが一番大切にすべきもの

私たちを成長させたり、さらなる歩みを進めるために重要なタスクがこの領域に入ります。人間関係を作ったり、健康を維持したり。

noteを書いたり、読書をしたり、勉強をしたり、瞑想によりメンタルを開発したりすることなど、長期的にみて自分の役に立つことは全てこの領域に入ります。

スケジュール管理においては、”この領域をいかに増やせるか？”が課題となります。

todoリストでは、この第Ⅱ領域がおろそかになりがち。冒頭に紹介したブロガーさんが、”ブログを書くこと”を後回しにしていたように、私たちも、”自分を成長させる事”を後回しにしがちです。その時間は”あらかじめ確保する”ようにしましょう。

スケジュール管理の要点 ①
・第Ⅱ領域の時間を確保できるスケジュールを組む。

Step1. 自分の時間配分を知る。

自分の時間って意外とよくわかっていないモノです。

仕事時間や睡眠時間など、動かせない時間もあります。一方、余暇時間ではTVを見ることもできますし、SNSに使ったり、勉強の時間に使うこともできます。この時間に何をするか決めるのがスケジュールを立てるということです。

しかし、「1日の予定を1時間ごとに全て書き出してください」と言われても、意外と何をしているかは正確には分からないモノですよね。

このHackaruというアプリを使えば、自分が何時に何をしているか、全部記録に残すことが出来ます。

これを使えば、”自分を成長させるために使える時間”をどこに組み込むかを明確にすることが出来ます。

私も朝の時間に意外と余裕があって、その時間でリサーチが出来る！という事に気付けました。毎日やらないにしても、たまに測定しておくのはオススメですよ。

（もちろん、測らなくてもそれくらいわかる！というヒトは飛ばしてOK）

Step2.ツールを選ぶ

ツールはGoogleカレンダーでも紙のノートでも構いません。

1日の予定が1時間おきに決められるものを選びましょう。

紙の手帳が一番簡単かもしれません。デジタルにこだわりがない場合は手帳を用意しましょう。

時間を1時間ごとに分割する。

スケジュールは全て1時間ごとのブロックに分けて考えると、後で修正や入れ替えが効くので便利です。また、時間は余るように組みましょう。スケジュールはズレて当たり前。特に最初はめちゃくちゃズレるので、余裕をもって組みましょう。Hackaruを使って事前に測定しておくと、このズレを減らすことが出来ます。

朝のルーティンなど、行動が完全に予測できる場合は30分区切り、15分区切りにしても構いません。

スケジュール管理の要点 ②
・スケジュールは1時間ごとのブロックで組む。

Step3. 変えられない予定から組む。

例えば、睡眠時間はどの日でも一定にすべきです。理想的な睡眠時間は7時間前後。健康な身体とメンタルの維持にはこの時間がカギとなります。

ほかにも、通勤時間や仕事の中で、どうしても動かせない時間は、先にスケジュールに入れておきます。

スケジュール管理の要点 ③
・スケジュールは変えられない予定から組む。

Step4. 自分のピークタイムを知る。

なにかを始める”タイミング”は、パフォーマンスの最大20%を握ると言われています。朝型の人は朝に重要なことをやるべきですが、夕方にはするべきではありません。

「アナタにとってのピークタイムは何時でしょうか？」

MoodMeterというアプリで記録を取っていくことも可能ですが、スケジュールを試す中で修正していけば十分です。スケジュールを立てるときはピークタイムがどこかを意識しましょう。

スケジュール管理の要点 ④
・自分のピークタイムに合わせてスケジュールを組む。

Step5. アナタにとって一番重要な予定を入れる

Step4で書き込んだところ以外の時間は、アナタが自由に使える時間です。残りの時間中、一番のピークタイムに”アナタが一番成長できること”を組み込めば、個人的な目標を達成する最も効率的なスケジュールができあがります。

1%のカイゼンを365日続けることが出来たら、
1年後にはパフォーマンスは38倍に上昇します（1.01の365乗）

アナタの夢や目標に近づく為の予定を入れていきましょう！

スケジュール管理の要点 ⑤
・夢や目標に近付くための予定を入れる。

Step6. スケジュールを実行する

スケジュールが実際に上手く機能するかどうかをチェックしましょう。

手順通りに組んでいれば、1時間ごとのブロックで予定が書きこまれているはずです。

上手くいかない場合は、ブロックを入れ替えたり、削除したり、変更したりすることが出来ます。

自分なりの微調整を加えて、スケジュールをより完璧な物にエディットしてください。

自分を実現させるためのスケジュール管理の5つの要点

①：第Ⅱ領域の時間を確保できるスケジュールを組む
②：スケジュールは1時間ごとのブロックで組む。
③：スケジュールは変えられない予定から組む。
④：自分のピークタイムに合わせてスケジュールを組む。
⑤：夢や目標に近付くための予定を入れる。

あとは、自分なりに修正を加えていけばOK。

スケジュールを立てるのは日曜日にすると、月～水曜日のパフォーマンスが最大限発揮できる平日に時間を有効利用できます。

さらに、自分がStep5で立てた予定を実行できたら、そのことを1日の最後に記録しておくと、振り返った時に自分のモチベーションが激増します！

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