Backlog World 2019 見聞録 (1)

Backlog Worldとは…
 nurab社のプロジェクト管理ツール“Backlog”(バックログ)”ユーザがプロジェクト管理に関する知見を相互に高め合うためのイベントです。
 2回目の開催となる“Backlog World 2019”は、Backlogのユーザーコミュニティ“JBUG”の運営で、「プロジェクトマネジメント×働き方改革」というテーマで、 セッションやワークショップ、表彰イベントなどが行われました。

 Backlogはリーマンサットプロジェクトで開発管理に利用されており、私もユーザとしてタスク管理に使用しています。ヘビーユーザではないので、ボーっとしてする時間があってもいいかなと思っていたのですが、始まりから終わりまでなんかしっかり聞いていました。それだけいいイベントだったということね。

基調講演「田舎の木材工場で起きた奇跡」と、その後。

株式会社diffeasy 取締役CTO 西武史さん @_takeshi_24

 「iPadってなんね?、スマホってなんね?」と言っていた宮崎の木材工場の社員・作業員が、ペーパーレス化された設計図面をiPadであやつるところまでなった実話とその後のお話でした。

 導入の結果、ベテランと若手の交流、提案や意見が活発に出る、残業の大幅削減、自力で大きなディスプレイにiPadの画面をミラーリングするまでになったとのこと
NEXT STAGE~田舎の木材工場で起きた奇跡~

 diffeasy社も、Good Project Award 2017 最優秀賞を受賞したことで、メディアに取り上げられ、採用にも効果が表れているそうです。

社名の“diffeasy”は造語で、「世界中の“むずかしい”を簡単に」というコンセプトを表したもの。ロゴの上のひし形はボタンを表しており、変化するきっかけをつくるスイッチになりたいという意味が込められている。

設計図面以外のIT化
《改善前》
・誰が何をしているかわからない
・空いている人をその場でアサイン
→ 十数時間/月の残業の要因に
《改善後》
・計画を立て、事前にアサインを決める
→ 実績を記録することにより、生産実績から得意な作業が判明

技術継承のために
・知識の共有ができない ~ 忙しそうで聞きづらい,同じ質問の繰り返し
→ 用語集を作成 わからないときはまず用語集
・作業が人に依存
→ 作業のポイントを記録、共有(iPadで動画撮影だったかな?)

なぜうまくいったのか
1.小さな成功を積み重ねる
社長のやりたいことたくさんあったが、一気にやらなかった
・ITに慣れてもらう
・課題がたくさん→一番の課題 設計図面の管理 から手をつけた

IT化に対する拒否感やマネジメントからの押し付けとならぬよう、じっくり取り組んでいったことがわかります。小さな成功を積み重ねて、関係者が自分事として取り組んでいったのでしょう。

2.真の課題へのアプローチ
QRコードで出荷管理したいという希望に対して、真の原因探っていった
なぜ? → 誤配送が多い
なぜ? → 担当者が間違える
なぜ? → 製品の置き場のルールがない
⇒ 置き場のルールを決めることで改善した

なんでもITやソフトで解決しようとしないことも大切ですね。

3.関係者全員ストリーを共有
システムを実際に使う従業員とのコミュニケーション(ヒアリング)
関係者全員で共有した

関心を持つには共感してもらうことが必要、ストーリーが共感へのアプローチとして効果的ではないかと思っています。

4.社長のリーダーシップ
diffeasyさんが来たから話をする時間を取ってくれた

時間を取ってほしいと頼まれたら「忙しいのに」と思うのが普通、diffeasy担当者の人柄と社長のバランス感覚がよかったのでしょう。

プロジェクトマネジメントとは?
プロジェクトマネージャー(PM)=偉い?
PM=プロジェクトにおける役割の1つ
関係者全員でプロジェクトの成功に導く

PMとは
プロジェクトマネジメント
・主に納期の不確実性に対応
プロダクトマネジメント
・主にマーケットの不確実性に対応
広木大地著「エンジニアリング組織論への招待」より

PMの役割とは?
プロジェクトを「ファシリテート」して「関係者全員」で「プロジェクト」を「成功」に導く

会社ではプロジェクトリーダやジョブリーダと呼称して私もやりますが、押し付けにならぬよう気を使いますね。メンバーの様子に目を向け、声をかけてヒントや資料出したり、逆に意思決定ははっきり言うよう心掛けています。

「連絡板」が支えるBacklog嫌いなクライアントとのコミュニケーション

H2Ospace ともすた 谷口まことさん @seltzer (←ドイツの水のブランド)

4人でリモートワーク(東京x2,千葉,大阪)完全リモートワーク
+全国各地のパートナー(H2O Pertners)

リモートワークでのコミュニケーション
電話の欠点
・クリエーターの集中力をとぎれさす
・勤務時間(待機時間)を決められてしまう

わかります。でも、電話だと文字よりも伝わることもあるので、意を決して(笑)電話することもあります。

メールの欠点
・話題の整理がしにくい
・対応が必要な項目・不要な項目の切り分けが難しい
・CCで関係のない話題が飛び交う

お客さまとのメールはやむを得ないですが、社内チーム内はチャットにするようお願いしています。CCで届くものが多いので、タイトルで開く開かないを判断しています。(時間があるときに見ます)

チャットの欠点
・発信する側が気楽だが、スマホに通知が届くなどで、心理的負担が生じる

届くのはあまり気になりませんが、発信するときは時間帯を気をつけています。チャットは外に出たときも連絡手段として便利なのですが、チャットが嫌な人(社内の人ですよ)もいて普段からメールになるので困ってしまいます。

Backlogの「3ない」
・タスクを整理してくれない
・見てくれない
・使ってもらえない

あるあるですね。
ひとりで頑張っている感じになってしまう...

クライアントとのBacklog
クライアント+開発でひとつのBacklogプロジェクト立てる
クライアントとパートナーがつながることによって次のような欠点が表れる
・クライアントからの「あいまい」な要望がダイレクトに伝わる
・開発サイドのゴタゴタがクライアントに見えてしまう
→ディレクターが「通訳」「クッション」になるべき

クライアントと開発それぞれでBacklogプロジェクトを立てる
・開発とクライアント相互の情報中継がけっこ面倒
・クラアント用をあまりつかってもらえない
→ 「連絡板」タスクを設置
タスク、雑談、返信、etc.なんでも放り込んでよく、ディレクターが開発用プロジェクトに転載する
→ 困ったときなどに書き込んでくれる

GDTのInboxですね。

毎日届く、期限日超過メール
・親課題に締め切りを設定し、子課題は設定しない

なるほど、これはやってみよう

(つづく)

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