おはペン🐧✨

新生活も始まり
「何かとバタバタしている…」
そんな人も多いのではないでしょうか？

そこで今回は
「忙しい」「時間がない」
そんな時に役立つ

「タスク管理」について話していきます！

タスク管理とは、
簡単に言うと
「やること」を細かく分け、
整理していくこと☝️

タスク管理をうまく行うことで

「毎日忙しくて大変」
「仕事が全然片付かない！」
「気づけばやることが溜まっている…」

なんて事態を
解決できちゃうんです！

今回は
タスク管理の手順について話していきます🐧✨

タスク管理をしないと、何が起きるの？

ずばり、
タスク管理をサボってしまうと

「何からやればいいかわからない」
「気づけば”やること”がたくさん溜まっていた」
「”やること”がありすぎてイライラ…」
「大切なタスクを忘れていた！」

こんな事態におちいってしまいます。

ペンギン先生も、
よく「あ！あれ忘れてた！」なんてことがあるので
タスク管理は意識して行うようにしています🐧💦

「タスク管理」と聞くと
「なんかむずかしそう…」と思うかもしれませんが、
やり方はとっても簡単！

仕事だけでなく
プライベートな場面でも活用できるので、
覚えておいて損はありません。

「タスク管理」の超基本5ステップ

タスク管理の手順は次の通り。

詳しく見ていきましょう！

＜1、最終的な目的を考える＞

まずは、
「目的」を考えます。

・仕事で使う資料を完成させる
・予算と休みに合わせた旅行プランを考える
・料理を完成させる

など。
「最終的に何を目指すのか？」を
考えてみてください。

＜2、「やること」をリストアップする＞

「目的」を達成するために
「やること（＝タスク）」を
紙やパソコンのメモなどに
全て書き出しましょう。

たとえば、
「料理を完成させる」の場合

などなど。

このように
「何をすればよいか」が一目でわかるように
細分化することが大切です。

そうすることで
何から始めればよいのか、迷うことがなくなります。

＜3、不要なタスクはないか？を考える＞

次に、タスクのひとつひとつが
本当に必要なものかを考えます。

またまた料理の例で考えると

と言った感じです。

もちろん、仕事のタスクでも同じです。
肝心なのは、
「全てのタスクをやろうとしないこと」

時間は有限なので
あれもこれもと頑張ってしまうと
「忙しい！」
「時間がない！」という状況になってしまいます。

＜4、「やること」の順番（優先度）を決める＞

タスク絞り込みが完了したら、
「何から行うか？」を決めます。

料理のように、
「何からやればいいのか？」が明白なものは、
順番決めに困ることも少ないでしょう。

問題は、
「順番が決めづらいタスク」です。

例えば
「仕事のメール全てに返信を完了する」が目的の場合。

タスクは

といったように、
順番がわかりづらくなるものです。

そんな時には、次のポイントを意識しましょう！

・どのくらい大切か？
・どのくらい期限があるか？

当然、
期限が迫っているものから片付ける必要があります。
「提出期限が明日」
「今日中に返信しないといけない」など。

あとは、
「そのタスクがどのくらい大切か？」を基準にして
順番を決めていきましょう。

「別に急がないし、それほど大切でもない」
そんなタスクは、
あえて今は「やらない」という選択をするのもありです。

＜5、行動をスケジュールに落とし込む＞

順番が決まったら
「いつ行動するか？」をスケジュールに落とし込みましょう。

この時には
「どのくらい時間がかかるか？」も
考えておきたいものです。

またまた料理の例に戻るなら

といった感じです。

必要な時間を考えることで
「何時までには行動を始めないといけない」
「何時までにこの工程を終わらせたい」
など、
スケジュールを決めやすくなるんです。

「余裕と思ってたのに、時間ギリギリだった」
「定時で帰れる！と思ったのに、結局残業になった」

こんなことが多い人は
このステップが出来ていないことが多いというわけです。

以上が、
タスク管理の5ステップです！

まとめ

以上が、「タスク管理」”超基本”5ステップです。

「やりたいことがあるのに、時間がない！」
「やるべきことがありすぎて、何から手をつけてよいかわからない」
という方は、
ぜひ、タスク管理をやってみてくださいね。

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