会社の会議やMeetingは、ほっておくと、どんどん増えます。昔は、何も考えずに関係者を集めて、会議招集をしていました。今になって、会社目線で冷静に考えると複数人の人を拘束し、多大なコストがかかっていていると理解できました。個人の視点でも、「この会議何がテーマなんだろう？」「私参加する必要あるのかな？」と感じる場面も多かったです。

今回は、会議の改善のため、10程度本を読み、その上で実践で成果につながった、効率化のためのポイントをお伝えしたいと思います。

①会議前、参加招集時に以下2点を伝達
・会議のアジェンダ（テーマ）…メール/slack/スケジューラーに記載

・事前に会議資料の展開　　　…メール/slack/スケジューラーに添付

②会議のスタート時に司会が以下3点を確認
・会議のアジェンダ（テーマ）の確認・・・何を話す会議なのか？

・ゴールの確認・・・何が決まったら会議が終了となるのか？

・記録係（ログをとる担当）の確認

③会議終了の5分前に決定事項を確認
⇒誰が、何を、いつまでにやるか等を確認（話が終わらない場合も同様）

④会議終了後すぐに話し合った内容を議事録（ログ）を参加したメンバー（欠席したメンバーも）へ共有

　…記録係がホワイトボードを撮影し、メール等に添付で共有する。
　　　or メール等に必要な項目を記入して共有する方法もある。

会議招集をした人が責任をもって上記４点を含め進行管理する。

なお、大掛かりな、会議の改善に関しては、全社的なコンセンサスが必要で、大事ですが、まずは、実践できそうなところから始めて、社内にムーブメントを起こしていきましょう！

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