「エイジレスで定年のない働き方」の実現をサポートする中高年専門ライフデザイン・アドバイザーの木村勝です。

【事例】原理・原則・原点をないがしろにした結果オフィス内で起きた業務のブラックボックス化

表計算ソフトエクセルに関するスキルの高い担当者がマクロを駆使して集計業務の効率化を進めました。

ボタン一つで今まで何時間もかかっていたデータ集約が短時間で可能になりました。

その担当者は（当然ですが）会社から業務効率化推進の功績により高い評価を受けることになります。

そのマクロ化した担当者が異動になり、後任の担当者が配属になります。

前任者から引き継いだマニュアルには、「Ｆボタンを押す」とだけ記載されています。エクセルスキルがあまり高くない後任者はマニュアル通りに作業を進めます。

ここでよく起こるのが法改正などに伴う計算ロジックの変更です。

後任者は「Ｆボタンを押す」ことしか引き継いでいませんので、計算ロジックの変更が自分の仕事にどうかかわるのか理解していません。

ロジック変更後しばらく経ってから集計データがおかしいことが他部署からの指摘で発覚しました。

【解説】
計算ロジックが変更になったにもかかわらず、従来通り後任担当者は引継ぎ通りに「Ｐボタンを押し続けた」結果、会社の経営数字にまで大きな影響を与えるような集計ミスが発生していた事例です。

「計算の根拠は何か」「法改正が発生した場合には何をしなければならないか」といった原理・原則・原点の理解不足とオペレーションプロセスに関する関心不足がその原因です。

オペレーション業務のアウトソーシング化によるプロセスのブラックボックスが進み、最近の職場で類似した事例がよく起こっています。

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