組織や企業において、効率的で正確な業務遂行を確保するために欠かせないのがSOP（Standard Operating Procedure）です。
SOPは、標準作業手順書とも呼ばれ、特定の業務やプロセスを遂行する際の手順や規定をまとめた文書です。
本記事では、SOPの基本的な概念や重要性、マニュアルとの違い、良いSOPとダメなSOPについて解説します。


SOPとは何か？
SOPは、Standard Operating Procedureの略称であり、「標準作業手順書」と訳されます。
組織や企業において、特定の業務やプロセスを遂行する際の手順や規定を記載した文書です。
これにより、作業の効率性や品質を向上させ、組織全体の一貫性を確保する役割を果たしています。

マニュアルとの違いは？
SOPとマニュアルは、似たような役割を果たす文書ですが、異なる点もあります。
マニュアルは、広範囲にわたる業務やプロセスに関する包括的な情報を提供するものであり、SOPは特定の業務やプロセスに焦点を当てています。
つまり、SOPはマニュアルの一部であり、より詳細な手順や規定を提供するものと言えます。

良いSOPとダメなSOP

良いSOPとは、以下の特徴を持つものです。
1. 明確な記述
手順や規定がわかりやすく、誤解の余地がないことが重要です。
具体的な行動や指示が明確に記載されていることが求められます。

2. 適切な詳細度
過剰な詳細や不足した情報がないことが重要です。
必要な情報を的確に伝えることがポイントです。

3. 実務に即した内容
実際の業務やプロセスに即した内容であることが求められます。
抽象的な表現や理論的な記述ではなく、具体的で実践的な内容が重要です。

一方、ダメなSOPは、以下のような特徴を持つ場合があります。
1. 不明瞭な記述
意味がわからない表現や曖昧な記述が多い場合、作業者が混乱する原因となります。

2. 不要な詳細
業務に不要な詳細が含まれている場合、作業効率が低下し、作業者のモチベーションが低下する可能性があります。

3. 実務と乖離した内容
実際の業務やプロセスと合致しない内容である場合、SOPは役に立たず、無視される可能性が高くなります。

まとめ
SOPは組織や企業において業務遂行の効率性や品質を向上させるための重要なツールです。
良いSOPを作成するためには、明確な記述、適切な詳細度、実務に即した内容が求められます。
これにより、組織全体の一貫性を確保し、効率的な業務遂行を実現することができます。

SOP（標準作業手順書）は、組織や企業において業務を効率的に遂行するための重要なツールですが、その定義やフォームは業界や会社、事業所によって異なることがあります。
したがって、本記事で述べた内容がすべての状況に当てはまるわけではありません。

SOPの意味や内容を正確に理解するためには、まずは自身の所属する組織や会社のSOPを確認し、現物を目にすることが重要です。
さらに、必要に応じて上司や関係者に質問をし、SOPの言葉の定義や意味を確認することも大切です。

定義やフォームが異なる場合でも、SOPの目的は変わりません。
つまり、業務を効率的かつ正確に遂行するための手順や規定を明確にすることです。
そのためには、組織内でのコミュニケーションや理解を深めることが不可欠です。

SOPを活用することで、組織全体の業務効率や品質向上に貢献できることを願っています。
自身の会社や業界におけるSOPの適切な活用を心がけましょう。