2024年2月10日に那須塩原市の図書館でこんなイベントを開催してみた。

なんか、ブログ書いてたら長くなりそうだったので、いくつかに分けて書くことにしました。
今回のブログは「②開催までの準備編」になります。
　・那須で「ものづくり展示イベント」やったよ！①〜始まり方編〜
　・那須で「ものづくり展示イベント」やったよ！②〜開催までの準備編〜
　・那須で「ものづくり展示イベント」やったよ！③〜開催したよ報告編〜
　
「うちの地域でもやってみたい！」という声もいただいたので、どんな準備をしたのかまとめてみた。
初めての開催だし、スタッフほぼ2名だし、ミニマム運用での設計となっています。
また、準備期間長いですが、自分の仕事の繁忙期とずらしながらスケジュール組んでいる関係からです。

自分の考えをGoogleドキュメントでまとめる

お声がけした地元の方と「一緒にやりましょう！」となり、こちらの考えはGoogleドキュメントでまとめ、オンラインで情報はシェアする。
とはいえ、やっぱり温度感がわからないので、直接合って「決めることさくっときめちゃいましょう！」となる。

ちょうど私が、8月6日のCoderDojo西那須野に参加しようと思っていたので、開始前に軽く30分ほど打ち合わせをしようとなり、そこで以下を決める。
　1.イベントの概要（目的や方向性や名称）
　2.やることと、それぞれの役割分担
　3.大体のスケジュール
　4.イベント詳細

イベント概要を決める

　・会場：こちらは私が最初に目をつけていた「みるる」で話が進んでいく
　・開催日程：土日の2日間という選択肢もあったけれど、最初だし、無理しない方向性の土曜日1日開催に決定
　・方針：運営は世話役であり場を準備するだけで、展示者と一緒につくっていく立ち位置（無理なことはしない）
　・運営がすること：机、椅子、電源の準備
　
大きな方向性としては、こんな感じです。
　・有志イベントだから無理はしない
　・運営がすべての準備するのではなく、展示者や参加者と一緒につくっていくスタイル

やることとそれぞれの役割分担を決める

やらなきゃいけないことを洗い出し、何で作成するのか？
そして、それぞれの担当を決めていく。
　・WEBページ・・私（connpassとProtoPediaで作成）
　・チラシ・・・私（figmaかcanvaでつくります）
　・当日配布の会場地図・・・後で決めましょう
　・発信メディア・・・Xでアカウント作成して発信
　・連絡手段・・・gmailアドレス取得して運用
自分でできそうなことは「やります！」と手を上げ、考えていることをシェアしてオーソライズをとる。
全部をやるのはちょっと負担が大きいので、発信や窓口系はお手伝いいただく。

大体のスケジュール

8月：会場確保
9月：広報準備、窓口準備
10月：申し込み開始（末日まで）
11月：チラシ作成、展示調整（電源まわりなど）
12月〜：広報（チラシ配り）

イベント詳細

大枠が決まったので、最後に細かいことを洗い出し、決めていきました
・イベント名→NTなどにしようかとも思いましたが自由にやるためにも独自イベントとする
・主催　→実行委員会形式
・必要経費　→会場費＋チラシ印刷代（どこから捻出しようか）
・対応作品について→暗幕部屋、コスプレ、音、危険物などどうする？
・展示数→キャパ的に15作品ぐらいで
・ワークショップ→同時開催する？
・法務系→プラポリや行動規範的なものどうしよう（個人情報さらす？）
・運営連絡→Discordでやりましょう

有志イベントのネック、必要経費について

どんなイベントにも、必要経費はあります。
今回であれば、会場費とチラシの印刷費に費用がかかるよねと。
・会場費：10-18で借りる場合は8000円（1000円×8h）
・チラシ代：1万ぐらいかなー？

会場費のみ、展示者から1000円ほど出展費をいただこうか？
などということも検討していました。有志イベントではあるものの、持ち出し（自腹でお金をだすこと）はない形ですすめたいと考えていたためです。

チラシ代は私が所属している法人にて負担する形でお話を持ちかけました。
当法人では、「チャレンジ予算」というものがあり、法人のミッションに沿った行動であったり、個人の仕事の効率に繋がるモノであれば、1万円／月ほど自由に使える予算があります。
それを使って、今回は「ProtoPedia協賛」という形を持ちかけてみました。ProtoPediaを活用いただくことが嫌でなければ、「1万ほどであれば協賛します。」という形でお話してみました。
そこに関しては、「特に問題ないと思う」というコメントをいただいたので、そのまま進めることとなりました。

いざアクション①：会場確保（8月）

まずは会場を押さえるところから。
図書館に問い合わせてみると、こんなことを聞かれ、結果、会場費無料に！

そして、日程は第1候補の2/3（土）には先約があったため、第2候補の2/10（土）となる。（※本当は3連休は避けたかったんですよね）

アクション②：広報準備、窓口準備（9月）

展示者募集はconnpassにて行いましょう！
ということで、展示申込者用のconnpassを立ち上げる。
ここでネックになるのがキャッチで使う「画像」なんですよね…。
今回は、過去に展示会で個人的に撮影したものを利用させてもらいました。

また、XやGmailなどの取得もはじめる。

アクション③：申し込み開始（10月）

どのぐらいきてくれるのか？が全くイメージができなかったため、先着順ではなく抽選（10月末日まで）としてみる。
かつ、MFT10月14-15日にあったので、そこでお声がけできる形でのスケジュールを意識してみる。

結果、抽選期間（9/30〜10/30）に申し込んでくれた方は4名で、先着順に変更してから申し込んでくれた方（〜12/31まで）が5名となりました。
最初から先着にすればよかったw。
出展決まらないと準備もしずらいですもんね。

アクション④：チラシ作成、展示調整（11月）

チラシ作成時に、作品の写真が欲しかったんです。
ここで利用する画像は、「イメージ」ではなく、出展作品を利用したいため、10月中に展示作品の写真がないと困ってしまうんですよね…。
でも、どの作品出展しようかなーって人も多いので、画像が複数点準備することが結構難しい。

この部分は、ProtoPediaが出展者としても参加することで、展示作品写真を確保しました。
私が好きな作品の作者の方に、作品を郵送いただき、展示作品を貸してもらうお願いをしました。
ご協力いただいた小林さん、PikaPikaらいとさん。
ありがとうございました。

アクション⑤：チラシ配り（12月〜）

チラシ配りは12月頃から…なんて考えていたんですが、11月11日に「なしお博」というものがあり、そこでCoderDojo西那須野が出展するのでチラシが配れるかも？ということで、11月中に急遽作成する。

そのチラシを近所のお母さんに、イベントを説明しながら配ってみると、「プログラミングを身近に感じてほしい」という言葉に引きを感じているように感じる。
また、自分の保育園の園長先生にチラシ設置をお願いする際の会話で、「入場無料」「対象年齢」の記載がとても重要だということがわかる。
作ったものを見せて、誰かに意見聞くのって本当大事ですね。
（まさに、今回の展示会の出展作品と同じ。）

そして、12月17日の「CoderDojo西那須野」に参加した際の雑談で、CoderDojo西那須野としての出展内容が、「プログラミング体験コーナー」とすることがきまり、魅力的なコンテンツが追加されたので、チラシをもう一度作成。
その際に「Tシャツプレゼント」という内容もしれっと追加ｗ。
こんな感じで作り直し、本格的な配布活動は年明けとなりました。
※ちなみに、このプロジェクトにデザイナーは不在です

アクション⑥：追い込み準備（1月）

年明け、私の方では、自分の保育園とご近所さんの保育園には配布させてもらいました。
また、エールなすしおばらのメルマガでも配信いただきました。
そして、mameさんの方で、那須塩原市と大田原の小学校への配布もしていただけました。

実はチラシで必要な要素がまだありました。
「エールなすしおばら」での配信をお願いした際に聞かれたことがこちら
　・主催
　・開催趣旨
　・入場無料か？→ここは目立つように書いてた
地元の有志のボランティアで、子どものために開催されているということがわかると安心感があるとのこと。
変な勧誘がないのかな？と、不安がる人がいるとのことなんです。
実は、主催が運営委員会形式だったので、あまり記載してなかったんですよね…。
このアドバイスを得て、WEBページ側では、主催と目的を上の方に記載してみました。

動いてみるとわかることってたくさんありますよね！

そんなこんなで広報活動に脳みそのキャパを取られていたら、展示者への情報共有や会場準備が後手になってしまい、同じ法人の仲間でもある（ばんのーさん）が以下の作業やるよーっと、担当してくれます。
・懇親会の予約や取りまとめ
・展示作品のパネル作成
・会場でのポスター作成
めっちゃ助かりました。

アクション⑦：会場準備（当日朝）

そしてとうとう開催日当日です。
mameさんと、当法人３名（私、ばんのーさん、展示者のひげだるまさん）の４名は9時に会場入りして、机、椅子、電源の配置をして展示者を待ちます。
実際に会場にはいると、想定外のことが合ったり「こうしたほうがいいかも」みたいなことがいろいろと出てきて相談されるんですが、私は
「会場を傷つけないなら、いいと思ったことしてください！」
という無茶返答ｗ。
だってみんなイベント慣れしてるから。
「じゃ、展示者きたら相談してみて、決めますねー。」

って感じで、最初の配置図と結構変わってしまったんですねｗ。
まぁゆるいイベントなんでｗ。
会場に迷惑かけることでなければ、楽しい時間をすごせる提案はなんでもOKなんです。

ってかんじで、展示者の方をお迎えします。

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