この記事を読んで欲しい方

企業DXや校務DXの進め方に悩んでいる方
クラウドアプリの導入に悩んでいる方

①ワークフローとはなにか？

Googleサイトでグループウェアを作り、複数のクラウドアプリを起動して使っていると、どうしても欲しくなる機能がワークフローです。
ワークフローを簡単に言うと、複数のクラウドアプリの連携機能です。　
　例えば、Googleフォームで回答が来ると、回答が来たよ〜とGoogleチャットで知らせてくれると便利ですよね。
　大規模なシステムを入れることなく、ちょっとした工夫で、それもノーコードで、アプリを連携できる、それがDX時代のワークフローです。

②ワークフローアプリ

　実はGoogleワークスペースには、ワークフローアプリが提供されていないように見えます。（え？GASで作れば良いって？GASで作ったらノーコード化を推進する意味がないです。導入の敷居を低くするためなるべくGASで作らない方法で考えています。）
　そのため、サードパーティー製のMake(integromat)やYoomなどのiPaaS（Integration Platform as a Service:複数のクラウドアプリを一元的に連携するサービス）を使うことになるのですが、これには少々お金がかかってしまいます。
　私も会社では、MakeというiPaaSで簡単なワークフローを作って、お問い合わせの通知の運用（Googleフォーム回答＞Googleチャット通知）をしていてそれなりにお金がかかっています。(月9ドルほどですが）

Yoomは日本語に対応していて、操作も簡単ですが、限界もあり、そこそこお高いです。（ミニで￥9,600/月）

　注意しなければいけないのは、ワークフローを作って自動化するということは、その作業を人がやっていればいくらかかるのか？ということをきちんと考える必要があるということです。
　なので、本当は月給1000円程度でいろいろな通知の仕事をやってくれるなら安いものなのです。
　ワークフローを作る場合には、機能を要求する側にも、その価値をきちんと説明したほうが良いと思います。

②実はワークフローはAppSheetに入っている

　それでは、Googleワークスペースでワークフローは作れないのか？というと、そうではありません。
　これは、以前から気がついていましたが、Google Appsheet にはAutomationという機能があって、これがそのままワークフローアプリになっています。もちろんGoogle純正です。
　Googleワークスペースの有料版を契約しているなら、AppSheetCoreが人数分無料で付いてきます。
　また、無料のGoogle For Education版を入れている学校でも、AppSheetCoreを単独で入れた場合の1ユーザーの契約が月10ドルなので、1ユーザーだけ入れて作ることができます。
　つまり、AppSheetを無料や安価なワークフローアプリとして位置づけて使ってみませんか？ということなのです。

③GoogleフォームとGoogleチャットの連携

　まずは以下のリンクを見てください。Googleフォームに回答するとGoogleチャットに通知が飛ぶというやり方自体が載っていました。

　たとえば、学校ですと病欠などの休みの通知をGoogleフォームで送ることがあると思いますが、そのままの運用だと、自分でいちいちGoogleスプレッドシートを見に行かなければなりません。
　これは結構面倒ですし、忙しいと忘れることもあると思います。
　ですので、Googleフォームでの欠席報告がGoogleチャットに自動で流れて、Googleチャット上からスプレッドシートを開いて直ぐに確認ができると便利ですよね。
　このように、グループウェアの中でGoogleチャットへの通知のワークフローをつくるだけで、クラウドアプリの操作性が格段に上がってきます。

　それでは次回以降より、具体的にワークフローアプリを作っていきたいと思います。