ビジネスパーソンに必要な絶対時間の確保と、業務効率の要点を３つに絞って解説。
40代以降でも成果を上げるための「習慣」についても補足したnote。

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index

1.デスクの導線の改善（150時間）
捜し物にかかる時間 1日あたり平均36分と仮定し１年あたり150時間。デスク導線を改善し限りなく0に。

2.ミーティング時間短縮（1/2）
月10回（1回あたり1時間）と仮定し 月10時間。1/2にカットするために必要なこと。

3.一日中ハイパフォーマンス（常時100%）
夕方には脳死している。
時間経過（疲れ）と共に低下していく生産性（100％→10%）をどのように制御（常時100%に）するのか。
※2019.01.07 加筆

4.衰えない能力「習慣」　※最重要コンテンツ
若さは衰える。
才能も枯渇する。
習慣を身に着けないまま 20代～30代を過ごしてしまった時、40代～に残るのは経験と習慣しかないのである。

良い習慣を実行しているビジネスパーソンは同年代と比較した時圧倒的な実力を見に備えている。習慣化する必要性についてを解説。

5.筆者が取り組んでいる習慣
取り組みの習慣例を列挙。

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1.デスクの導線の改善（150時間）

ビジネスパーソンが探しものに費やす時間は１年あたり150時間（出典：リクナビ）など諸説あるが、兎にも角にもすぐに見つからない探しものは時間の無駄。生産性０である。答えのないミーティング時間よりも無駄。

トヨタ式に言えば
「必要なものは10秒以内に見つけられるように工夫すること」が必要。

「私が所属していたトヨタの生産管理部では、
　書類は10秒以内に取り出すことが暗黙のルールでした」
出典：トヨタの片付け

実行例

使わないものを整理する（ルール化）
○日間以上使用しない書類は、デジタル化しシュレッダーにかける。デジタル化をしindexをつけることで検索をかけてすぐに情報が引き出せるようになる。命名規則なども決めておくと検索がしやすい。
例）yyyymmdd_クライアント名_書類名

１日でリセット：デスク・PC内データ
書類は定められた場所（キャビネットなど）に保管し、デスク上は文房具などに留める。定時５分前には整頓を行い習慣化する。

パソコン内のデータも同様に当日の作業分を全て整理整頓しておくことが大切。デスクトップ上に乱雑に散らかったデータを数ヶ月後に整理すると非常に大きな時間を割くことになる。

週１回リセット：キャビネット内・PC内データ
保管義務の無い書類を週に１回整理し、毎週金曜の定時前にはリセットされた状態にし習慣化する。

パソコン内のデータも週単位で完了するものがあるはずなので、定期的にリフレッシュが必要。整理整頓を必ず行うこと。

文房具は固定し元に戻す
いつも利用しているものが無くなることが「探し物の原因」となる、固定化を行い元に戻すことに努め習慣化する。
「今使わない」なら絶対元に戻すこと。

ゴミを捨てる
デスク上に昨日飲んだ缶コーヒーが残っている人が身近にいるのであれば思い出してほしい。取締役などの役職者においても見かけることがある、ゴミを捨てることは基本のこと。
気分転換を含めてゴミは直ちに捨てる習慣化にすること。

結論

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2.ミーティング時間短縮（1/2）

ビジネスパーソンの生産性を著しく悪化させている要因のひとつが長時間のミーティング。「とりあえず集まる」ようなミーティングに疑問を感じていればすぐに改善を行うべき。
普段実行している会議を思い浮かべYESの数をカウントしてください。

診断
1.　会議にはいつもアジェンダ（議題）がある
2.　アジェンダ（議題）は１日前には共有される
3.　役割が必ず存在する
4.　議事録を取っており、事後に共有される
5.　会議時間は30分以下で終了する

YESは何個ですか？
早速解説をします。

長時間のミーティング問題と解決策

1.アジェンダ（議題）
アジェンダがなければ会議の質は圧倒的に悪くなる。
アサイン（招集）されたメンバーそれぞれが、本日どのような内容の会議で意思決定を行っていくのかを理解していなければ、行き当たりばったりの進行になる。結論が決まらないまま次のミーティングまで持ち越しになれば「一体何のために集まったのか？」あなたの参加するミーティングにアジェンダが無いのであれば次回から用意するように提言してください。
アジェンダがあれば決めるべき内容や目的が定まり、意思決定までのプロセスは飛躍的に短縮されます。

2.アジェンダの共有
アジェンダの共有は最低限前日までに済ませる。
そして予め各々の意見をまとめておくように伝えなければ、おそらく誰も目を通さないので事前に共有する必要性もなく効率よくミーティングを完了させることも不可能となる。
「自分ならいつ貰えば目を通せるのか」を想像し対象者へ目を通す必要性や意見をまとめておくことを伝えることがポイント。

3.役割
ミーティングには進行役と書記（議事録係）が必要。

進行役…
時間配分と論点がずれた時に軌道修正を行う
書記…
議事録をとり進行役の役割に集中してもらうサポートを行う

このふたつが存在しなければおおよそ中途半端なミーティングのためメリハリをつけて意思決定をスピーディーに行う必要性がある。

4.議事録
議事録の必要性は進行途中や事後に「抽象的な答えになっていないか」「決めるべき内容が決められているか・いたか」を確認できること。
また前回のミーティング時に派生した新たな問題や宿題を確認することもできます。これが公に共有されていることで個別としての「言った言わない」などのレベルの低い問題を未然に防ぐことが可能となる。

5.会議時間
意思決定のための会議であれば数分で完了する。
会議時間の長さというのは事前の共有がないために起きる「説明の時間」「理解の時間」に多く割かれている事が多いはずだ。予め問題と意見が回収されていれば最終的な意思決定のみで完了する。これが理想的な会議である。
もし中身の薄い会議と感じているならば１～４の項目を見直し実行すると良い。

答：YES４未満なら改善必須

結論

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3.一日中ハイパフォーマンス（常時100%）

人間は常時100％の力を出すことは出来ない。
「身体状態に合わせて業務内容を選択する」ということがハイパフォーマンスでいられる秘訣である。

菅原洋平氏の著書『脳にいい24時間の使い方』を参考にパフォーマンスを高める脳のゴールデンタイム（参考：BIZDRIVE）を表にすると以下のようになる。

身体状態が良好な起床から３～４時間後にメールを分別する作業や、単純作業などに割当を行っていればパフォーマンスの無駄遣いである。すぐに改善をしなければならない。

実践例
筆者が組み立て実践しているタイムスケジュール例は以下となる。

９時、１１時、１５時について非常に気にしてスケジュールを組み立てている。もちろん締切のものがあれば変更し対応しなければならないがどのような時間の使い方をするのかを常に意識して行動している。


Q：打ち合わせなどもあるので、毎日はうまくいきません。
どのようにコントロールすれば良いでしょうか？

A：１週間という大枠のスケジュールからコントロールする必要があります。参考のスケジュール表を以下に添付します。

月：MTGをメインに、最高パフォーマンスの時間は崩さない。
火：外出をメインに、最高パフォーマンスの時間は崩さない。
水：外出をメインに、最高パフォーマンスの時間は崩さない。
木：社内で作業を行う日。標準。
金：社内で作業を行いつつも、空き時間を作って何でも対処できるようにする。

バリエーションはあなた次第です。

ビジネスは色々なトラブルがつきものです、自分の体調に合わせて作業を変えれば良いことですし。表のように曜日によって考えないことやタスクを寄せてしまうことも一つの手と言えます。

疲れたら休憩もしてください。

結論

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4.衰えない能力「習慣」

人間の能力は基本的には年齢と共に衰えてしまう。

体力はどんなに鍛えていても一定の年齢から衰えはじめ、多くの人は40代を越えると20代のようなエネルギーがないと嘆く。回復力も同様。記憶力や才能的なものであるとか、閃きの類も個体差はあれど一般的に若い頃の方がパフォーマンスが良いはずである。

一方で、習慣は時間経過と共に効率化が進み、加えて生産性も高くなる素晴らしい能力。習慣化された行動は40代以降になっても衰えることはなく反対に、基本的な才能だけで闘っている人達と比較すれば圧倒的な優位を見せる。

一時的に反省することや、その場しのぎの業務、継続性の無い全ての行動を見直して継続的な習慣、それも良い習慣を身につけることこそが人生を豊かなものにするのである。

若さは衰える。
才能も枯渇する。

習慣を身に着けないまま 20代～30代を過ごしてしまった時、40代～に残るのは経験と習慣しかないのである。

悪い習慣の一例

・朝遅刻をしやすい（基本生活）
・タバコを吸わないとパフォーマンスが落ちる（嗜好の制御）
・デスクが汚い（整理整頓）
・メモをとらない（取り組み）
・タスクをすぐに忘れる（段取り）
・スケジュールが守れない（段取り）
・スケジュールに余裕がない（段取り）
・結論を先に言えない（情報整理）

など...
悪い習慣があるならばすぐに改善を行い生産性を高める必要性がある。

結論

その時だけの訓練では無く継続し、良い習慣を身につけることが大切。

あなたの素晴らしい才能や潜在能力を最大限に引き出すには、継続を実行し「習慣化」することが重要である。

日記を継続することや、家計簿を継続すること、禁煙の継続であったり、ジムトレーニングや習い事も、全ての継続は習慣となり実力となる。

「え？それだけ？」
ともし感じたなら、あなたの良い習慣を１０言えるだろうか？　言えるとすればそれは本当にあなたにとって有用な良い習慣だろうか？　それは数値としてどのくらいあなたに貢献しているのだろうか？会社へ貢献しているのだろうか？

10秒以内で物を探し、年150時間以上の無駄時間をカットし、30分以下のミーティングに努め、常時100%のコンディンションでいることは容易ではないはずだ。

ここまで解説した内容だけでも習慣化することが出来ればの時間効率・生産性向上は相当に見込めるものである。
今すぐ実行を。

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5.筆者が取り組んでいる習慣一例

■プライベート
毎朝決まった時間に起きる（土日祝問わず）
規則正しい生活習慣をつけることは基本だと考えています。私は兼業トレーダーとしても活動していきたいために早朝から起きる習慣を心がけております。

水を朝昼晩500ml飲む
健康を維持するために水はは欠かせません。その量を必ず補給することが重要なポイントとなります。

自宅トレーニング（特定日）
体調管理こそ資本の原点です。成果を得るために100%のパフォーマンを引き出せる身体をスタンバイさせておくこと。そのために自宅で出来るウェイトトレーニング。ダンベル・自重・腹筋をメインに行っております。

ジムトレーニング（特定日）
自宅で出来ないトレーニング。プールなどもプログラムに組んでおります。

為替ノートをつける（平日15分）
日々の変動を細かくキャッチアップするには、分析を習慣化することが重要です。毎日分析することで効率化が進むことや気づきも多くなります。

読書する（毎日10分）
通勤時間に10分だけがポイントです。一度にやろうとすると出来ない時のリカバリーが大変なので毎日確実にこなしていくことが重要なポイントです。

掃除関連（毎日ローテーション）
毎日完璧にするのではなく、掃除機、台所、風呂、とタイミングをずらすことで平均的にこなせます。小学校の掃除のようなものです。

目標の確認（毎週土曜日）
立てた目標に対してどれだけコミットしているのか？これはかなり重要な習慣です。日曜は完全にリフレッシュするために土曜に確認しておきます。

コンテンツ作成（特定日30分）
noteなどのコンテンツ作成。公開とは別にしっかりとアウトプットし具現化しておきます。

データ整理（毎日10分）
コンテンツ作成の残骸や、Gmailの整理など定期的に実行する習慣でいつもPC内がクリーンな状態です。MicrosoftOneDriveで自動バックアップもしておりますのでどのような状況下でもクラウドからデータをDLすることも出来ます。

■ビジネス
デスクを整理整頓（毎日）
デスク上はかなり綺麗にします。
基本的には何もありません。

書類は持たない（毎日）
こちらも同様。年末の大掃除には何もしません。
転職する際にも何も苦労しませんでした。

配置の変更検討（月１）
しかし、電話の位置やケーブルは適切なポジションなのか気になります。もしかしてもっと効率的なポジションがあるのではいか？と考えることも習慣のうちです。

提出物（特に提案書）は２日前に完成させる
「出来た」とは言いませんが、自分のスケジュールの余力を残すためのコントロールは欠かしません。
この２日を開けておくことで重大なトラブルが発生した時に素晴らしい立ち回りが出来ます。

アジェンダの無い会議には出席しない
「NO」を言います。アジェンダがないのに出席する暇はありません。しっかり会議のあり方を教えてあげるべきです。

会議は30分以下に設定
最低限、自分の設定する会議にはアジェンダがありますので、事前に共有し設定する時間は30分以下を厳守します。

参考）キャビネット内はカラーで内容を決め、無駄な書類は持たない。

など...
実行曜日、実行時間を取り決め確実に継続していく。
平日だけ５分でも毎日実行していくことで年に20時間以上の実行時間となる。

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筆者より締めのご挨拶

以上となります、ご参考になりましたでしょうか。

良く目にする内容かとは思いますが、これまで筆者がビジネスにおいて一番評価され企業にとっても重要な要点のみを述べさせていただきました。これらが全て実行出来ればほとんどの企業で通用するいわゆる「評価されるビジネスパーソン」になるはずです。

しかし実際には行動をしていくことは不慣れな人にとって高いハードルでもあるかと思います。一つずつ確実にアクションしてみてください。易しく難しい内容です。習慣にすることが大切です。
平日のみ５分*毎日＝年20時間以上の結果

何かご不明なところご質問があればメール（rs250mv@gmail.com）または、Twitter（@hijinfx）にて受け付けております。

2019.01.01　Murase

経歴
一部上場企業（取引先はメガバンク・地銀・投資信託事業社など）のIRやディスクロージャー関連を中心としたWEB案件や、カードローンのプロモーション・マーケティング、国内最大手教育事業グループ自社ネットワーク広告立ち上げ）など多数の実績があります。

もしマーケティングのご相談がありましたらDMでお伝え下さいませ。