情報を伝達する手法の考察

index

・拒否の概念
・バケツリレー
・情報分類
・理由は聞かれたらで良い
・感情的なフォロー
まとめ

1.拒否の概念

情報伝達の基本は「聞き手の同意」だと考えます。どのような重要な情報であっても聞き手がNOの状態であればネジ曲がった情報へ変化さえします。

拒否は２種類存在する
1st アクションとしての拒否
「ちょっといいですか？」「今お時間ありますか？」という様な抽象的な質問によって、その人の手を止める声のかけ方。ビジネスのシーン、営業電話、訪問販売、プライベートな相談など色々なシーンで見受けられます。
また「言葉遣い」など基本的な言葉にも気を使いたいところです。

解決策：
具体的な時間を明示すること。
相手を尊敬しアクションすること。など。

聞き手は「一体どのくらいの時間を拘束されるの？」という不安に駆られますので話しの内容に身が入らなくなります。これは非常に生産性が悪化しますので避けまましょう。
※不安の概念とは「正体の知れないもの」なのでこれを取り払うこと

SNSなどにおいては「挨拶」などを意識すると良いかもしれませんね。

2.生理的な拒否
人は生理的に相性が悪い人というものがありますので、もしあなたと相性が悪い人がいればそれは仕方のないことです。身体的な問題なのか性格的な問題なのかもわからないこともあると思います。譲歩できることなら努力することも良しですが「無理をしないこと」が一番無難だとアドバイスいたします。

解決策：
割り切ってください。

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2.バケツリレー

情報が100%の状態で伝わらない。不純物が混ざるなどの諸問題について。

情報伝達はバケツリレー
人から人へ情報を伝達するということは、「バケツリレー」のようなものであり、知らない人や他人が多くなればなるほど情報が欠損して（水がこぼれて）いきます。
またはベクトルが合わず論点がズレてしまうことも多々あるかと思います。これもバケツリレーが失敗している状況だと考えられます。

解決策：
前提条件の共有
自分の考えやベクトル（方向性と大きさ・距離）を「前提」として述べることで聞き手も同じベクトルで理解を示しやすくなります。

例）私は経営者ではなくアルバイトぐらいしか経験が無い。
ということを前提に経理についての質問をお話しさせて頂きます。

例）インスタグラムは使ったこと無いんですが、もっと見栄えの良い写真の撮り方を私は知っているのですがご興味ありますか？

上記のような前提条件（前置き）をつける習慣がありますと、ある程度の間違いであったり意見の違いがあったとしても、ぶつかりあうことが軽減されるはずです。

明文化
細かい情報であればあるほど、テキストや図に起こし明文化をする。明文化をすることで単語ごとの理解が共有されます。また、項目を切り分けてあげることで受け手が答えるべき内容を端的に回答しやすくなります。

※ルーチン業務を人に伝える場合には、マニュアルが必要です。もし想定されるケースがルーチン業務であればマニュアルの改善や作成から取り組んでください。

例）
・報告
売上の目標　1億5,000万円　に50％も達していません。
・見込み
来月は、250％以上の売上が見込めます。
・確認したいこと
決算期が近いので株主への報告はどのようにリリースされますか？

例）
写真というのは黄金比をイメージして被写体をフレームに入れると自然に見栄えがよくなります。
※特にデザイン関連の話しは言葉よりもサンプルイメージが重要です。
※以下は黄金比と写真を組み合わせたサンプル

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情報分類

情報の絞り込みが出来ないことや、不純物が多くうまく伝えられない状況を打開するためには。

伝えるべき情報を分類化する
重要度・緊急度

①重要度も緊急度も高い「今すぐ伝える情報」
実行しなければ大きな問題が起きるので。必要ならば人手を増やしフルコミットすべきタスクとなる。

②緊急ではあるが重要ではない「すぐに共有するべき情報」
しかし重要性は無いので伝える人は限定的でも良く、タスクはスピーディーに対応できる人をアサインしフルコミットさせることも一手。

③重要ではあるが緊急ではない「上司や仲間に遅くなっても伝えるべき情報」
詳細が多い情報であったり、見識が必要である情報。タスクとしてはコミットを増加させるべきものとなる。

④重要でも緊急でもない「伝えなくても良い？」
声かけするまでも無い場合には情報をためておき日報ベースで報告するなど一番後回しにします。
※ですが主観の判断ではなく必ず伝えておくことは必要だと思います。


カテゴリ分類
情報のカテゴリは分類することで伝える時にまとめやすく、伝わりやすくなります。先程の例文をもう一度引用します。
※例文なのであまり削らずにわかりやすい文脈としております。

・報告
売上の目標　1億5,000万円　に50％も達していません。

・見込み
来月は、250％以上の売上が見込めます。

・確認したいこと
決算期が近いので株主への報告はどのようにリリースされますか？

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理由は聞かれたらで良い

結論から先に伝える習慣を身につけ、聞き手の負荷を下げる。効率的に情報を伝える。

欲しいもの以上の情報を出さない
シーンをご想像ください。

ビジネス
「この案件大丈夫？」「数値大丈夫？」という様な問に対して「問題ありません」「達成しています」という答え。

プライベート
「21日は会える？」「日曜日はどこで遊ぶ？」という様な問に対して「会えるよ」「秋葉原がいいな」という答え。

会話を弾ませるという目的が無い限り（意志の確認だけであれば）これらに理由付けは一旦要らないはずです。良い話も悪い話も一旦結論を伝えて「理由を聞きますか？」という言葉を添えて確認すればよいのです。

ビジネス上で理由をつける場合は３点(以内)にしましょう。

例）業績悪化の理由は３点あります。
1. クライアントが昨年対比で 50% 低下したこと
2. 比例して売上も各10%低下したこと
3. 社内リソースも足りないこと

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感情に訴えるフォロー

効率的・合理的な情報伝達は冷たい印象になる。

筆者はビジネスにおいて合理的にプロジェクトを進めすぎて「メールが冷たい」とご指摘を受けたことがあります。それ以来、合理的に発信したメールの後に一言だけ電話や対面でお話しするということを心がけております。（タイミングは時々ですが）

「合理的な側面」と「人間味のあるフォロー」によってクライアントはイチコロですよ(*^^*)

解決策：あえて感情的（熱のこもった）コミュニケーションフォローを実行する。

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まとめ

情報は生理的な問題、コミュニケーション上の問題をクリアにした上で「適切な情報」を伝達してあげることで「情報としての正確さ」と「同意」を得られるはずです。

本noteではビジネスシーンとしての例が多かったですが全ての工程をまとめると以下のようなフローになるかと思います。


拒否（不安）を取り払う
「1分ほどお時間とれますか？」など

バケツリレーを意識する
「○○が前提です」「報告書を予め用意しました」

情報分類
「今すぐ実行すべきタスクがあります」

理由は聞かれたらで良い
「理由を確認しますか？」

感情的なフォロー
熱のこもったフォローを心がける。

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さいごに

いかがでしたでしょうか？

本内容は実際に筆者が継続的に取り組んでおり、一番情報が伝わっていると実感している手法となります。
ご質問ありましたらTwitterでDM・リプライをくださいませ。
@hijinfx

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筆者紹介

廃人課金
経歴
一部上場企業（取引先はメガバンク・地銀・投資信託事業社など）のIRやディスクロージャー関連を中心としたWEBディレクター・WEBプランナーを経て、ITコンサルタント、メディアバイイング、広告事業セールスサポート（国内最大手コンビニエンスグループ系列傘下のSNSチーム立ち上げ・百貨店SNS広告・音楽事務所SNS広告・国内最大手教育事業グループ自社ネットワーク広告立ち上げ）など多数を経験。
広告代理事業における年間費用は単独で1億2000万円*3年を運用。

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