今回は仕事の段取りの大切さについてお話ししていこうと思う。

みなさん仕事はいつも計画通り進んでいますでしょうか？

仕事を効率良くしていく上で、段取りはとても重要なスキルです。

私が以前貿易会社で仕事をしていて、段取りはとても大切だと学びました。

では、実際どのようにしていたのか？

私が以前勤めていた貿易会社は輸入家具、雑貨を扱っておりました。そこでお客さんからのクレームの対応、商品の検品をやっていた時期がありました。

半年でソファーを約1200台ほど検品しました。もちろん私一人では到底出来ません。

いろんな方の協力のおかげで出来ました。

段取りのやり方として、まず、どの部分に気を付けて検品をしないといけないのか？どこまでならクレームにならないのか？いつまでに終わらせるのか？いつ出荷するのかを明確に営業担当と打ち合わせをしました。

まず、その情報が必要です。なぜなら闇雲に検品しても、営業が求めているのと違えば時間の無駄になるからです。

検品内容を把握して、出荷の日も確認した上で、今度は作業する時間と人手が必要です。
月から金曜日までの日程を組みました。

月4人8時間　火6人8時間　水5人五時間
というように段取りをします。
その上で効率良く検品出来る方法を作業員に教えます。一人当たり1時間で何台分検品出来るのかを把握します。その上でいつまで完了しましたするのかがわかります。

営業担当に現場はこのように進んでおります。検品した写真はこのようになっておりますと報告をします。

すると、もっと早くしてほしいとか、ここをもっと検品してほしいとの要望があります。
　
作業員にはさらにスピードアップのために開梱する人、検品する人、梱包する人と役割を与えました。

するとスピードが上がり予定より早く完了しました。

これはトヨタ式を真似てやってみた結果です。

段取りが下手な人は相談もせず、一人で思ったことをしてしまいます。すると余計に時間がかかり、みんなに迷惑がかかります。

まずは、営業、作業員とのコンタクトをとった上で行動しなければうまくはいきません。

第一にコミュニケーションをとる、第二に行動して、その結果を把握した上で相談する。
最後に改善したやり方で作業を進めていく。

私はこれが1番効率良く早く出来る方法だと思います。

この経験から他の仕事をするときの段取りを考えて行動することが出来ております。

デスクワークでしたら、まずは机の整理整頓、明日は何をしないといけないのか？優先は何かを把握します。わからない場合は上司に相談してます。

みなさんも段取りをよくしたら効率よく仕事がうまくいきますので、ぜひやってみてください。