たいていの会社様ではコピー機をリースで導入していると思います。
期間は短いと3年、長いと7年です。
一般的には法定耐用年数の5年に合わせて契約されますが最近はコピー機は性能・耐久性もあがり6、7年で契約されるケースもあります。

法定耐用年数が5年なので5年で契約しなくてはならない。と言うことはありません。

一般的なコピー機の入れ替えのタイミングは「リース期間満了」の時期です。
リースの契約が満了となった場合に「再リース」をすることも可能ですが、この時に新しい機種に入れ替えをされるのが実はメリットも多いんです。
　それと、コピー機のリースについて勘違いされている方がいらっしゃるので注意として書かせて頂きますが、 リースが満了した（支払いが完済した）ので自分のモノになるとか、タダで使えると思っている方が多いんです。
コピー機の場合、所有権移転リースではないので譲渡されません。
リース会社がコピー機の所有権を放棄した場合や契約者が買い取った場合は別ですが、コピー機の所有権はリース会社にありますので自分のモノにはなりません。
また、再リースをされた場合も一定の金額（再リース料）をリース会社に支払い続けることになります。

さあ、そこで選択をせまられるのです。
あなたは、長年使い続けたコピー機をさらに使い、再リース料を払い続けますか？それとも、入れ替えますか？

使い続けるか・入れ替えるかどちらが良いか難しいですよね・・・
そこで、コピー機や複合機を入れ替え・買い替えするメリットについてご説明します。

・「高性能な最新機種を導入できる」
コピー機はコピーが取れたりプリンターになるだけではなく、様々な機能が標準で付いていたりします。
例えば、
受信したFAXを紙に出さずにPDFファイルにしてパソコンやメールに転送したり、FAXの内容をコピー機の操作パネルで見たり。
スキャナで取り込ん原稿をクラウド保存してスマホでどこからでも見れるようにしたり。
耐久性の向上・印刷品質・省エネなど、色々と高性能になっていますので、お仕事の業務効率もアップします。

・「故障が少なくなる」
機械ですから「故障しない」とは言えませんが、新しいコピー機にすることにより故障してしまう割合も減ります。
日頃メンテナンスを受けている業務用コピー機でも5年、6年と使っていますと、どうしても紙詰まりや用紙の重送、印刷不良など、様々な機械トラブルが起こってきたりもします。
こうしたことが頻繁に起きるようになると、業務に支障をきたしてしまいます。

保守契約で修理代が掛からないとしても頻繁にサービスマンを呼んで修理してもらうのもチョット良い気分はしないですよね。
新しいコピー機にすることで、このような心配から開放され業務に集中できるようになります。

・「保守契約の内容を変えることができる」
コピー機を新しくした場合、保守契約も新たに結び直すこととなります。
すでにコピー機をお使いの場合は、導入時に保守契約に加入していと思いますがこの契約は今お使いのコピー機に対しての契約ですので新たな保守契約が必須となります。
実は、これは大きなメリットでカウンター契約の場合、基本的には今結んでいるカウンター単価よりもお安くなる場合が多いいんです。

　「カウンター保守」の詳細はこちら
　「カウンター保守とはなんですか？」を御覧ください。

「うちの会社、ちょっとカウンター単価が高くないかなぁ」と思われたら入れ替え検討時に販売店に相談してみてください。
また、入れ替えにあたって今のコピー機導入時より、印刷枚数が少なくなった場合は基本料金を下げる交渉もできたりします。

※一度結んだ保守条件（カウンター単価）はコピー機を入れ替えない限り変更することはとても難しい、基本的にはできませんのでしっかり内容を確認して契約しましょう。

・「リース料金の見直し・変えることができる」
今お使いのコピー機があなたのお仕事の内容に対して高性能過ぎ、いわゆる「オーバースペック」でここまでの性能はいらないと言う場合は、新たに導入するコピー機の機能を落として、例えば印刷の速度を落とすなどして導入のコストを下げることもできます。 それにより、会社の経費削減にも繋がりますよね。

　詳細はこちら
　「失敗しないコピー機の選び方・コピー機の相場教えます！」を御覧ください。

新たに導入したいコピー機が今お使いのコピー機とほぼ同じ性能の機種でしたら、年々コピー機本体の価格は下がりつつありますのでリース契約の組み直しで安くできる可能性があります。
また、あなたの会社の業績・経営状況によっては「リース料率」を下げることができる場合があります。

　 「リース料率」とは。
　物件購入額に対する毎月支払うリース料の割合（％）です。金利とは違います。
　例えば、リースするコピー機の金額が100万円とします。

　「あなたの会社は毎月２％支払ってください。」という場合は
　1,000,000×2%=20,000で、毎月20,000円の支払いとなります。

　「あなたの会社は毎月１.８％支払ってください。」という場合は
　1,000,000×1.8%=18,000で、毎月18,000円の支払いとなります。

　この２％、１.８％が「リース料率」です。「レート」と言う場合もあります。
　この％（パーセント）はリース会社の審査で決まり、契約する年数と会社様の業績などで変わります。
　（販売店で決められる物ではないのです。）
　上記のような計算で算出された、毎月支払う金額が「リース料金」です。

・「コピー機の入れ替え・買い替えのメリット・まとめ」
ご覧の通りコピー機を入れ替え・買い替えすることにより、さまざまなメリットを受けることができます。
新しいコピー機にすることにより、

　・高性能（高速）になる。
　・故障率が減る。
　・カウンター料金が下がる、可能性がある。
　・リース料金が下がる、可能性がある。

こうしたことから使い続けたコピー機をさらに使い、再リース料を払い続けるより、入れ替え・買い替えするほうが多くのメリットがあることでしょう。

入れ替え・買い替えの際は、是非サガスに相談してくださいね。