kintoneで脱コピペ。

kintoneとCustomine、kMailerの話です。

理想通りにできて本当に嬉しくて、そのまま思いを綴ったら文字文字しくなってしまいました。(←あまりに文字ばかりだったので設定画面などの画像を追加、文章も少し修正しました 2019/1/13)

文章にするときは、導入したところから順を追って…と思っていたけど、順番てそんな大事?と考えたら、そうでもないか、という結論に至ったので、思いつくまま気の向くまま書いていきます。 
どうやってkintoneを浸透させてきたかとか、その辺も役に立ててもらえたらな~とは思うので、そのうちに。失敗もそれなりにあるので参考にしてもらいたいです。

さて、本題に入ります。
今回は、「お客様に、登録した内容をメールで送って確認してもらう」という業務をkintoneで簡単に出来た!という内容です。
元々は、メールアドレスをコピペ、メール本文も定型文をメモ帳からコピペ、確認してもらう内容もコピペ(それでいいのか?)というひどい運用でした。

コピペ。コピペ。本当にコピペが多い。もはやコピペマシーン。
このまま機械となって人の心を無くしていくのか…?

僕は嫌だ!

というわけで、最終的にkMailerでクリックするだけでメールできるようになりました!送信履歴と開封確認までできるという豪華すぎるオマケ付き。素晴らしい。

以下、手順です。
用意したのは、「メールアドレスの入った顧客管理系アプリA」と、「登録した結果を投入するアプリB※」です。顧客IDを紐付のキーとします。
※アプリBに入っているのは、"各曜日ごとに、何時から何時までサービスを受付の状態にしておくか"というものです。こんな感じ。

今回悩ましかったのは、アプリAの1レコードに対し、アプリBから紐付くレコードが複数あり、かつ数が一定ではないところ。中休みを取ったり取らなかったり、第3水曜だけ休みだったり…色々です。
表示するだけなら、関連レコードという手があるけれど、kMailerで関連レコードは本文に反映できないのでNG。ルックアップも考えたけど、最低30フィールドは必要なうえ、上限が定まってないから50フィールドくらい必要?って見た目に全然美しくないので却下。

ここでCustomineの「やること:レコードをテーブルに書き出す」の出番です。一覧でこれを見つけた時は震えました。
アプリBから同じ顧客IDを持つレコードだけを取得し、それをテーブルとしてアプリAに登録することが出来るという画期的な機能!
あんなに融通のきかないテーブル(←失礼)でそんなことできるの!?と目からウロコです。しかも既存の情報を残すか消すかまで選択できるなんて、どこまで気が利いてるのと思ってしまいます。

ちょっと話それますが、Customineのいいところは「やること一覧」がそのまま、こんなときはこうすることもできるよ、という提案になるところと思います。自力では思いつけなくても、選択肢として示してもらえれば選ぶことはできるので、とてもありがたいです。

話を戻して、続けます。
さらに、Customineには「テーブルの行を並び替える」という"やること"もあるので、意図した並び方でテーブル追加が出来ます。これ、手で入力するより柔軟では?裏側で何が起きているんだろう…。
私はソート順というフィールドを用意して、昇順で並び替えてくれるようにしました。

保存と同時にデータを取得してくれるので、ルックアップより手間が少なく、フィールドとして情報が使えるので関連レコード一覧よりも役に立つ、最高のテーブルの誕生です。

kMailerのテンプレートに、この最高のテーブルを反映させて設定完了!

フィールド項目が反映できるので、全く文章に手を入れる必要が無い上に、人の手よりも確実。信頼できます。

作業時間が大幅に短縮されたうえ、誰でもできる度が向上しました。
基幹システムを参照しないと設定された内容が分からない、送付先のアドレスが見当たらなくて過去のメールを漁る、肝心の登録内容のコピペを間違えた、といった無駄やミスももう有りません。

あ~、何よりこの「やった感」。最高。

以上です!誰かの役に立ちますように。

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dagane

内勤OLとkintone

一介のOLが語るkintone。等身大の活用事例など。
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