仕事が忙しすぎる時にテンパらない方法

自分以外の人の忙しさや仕事量を、もちろん僕は知らないのですが、よく打ち合わせ先で多忙ですよね?とか、すごい量の仕事してませんか?って心配される。

僕としては別に辛い、きつい、もう無理だー!とかなってないので平常運転でケロッと生きている。仕事の大変さは人や仕事内容でそれぞれ違う。責任ももちろん変わるから、大変そうに見えるだけだと思っている。

仕事続ける中で学んだ方法は、噛み砕いて伝えれば他の職種の方にも役立つのかもしれない。そこらへんのサイトで乗っているマネジメント方法と同じかもしれないけど、これを読んでくれてる人の大変さが少し緩和すれば、それでいいかなと思い少し僕の方法を書きます。

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「宿題」から「計画」に。

想定しないトラブルはしょうがないですが、大抵テンパってる人は「それ事前に処理できたじゃん」ってものに埋もれてる場合が多い。とても些細なことなんだけど、宿題にしたまま残して宿題だらけ。誰もが経験したことがあるんじゃないかと思う。タスクが宿題化する要因は「未経験のタスク」が積み重なることが多い。例えば、新人だとして「競合調査しといて!」とお願いされるとタスクリストに「○○社の競合調査」とかく。そこで新人は思う。競合調査って何からしたらいいんだ?明日とりあえずやってるか。

ここで起きてる問題は2点。「いつまでに必要か?(締切設定)」「わからないものをわからないままにしている(低解像度化)」がある。

「いつまでに必要っすか?」の一声で自分がそのタスクに与えられた余白がわかる。タイト過ぎなら、もう1日なんとかなりませんか?と交渉ができる。問わないと交渉すらままならない。受けた時点で締切まもれなかったら、あなたのミス。まずは自分の与えられた時間を把握しよう。

次にわからないことに対する対処が大事。初めてのことなら「初めてなんですがやってみます!」の一声でいい。すぐにどうやればいいかを聞くのは馬鹿の所業なので絶対やらないように。必ず一度自分で調べること。ネットでも書店でも最寄りの情報源にかけこめ。調べても心配があるときに依頼者に確認しよう。こう言う算段で調査を進める予定ですが認識あってますか?って。すでに初めてなことは伝えてるし、自分のプランを見せている。不明瞭なものをそのままにすることが未来であなたをテンパらせています。

この二つのことだけでテンパり要因の大半を潰せます。
締切がわかることで時間配分ができ、タスクの解像度を上げることでステップが生まれる。あと人はわからないものが一番面倒くさいので後回しにしたがる。この人間らしさが人をテンパるところまで追いやります。面倒臭いと言う感情を抱いた時には、この2点ができてない合図だと思えば楽です。タスクの宿題化から計画化を進めてみましょう。


「お前は巨大なハンバーグが食えるのか?」

って、先輩に教えられて目から鱗だったんですが、僕がテンパっていたのは「○○社の企画書を作ってみて」と初めて企画書を書いてた新人時代。デスクでうわーやべーしか言ってなくて、ランチタイムにハンバーグ食べながら教えられた。いい思い出。

大皿いっぱいに巨大なハンバーグが出てきたら、食べにくいよね?
食べやすいサイズで作ってるから、食べれるわけじゃん。
今、お前がやってるのは「ハンバーグ作って」って相談に
調理方法考えずにコネ出してるんだよ。
ハンバーグ作るには工程があるでしょう。
そのままやったら、黒焦げの巨大な食べにくくて不味いハンバーグができるわな、それをお客さんは喜んで食べるかな?
まずは作り方を書き出してみなよ。

ハンバーグ!ハンバーグかーー!たしかにー!ってなったのを覚えてる。
ここで学んだことはできるだけ、タスクを細かく細分化していくだけでずっと楽になるってことでした。
デスクに戻ってすぐにレシピを書き出した。こんな感じ。

[○○社の企画書を書く]
  L ページ構成を作る
  L 必要な情報を集める
   ・競合他社の状況を調べる、5社程度
   ・製品を使ってみる
   ・店頭にいってみる。話を聞いてみる。
   ・他業種類似事例を調べる
  L ターゲットを絞る
   ・二次、三次のターゲット像も書いてみる
  L コンセプトを決める
  L コンセプトに則ってアイデアを作る(最低3案)
  L ラフスケッチを書く
  L 先輩に見てもらう
  L 不要なセンテンスを削る

たった1個のタスクなのに10以上も小さいタスクを作って見た。
えー仕事増えてるみたいで嫌だなーと思うかもしれない。そう思った人は大きなミスをしていて、これって「本来あったタスク」なんです。見えてなかっただけ。タスクの解像度をあげていくと1日10−20くらいやることが出てきます。でも、1個1個は全然軽い。すぐできる。このレベルまで落とすことが先々あなたをテンパりから救います。

なんでかって言うと、今どこまで行ったかのロードマップにもなってるから。
テンパる状態は、何をしなきゃいけないか、何をしてないか、が明確じゃなく手当たり次第にやっつけている。それが追いつかない。いくつも発生してる。なんて人がいたら、まずこれやって見て欲しいです。すごい初歩的だけど今でも心がけています。

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本当、この大きな2点くらい。これだけやっとけば自分で招いてしまうテンパるような状態は大抵避けれます。

それでも仕事してると予期せぬトラブルってのが必ずあります。
経験を重ねることで「余白」を毎日に潜ませることを覚えるはずです。この余白感は仕事内容によっても大きく変わるので体感で覚えましょう。

僕の場合、1日の2時間くらい余白タイムを設けてます。
小さくしたタスクも予定の時間より長引くこともあれば、早く終わることもあり、漏れた時間の吸収か、時間があまれば明日以降のものに着手するか、割り切って休みます。休むのも仕事!

仕事量がちょっと多すぎるなぁとか、今まさにテンパってます!って人は、すごいシンプルだけど、こういうことをすると楽になります。この意識がつくとテンパることは減るはず。なぜかというとタスク1個は小さくてかかる時間の誤差がどんどん減るから。なので今の仕事量を見て、これ以上増やせるか、増やせないかの判断がすごいクリアにできます。

上司からの仕事が断れない!って場合は、組織に長いこといたことがないので助言できずです。すいません。これやってもテンパる状況が変わらない場合、それはその会社がおかしい可能性があるかも!自分を守るための方法として困ってる人がいたら、ぜひ試して見てください。

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コメント1件

私は勝手に仕事を充実して行って居ると勘違いして不幸に成った者です?!反面教師的なエッセイ『働き方改革』に記述しています!お気を付けて!https://note.mu/michizane/n/n0d6a87795b77
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