記事を読んでいただきありがとうございます。りゅうです。
今日は関東でも雪予報。寒くなりますね。

では、さっそく本題に入ります。

今日は、 “事前に決めておかなければいけない３つのこと”。
「日にち」、「時間」、「場所」の決定についてです。

日にちを決めよう

まず、決めないといけないことは「日にち」です。納涼祭などといった季節感がある程度、決まっているものもあれば、お楽しみ会などといったものは日にち設定がものをいいます。

家族連れをターゲットとするのであれば、休日や夏休み期間にするのがいいでしょう。社会人向けの、例えばお酒に関するイベントを開催するのであれば平日の夜にしたほうが会社帰りにふらっと立ち寄れるかもしれません。

ターゲットに合わせて、日にちを決めることが大切です。

時間設定も重要な要素

さぁ、次は開催時間を決めましょう。これもしっかりターゲットにあった時間を考えます。

家族連れであれば、子どもがいるので昼間の時間帯がメインとなるでしょう。また、高齢者は夜が早いので昼間から夕方ごろに設定するのがいいでしょう。高齢者の同窓会などは、開始時間が早く夕方ごろには解散するということが多いです。

また、当日の準備と片付けの時間も計算する必要があります。会場の都合で前日準備が行うことができなけれれば準備は当日に行うようです。また、イベント開始前にはスタッフの打合せを行うと進行がスムーズです。これらの時間を逆算して、時間は設定しましょう。会場の開場時間の確認も忘れずに！

会場を確保しよう

併せて考えなくてはならないのは、「会場」です。
前回、イベントを具体化したので会場選定は進めやすくなっているはずです。

同窓会であれば、動画を流すためのプロジェクターなどの設備がある必要があります。ほかにも搬入搬出などの準備や片付けのしやすさ、会場の収容力なんかも検討材料になってくるはずです。

また、会場の立地も検討する必要があります。お酒が伴うイベントなのに、駅から遠い会場だと人は集まりません。家族連れをターゲットのイベントも駐車場が広く、会場に近いところを選ぶとよいです。

開場を選定するときに、公共施設を選択肢にいれることもあるかと思います。公共施設の一番のメリットは、なんといっても使用料の安さでしょう。その分、人気があり希望日に予約が取れないといったこともおおくあります。また、利用する上での制約もつきものです。

予算や内容によって、会場もしっかり選定する必要がありますね。

最後に

日程や会場を決めるだけでも、考えることは多いです。
しかし、ここを疎かにしては、大事な集客につながりませんので、慎重に選定していきましょう。