「管理」までは当たり前。プロジェクトを「推進」できてこそプロジェクトマネジメントは成立する

株式会社JQ代表の下田です。
プロジェクトマネジメント支援をする会社経営をしています。

前回は、プロジェクトにおけるJQの役割や必要なスキルの概要などについて書きました。

今回は、もっと具体的にJQのプロジェクトマネジメントの中身を紹介します。

PMの仕事は大きく3つ——JQが定義するプロジェクトマネジメント

プロジェクトマネジメントはその名の通り、一般的には管理することにフォーカスされがちです。プロジェクトマネジメントの本を探しても、管理のノウハウに終始しているものばかり。しかし、管理はプロジェクトマネジメントの一部でしかありません。私たちJQでは、プロジェクトを進めるための仕事を以下の3つに定義しています。

1つ目が「中身を決める」仕事、2つ目が「計画を立てる」仕事、3つ目が立てた計画を「管理する」仕事です。
JQでは特に1と2を重要視しています。なぜなら、中身をきちんと定義して整理し計画することが「推進力」になるからです。どれも重要ではありますが、管理だけでは本当の意味でプロジェクトを成功に導くことはできません。1と2ができるようになると、プロジェクトの成功確率は高まります。

プロジェクトの立ち上げ時、プロジェクト進行中、プロジェクト見直し時など、どんなフェーズにおいてもこれら3つの仕事を繰り返し行っていきます。

3つの仕事の中身と、必要なアウトプット

では、それぞれの仕事ではどのようなことをするのでしょうか?仕事の中身と、具体的なアウトプットをご紹介します。

1.中身を決める

1つ目の中身を定める仕事では、「何を作るのか?」「何を達成するのか?」など、作るものや目指す姿を具体的に定義していきます。例えば、システム開発であればどんなシステムを作るのか、業務改善であれば対象部署と業務を決めます。

---【中身を定める時のアウトプット】-------------------------------------
・プロジェクトの俯瞰図を作成する
・あらゆるものを一覧化しておく
・課題を分析する
・クライアント要求の整理やシステム要件を整理する
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2.計画を立てる

2つ目の計画を立てる仕事は、1つ目で定義したものを達成するためのタスクの洗い出しとスケジューリングです。どのような作業をいつまでに実施するのか定義していきます。

---【計画を立てる時のアウトプット】-------------------------------------
・プロジェクト計画書を作る
・全体の作業計画を立てる
・管理計画を立てる(会議体設計・進捗管理や課題管理ルール、承認プロセスなど)
・各工程の計画書や作業の流れ、成果物を整理する
・WBSを作成する
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3.管理する

3つ目の管理する仕事では、2つ目で立てた計画の進捗管理をします。立てた計画が予定通りに進んでいるのかを常に確認し、進行段階で課題が出てくれば、それを解決していきます。

---【管理する時のアウトプット】------------------------------------------
・会議運営(アジェンダ、議事録)
・ToDo管理
・コミュニケーションの実施(説明・調整、認識合わせ)
・進捗管理・リソース管理
・課題・リスク管理
・品質管理
・変更管理
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PMとしての具体的な動き方とポイント

ここからは、先ほどのアウトプットを用いてどのようにプロジェクトを推し進めていくのか、具体的な動き方を、ポイントや注意点とともに説明します。

—プロジェクト立上げ時の動き方

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STEP1:プロジェクト全体の計画書を作成する
STEP2:1の計画書について各ステークホルダーに説明し合意をとる
STEP3:直近の作業計画やWBSを作成する
STEP4:WBSを関係者に説明する
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STEP1:プロジェクト全体の計画書を作成する
ここで作成するプロジェクト計画書は、プロジェクト全体の方針を示す重要な資料となります。プロジェクトの背景と目的から始まり、作業工程・成果物、体制・役割分担、管理ルールなどを盛り込んだ資料を作成します。

STEP2:1の計画書について各ステークホルダーに説明し合意をとる
受注側の関係各社はもちろんのこと、顧客側のステークホルダーである役員や関連部署、関係会社に説明にいきます。以後のプロジェクト進捗を左右するので、手を抜いてはいけません。
 
ポイントは、協力を依頼したいこととそのタイミングを明確にして、「いつのタイミングでこのような依頼をします。協力をよろしくお願いします」という伝え方をすること。結局のところ、聞く側は「自分にどんな影響があるのか」だけを知りたいものです。そこを明確にして、説明・合意形成をしましょう。

ちなみに、ここで依頼を怠ると、「そんなの聞いていないから今は協力できない」なんて回答が返ってきて、プロジェクト遅延に繋がります。

STEP3:直近の作業計画やWBSを作成する
要件定義作業であれば、ユーザー向け画面のワイヤー作成とデザイン、機能要件やデータ要件の定義をどんな順序でやるのかなど、作業の流れを整理します。
抜け漏れを防ぐために、WBSは、できるだけバイネームでタスクをアサインするのが原則です。

STEP4:WBSを関係者に説明する
プロジェクトの計画書と同様、関係各社に、「お願いしたい仕事はこれで、アウトプットイメージはこれです」と伝えていきます。アウトプットイメージを伝えて認識の齟齬を防ぐことも、プロジェクトを遅延させないために重要です。

また、この時には、いつまでに要件定義を終わらせるという大きなレベルのマイルストーンと、いつの定例会でこの資料を提出するという小さなマイルストーンを、両方伝えてあげることも大事です。期限を決めることで、やらなければ!という意識を持ってもらいます。

— プロジェクト立上げ後の動き方

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STEP1:各工程の計画を作成する
STEP2:各工程のWBSを作成する
STEP3:各工程の管理方針を作成する
STEP4:計画を見直す
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STEP1:各工程の計画を作成する
各工程の計画として、対象となる機能はどれか、誰がどの作業をするのか、どんな順序・依存関係で作業をするのか、設計書のレベル感はどの程度かなど、基本設計作業全体の作業の計画を立てます。
そしてプロジェクト計画と同様、受注側の関係会社だけでなく、顧客に計画を説明します。その際には、プロジェクト計画の時よりも具体的に詳細に伝えます。

STEP2:各工程のWBSを作成する
計画書を基に、またWBSを作成します。WBSはプロジェクト開始当初にすべて作るのではなく、2~3か月分をまとめて作るといいでしょう。
はじめからすべての作業を見通すのは不可能です。事業やシステム開発というのものは、だんだんと色々なことがクリアになり、作業要件も見えてきます。

STEP3:各工程の管理方針を作成する
例えばテストの工程であれば、テストの進捗管理、バグ管理、実施スケジュールの管理など、開発工程とは異なる管理が必要になります。各工程で必要な管理方針を立てていきます。

STEP4:計画を見直す
新たな要件が急に出現したり、計画通りの進行が難しいことが明らかになったりというのは、プロジェクトではよくあることです。この時にPMは、続けて良い作業はどれか、止めるべき作業はどれかを分析します。そして、新たな要件にどんなスケジュールで対応すべきか、誰が対応するべきかを整理し、先に立てた計画を修正します。

— 日々やること

これらの動きだけではプロジェクト推進は不十分であり、日々やるべきことは別にあります。主に、以下5つの作業をします。

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1. 毎週の会議アジェンダを決める
2. 内部定例で進捗や課題を確認する
3. 課題分析資料を作る
4. 議事録を作成して、ToDoを整理する
5. 関係者へ依頼した資料やToDoに認識齟齬がないかを確認する
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①毎週の会議アジェンダを決める
WBSを見ながら、今週はどの資料を提出する必要があるか、何を決める必要があるかを考えていきます。また、課題一覧やbacklogを見て今週議論しておかないとまずいなというものをピックアップしておきます。そして、先週のToDoで終わっていないものもピックアップしておきます。
これらのものをリストアップしてアジェンダを作っていきます。

②内部定例で進捗や課題を確認する
WBSに基づいて、今週はどこまで、何が終わっていないといけないのか、各作業者の進捗をチェックします。

遅延であれば、遅延理由と対策を示す必要があります。遅延が慢性的に発生しているのであれば、人不足かスキル不足のどちらかが原因です。人の追加や差し替えなど必要な手を打ちましょう。

ToDo確認では、終わっていないToDoがあればいつ終わるのか、終わらない理由があればその点も確認します。

課題確認では、今週取り上げるべき課題を確認します。また、その課題はPMが分析するのか、それとも誰かに依頼するのかを明らかにします。

③課題分析資料を作る
課題があるときに、PMはフリーハンドで打ち合わせに臨むようなことをしてはいけません。必ずペライチでもいいので資料を作ることが重要です。
課題を紐解いて、「誰が何をすべきか」の案を作り、「いつから始めるか」を決め、
「誰が何をするか」を決めた状態で会議に臨みます。

④議事録を作成して、ToDoを整理する
会議が行われたら、必ず議事録を作成します。誰しも、1週間もたてば内容を忘れてしまうものです。決まった内容をもとに、誰がいつまでに何をやるべきかをToDoとして整理して共有します。

⑤関係者へ依頼した資料やToDoに認識齟齬がないかを確認する
チャットや電話、対面などで、依頼したことが伝わっているか、イメージがあっているかなど作業イメージをすり合わせます。また、作業状況もチェックします。

これが、具体的なJQのプロジェクトマネジメントです。

現在PMをされていて、今のプロジェクトマネジメントにおける改善点やヒントを見つけられた方は、ぜひ取り組んでみてください。


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プロジェクトマネジメントがはかどるnote

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