世の中的にリモートワークが普及しつつあり、その流れでビデオチャットによるオンライン会議も普及してきました。とはいえ、いきなりリモートで会議やるのってなんだか不慣れだな…そう思っている人も多くいるはず。実際、SmartMeetingの導入企業さまでもこういう声は多く寄せられています。

そこで今回は、会議改善サービスの社長として過去100社以上にヒアリングした情報をもとに、オンライン会議で生産性を上げるためのマニュアルをまとめてみました。

量が多いので4つの記事+まとめ記事に分けて更新していきます。今回は3つめ、オンライン会議を生産的にするために気をつけることをまとめました。過去記事はこちらからご覧ください。

1. 本当に必要な会議のみ開催・参加する

これは対面会議でも同じですが、必要な会議のみ参加し、なんとなくで開催される会議はアジェンダを確認して参加するかを判断することが大事です。

例えば、完全に発言しないのに会議に参加することは自分の生産性を下げるのでおすすめしません。そういう会議なら後から議事録や決定事項を確認すれば良いことですので、そもそも会議に参加するべきかどうかを再検討してください。

オンライン会議は特に「ながら参加」ができてしまいますが、これは対面会議で内職するのと同じでかっこ悪いですし、生産性も上がりません。なので、参加するならしっかり発言する、参加しないならしないとハッキリ参加前に判断しておきましょう（後から録画を見返すのもあり）。

2. 紙＆濃い色の太めペンを用意しておく

会議室であればジェスチャーで説明したり、ホワイトボードで図解できますがオンライン会議だとそれができません。絵で描いた方が理解しやすい内容であれば、その場で紙にペンで書いてカメラに映すというのがアナログですが効果的でおすすめです。地味にポイントなのが「濃い色」の「太めの」ペンです。細いペンだとカメラから見えにくいので、太めかつ濃いだと最高です。

3.アジェンダを最低1〜2つ想定する

オンライン会議では、なんとなくやっている会議だと「わざわざ時間をもうけて話すのにこれ何の時間？」となりやすいです。対面会議でも同じですが、アジェンダあるなし意識が明確にでるところでもあるので、しっかりアジェンダは事前に確認しましょう。

4. アジェンダにかかる時間を想定し長くなる場合は会議を分ける

会議の時間が長すぎる or 短すぎるかを事前に判断することで、余計な時間を会議に費やさずにすみます。なので、大まかにかかる時間の目安をつけておきましょう。厳密に守るよりは、目安を知っていることでダラダラした会議を減らしやすくなります。

【良いアジェンダの例】
・マーケティング施策の振り返りをする：15分
・前回の定例のタスク進捗確認：15分

5. 3分前には会議部屋にアクセスしておく

これも対面会議と同じですが、会議の開始時間には話を始められるように3分前には会議部屋で待機することをおすすめします。会議の主催者が開始時間に誰もいないと「あれ、URL送り間違えたかな？」などと余計な心配をすることになります。待機中はマイクとカメラをオフにしておけば、他の作業をしても大丈夫です。

また、設定によってはホストが到着しないと会議が始められないこともあるので、そういった細かな確認のためにも3分前にはアクセスしておきましょう（社会人の基本は5分前行動！と新卒のときに言われた気がします）。

6. 参加者はできるだけ4人以内におさめる

人間は同時に認知できる数が「3」であるという研究データもあるように、人間の脳はそこまで多くのものを同時に認識できません。できれば4人以内でビシッと決めてしまうのが良い会議です。

これは対面会議でも同じですが、特にオンライン会議だと3名以上は2名のときと比べて話しにくかったり、ビデオや音声が重く途切れたりしやすくなります。5人以上が参加する会議（定例など）をする場合は、情報共有はチャットツールで代用できないか？などを考えると良いでしょう。

7. 議事録やファシリテーションをする人を決めておく

オンライン会議だとホワイトボードがないので、議事録を誰が作るのかしっかり決めておかないと来週には話したことをすっかり忘れてしまう、ということが起こります。

また、この会議のファシリテーションを誰がするのか決めておかないと、沈黙が長くなり会話がしにくい空気になります。オンライン会議では全員ファシリテーションをする気持ちでいることは大事ですが、主担当は決めておくことをおすすめします。

アジェンダを時間内にこなすため、また話した内容を後から振り返りやすくするためにも、議事録とファシリテーション担当者はあらかじめ決めておくことをおすすめします。

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