「KPT」をつかった「ふりかえり」で継続的に改善!

この記事は「貴族会 Advent Calendar 2018」の1日目の記事です。

はじめに

突然ですが、皆さんはこんな悩みを持ったことありませんか?「色々なチャレンジをしているけど、あまり前進している実感がない」「いつも同じ間違いをしている」などなど。

自分は何度もありますし、同じ悩みを持つ人はたくさんいるんじゃないかと思います。

「前進している実感がない」という悩みの奥には、適切な「ふりかえり」ができていないことが原因にあるかもしれません。

今回は「ふりかえり」のオススメの手法である「KPT」について話したいと思います。

PDCAサイクルがうまく回らない理由

そもそも、物事を前進させるには「PDCAサイクル」を回すことが必要だと思います。

PDCAサイクルは、「Plan(計画を立てる)→Do(実行する)→Check(実行の結果を分析する)→Action(うまくいっていない点を改善する)」というサイクルを回して、より良い成果を出すための手法です。

大抵の場合、やることを決めて(Plan)、実際にやる(Do)のは多くの人がすると思います。ただ、そのあとの「Check」や「Action」が適切に行われていない、またはそもそもやりっぱなしで改善が行われないというケースが多いのではないでしょうか?

「Check」「Action」が適切に行われない要因として、「CheckとActionのうまい方法が分からない」があると思います。

今回紹介する「KPT」は、この「Check」と「Action」をうまく行うための手法です。

「KPT」

「KPT」「けぷと」と呼ばれ、チームで「ふりかえり」手法として有名です。自分は社内のチームでKPTを行なっていますが、個人でも有効な方法だと思って自分もトライしています(以下写真が自分のKPTの内容)。

「KPT」の具体的な内容としては、Keep,  Problem、Tryを書き出すことで、「ふりかえり」を行います。Keep(K)、Problem(P)、Try(T)の頭文字が名前の由来です。

「KPT」で書き出す内容

次に、具体的に書き出す内容を説明します。

まず、「Keep」「よかったこと」「今後続けた方が良いこと」を書き出します。

次に、「Problem」では「問題があったこと」「改善した方が良いこと」を書き出します。

最後に、「Try」では、「Keep」や「Problem」で挙がった内容をから、具体的に改善に取り組むことを書き出します。

「KPT」の手順

「KPT」で書き出す内容がわかったところで、実際に行う手順を説明します。以下が具体的な手順になります。

「1. 前回のKPTの内容を眺める」では、どんなKPTが挙がったのか振り返ります。

次に、「2. Tryの内容が実際に改善できているか確認」を行います。もし、問題が改善された場合、ふせんを剥がします。そうでなければ、残して次回また確認を行います。

そして、「3. KeepとProblemの内容を整理」を行います。「Keep」については「今後継続すべきこと」は残しておきます。また、「Problem」については「現在も解決されていない問題」は残しておき、次回以降で解決できるなら「Try」で取り組みます。

「4.  前回のKPTから今日までやってきたことを思い出す」では、より効果的な「KPT」の内容を書き出す準備を行います。

「5.  Keepを書き出す」、「6. Problemを書き出す」で、自分が思った内容を付箋に書き出します。ここで大事なポイントは、3分という制限時間の中で書ききることです。制限を設定することで長時間考え込んでしまい「KPT」を途中で投げ出してしまうことを防ぐ狙いがあります。

最後に、「7. Tryを考えます」。Tryは、挙がったTryの中から実際に改善に取り組むことを書き出します。ここでのポイントは、具体的なタスクレベルで書き出すことです。例として「情報インプットの時間が少ない」という課題に対して、「インプットを増やす」という曖昧なTryではなく、「朝1時間インプットの時間を作る」という具体的なタスクに書き出すことで、アクションに繋げやすくなります。

以上の7つを一気に駆け抜けるイメージです。自分は一人で行なっているため、毎回20分〜30分の時間をかけています。

「KPT」を続けるポイント

「KPT」に限らず、何事も継続することは難しいと思います。ですので、継続する上で大事なポイントを説明します。

まず、「1.  KPTの結果を目に見える位置に置くこと」です。日常的にKPTの内容が目に入るので継続するトリガーになります。自分は机の上に立てかけています。

KPTの結果を目に見える位置に置くためにも、「2. 手書きで行うこと」が大事です。特にふせんは、色分けや、取り外しが容易で凄く「ふりかえり」に優れたツールだと思います。

最後に、「3. KPTを習慣化すること」です。多くの人は、年の終わり等の大きなタイミングでは「ふりかえり」をすると思います。しかし、小さい改善でも短いサイクルで継続的に行うことも大事だと思います。理由として、やってみないと分からないことがたくさんあるからです。短いサイクルで行うとわかったことを踏まえて方針転換も容易に行うことができます。自分は1週間に1回のペースで行なっています。

終わりに

今回は「KPT」による「ふりかえり」方法を紹介しました。

せっかく沢山チャレンジしても、それをやりっぱなしにするのは非常にもったいないと思います。ちゃんと「ふりかえる」ことでより効果的に物事は進むようになると思います。

今回の記事を読んで「KPT」に少しでも興味を生まれとしたら、ぜひ自分でもチャレンジしてください!

最後まで読んでいただきありがとうございました。

参考文献

これだけ! KPT 【これだけ!シリーズ】


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shinji.uyama

業務改善

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