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まともな会議ゼロ。それでも大成功したイベント運営の裏側

2018年は、これらのイベントを開催しました。
開催までには、幾度となく...喧々諤々...夜遅くまで...納得いくまで会議を積み重ねることは

まったくありませんでした~!

これは特殊事例かもしれませんが、いい文化だと思うのでご紹介します。

いってみっぺ夜まつり

お盆休み真っ最中に開催した第1回目となるイベント。道の駅と連携し、ボクらは原っぱシアターを担当。帰省した家族とともに、裸足になって芝生に座って映画を観る。お盆休みに適した豊かな時間を提供できました。

いってみっぺハロウィンパーティー

原っぱシアター第2弾。昼の部はマルシェ。夜はシアターと2部構成。
ハロウィンイベントは都会ではやってるけど、田舎ではお友だち家族単位で家の中で開催されています。この町で初めてとなる大規模なハロウィンパーティーには2000人もの人が集まりました。

実行委員は5名。会議室はfacebookページ。

このイベントに関わってくれたメンバーは5名。
同じ職場のメンバーもいれば、ちょっと遠くで働くメンバーもいて全員が顔を合わせて話し合いの場を持つのは、そもそも至難の業。

とはいえ何のためにやるのかとか、進捗状況をお互いが把握できるように作ったのがfacebookの秘密のページでした(←メンバーにしか見られないページのこと)。

「どんなイベントにしたい?」
「このへんの装飾はどうする?」
「チラシのデザインはこれでいい?」
「協賛は、〇〇企業から〇円いただけることになりました!」
「〇〇にも声かけてみるね」

などをこのページで共有していったわけです。

察しのいい方なら、ピンとくると思うんですけど。そもそも現実の会議を開いていたとしても、共有する内容ってこの程度です。そう、会議なんぞfacebookでなんとなるんです!

もちろん、担当するメンバーが都合をつけて細かな打ち合わせをすることは頻繁にありましたけど、全体の会議の必要性って

「ところで、そのへんどうなってんの?」

という俯瞰の情報を得られればいいので、多忙なメンバーが辛い思いをして、眠い目をこすりながら集まる必要性なんてないわけです。

無能なリーダーほど会議が多い

こういうイベント開催の裏側では、無駄な会議が今日も何度も開かれているとぞっとします。イベントリーダーの不安解消のために、わざわざ招集される方たち、本当にご愁傷様です。

こういった情報共有を目的とした会議のほとんどは管理者(リーダー)の情報は握力不足のためです。リーダーがそれぞれの動きを把握し、コミュニケーションをとり、他のメンバーにも伝えることができれば。そして、メンバーへの信頼ができていれば

「みんなばっちりだね。あとは頼んだ!」

と言えるはずなんです。

自分の能力不足を補うために、無駄な会議を開催し、メンバーに報告を義務付け、ダメだしをし、管理した気になってる無能な人物を、イベントのリーダーにしないほうがいいです。

このイベントにリーダーは存在しなかった

あ、勘違いしなでほしいのですが、ボクが優秀なリーダーシップを発揮していたわけではないですよ。メンバー全員が優秀だったのです。

メンバー全員がリーダーシップのとれる人物ぞろいだったので、共通の目的にむかって、それぞれがそれぞれの持ち場をがっちり守っててくれたし、それだけでなく相手の持ち場に対しても気をまわして対処することができる人ぞろいだったんです。

ボクの前職の職場はピラミッド構造の階級はなく、アメーバー型と言っていました。それぞれ対等な関係にあり、プロジェクトごとに関係するメンバーが手を取り合って、お互いの得意分野で力を発揮していく。

これからの社会はこの流れになっていくはずです。

アメーバー型の組織構造で、しかもメンバー全員にリーダーシップがそなわっていれば、イベント運営において眠い目をこすりながら集まる会議も、資料作りの奔走する会議も必要ありません。

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