4月から検討していた、社内コミュニケーションツールの導入をこの度行いました。

導入の経緯

昨年末からBCP(事業継続計画)の策定を行う中で一番の課題は「災害時の安否確認」でした。
東日本大震災が発生した際も電話が通じず家族の安否確認ができなかった記憶がある方もいらっしゃるかと思います。
最近地震も増えており、いつまた大地震が起こるのかわからない中で企業として従業員やその家族の安否確認を行う体制を整えることが急務でした。
そこで、災害時に電話よりも連絡を取れる可能性の高いコミュニケーションツールを導入することに決めました。

利用目的

メインの利用目的は、前述したとおり「災害時に従業員や家族の安否確認を行うこと」
その他にも、下記目的があります。
・ストレスチェックの個別面接勧奨
・健康診断の再検査・精密検査の受検勧奨
・社内コミュニケーションの活発化(従業員同士の会話を促す)
・社内情報共有の円滑化(将来的には回覧からの移行を検討）

導入方法

弊社の従業員は38人なので、100人以下は基本的には無料で使えることとLINEに使い慣れている人が多いという理由で、LINEWORKSを導入することにしました。

1から全員に組織等を登録してもらうのは負担となるので、事前に管理者の方で全員のIDとパスワードを発行し、それを個人にお知らせし、個々のスマートフォンで登録してもらいました。

ルールやガイド

今回無料プランを使用していることもあり、容量がなくなることを懸念し、事前に画像やファイルのやり取りに関するルールを定めたり、トーク、カレンダー、掲示板などの利用方法をコンパクトにまとめたガイドラインを作成し、共有しました。

今後の運用方法

従業員が外出の予定やお休みの予定をカレンダーに入れることで、「あれ、あの人今どこにいるんだろう、社内？外出？」と探す手間を省いたり、会議室などの設備予約をLINEWORKS上で管理することでいつでも手元で空き状況を確認できたりと、将来的には利用してみたい方法はたくさんありますが、まずは慣れてもらうことから始めていきたいと思います。

みなさまの会社でLINEWORKSに限らずこういったコミュニケーションツールを導入するにあたり、工夫した点、活用方法などアドバイスがございましたら、ぜひコメントにてお聞かせください。

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