みなさん、こんにちは。
今回は4月から新しく導入した図面管理システム「ズメーン」についてお話しさせてください。

図面管理システム導入目的

今回このシステムを導入した目的は下記2つ。
①技能伝承用動画や品質に関する資料などを現場で見ながら作業できるようにする
➁「資料を探す」時間を短縮する

この2つのテーマに沿って今回はお話をしていきたいと思います。

図面、つまり図番に紐づけて様々なデータをクラウド上で管理することができす優れものなのです。

利用目的①：現場での活用

弊社は現場にPC端末が各課に1台しかなく、製造するのに必要な指図書、図面はもちろんあらゆる手順書や品質に関わるデータなど紙で保管しています。

業種上、どうしても紙は油まみれになり、探してくるのも一苦労。資料を探す時間もばかになりません。
さらには以前こちらの記事でもお話しした通り、弊社は現在技能伝承中。

重い写真や動画を個人のスマホで見てもらうのは少し違うような、現実的ではないように感じています。

そこで活用するのがズメーン。もちろん、1人一台なのか数人で一台なのか、ハード面での整備はこれからではありますが、タブレット型PC等を使用して、ズメーンのクラウド上のデータを自由に閲覧できる環境が整えられたら、色々なことがスムーズにいくのではないか、ということで活用していきたいと思っています。

利用目的➁：資料を探す時間の短縮

これまた恥ずかしながら、弊社は注文書、検査データ、ミルシート、図面、納品書、見積書などありとあらゆる資料を社内のサーバーに保管しています。
ただ、このありとあらゆる資料データのタイトルが、ネーミングをする人に違ったり、それぞれ違うフォルダに入っていたり、見つけるのに生産管理システムで注文番号を探さなければならなかったり、、、めったに資料を探すタイミングはないにせよ、いざ探そうとするととても時間のかかる作業になってしまっています。

そこでこれまた登場するのがズメーン。図番ごとに「案件」と呼ばれる注文ごとの区分を設定することでそれぞれ注文書や検査データなどを一括で管理することが可能になるのです。

導入に向けて

2024年4月からの本格導入に向けて、2～3月は準備期間としていました。
現場への展開はハード面での準備が整ってからになるので、それまで使用するのは営業、生産管理、品質管理のメンバー。
新たに作成する見積書を図面とともに保存してもらったり、リピート性の高い図面はズメーン運用会社様に保存を手伝っていただいたり、各課での運用方法を決めてマニュアルを作成したり…

そして、作成したマニュアルをもって、各課への説明会を行いました。

4月から本格運用を開始し、ようやく1か月が経過したタイミングです。

今後の課題

まず1つめは前述した通り、現場での活用を目的としたハード面での整備です。
どうしても費用が掛かってしまう部分ではありますが、このシステムを導入したメインの目的ではありますので、何とか費用対効果を出しながら1日でも早く現場への展開を進めていきたいです。

そして2つめ。今までデータが発生したら、それをサーバーに名前を付けて放り込むだけでよかったのですが、どうしてもシステムを導入するとなると、データを入れる「図面」や「案件」をしっかりと作ったうえで、作った場所を検索して「正しい保管場所」に保存するという業務が増えてしまいます。
探す時間を短縮することができたとしてもそのメリットよりも、それを実現するために他の部分でも業務負担が増えてしまったら意味がありません。

仮説に基づいて運用マニュアルは作ったものの、まだまだ実際の運用に基づいて修正をする必要があります。何が「必要」で何が「不要」なのか、ズメーンに関する業務はもちろん、今まで行っていた業務が「そもそも」やる必要があるのかということを考え、見直す良いきっかけになればと思っています。

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